Description du poste

Objectifs du poste :

Gérer l'intégration à l'échelle de la division des fonctions générales de planification et d'élaboration des politiques et des programmes pour l'Office des affaires francophones (OAF), ce qui comprend : prodiguer des conseils éclairés et stratégiques, fournir un soutien opérationnel à la haute direction, gérer les questions d'intérêt et émettre des recommandations au sujet de stratégies relatives aux politiques et à la gestion de programme au niveau des opérations, de l'administration et des procédures. Gérer des relations avec de nombreux partenaires et intervenants internes et externes. Superviser le personnel du bureau du sous-ministre adjoint (SMA).

Tâches et responsabilités :

L'OAF constitue la source d'expertise principale du gouvernement de l'Ontario pour tout ce qui concerne les affaires francophones et la prestation des services en français dans les 25 régions désignées en vertu de la Loi sur les services en français (LSF).Sous la supervision du sous-ministre adjoint (SMA), la ou le titulaire de ce poste doit :

1. Gérer les tâches reliées aux principaux documents d'information et de communication du bureau du SMA : passer en revue, réviser et éditer tous les documents pour assurer une cohérence dans les messages ainsi que le respect des protocoles et de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée. Ces documents comprennent : notes d'information/d'enjeux/pour la période des questions; soumissions au Bureau du Conseil des ministres et au Conseil du Trésor; documents de communication; correspondance de l'OAF et de la ministre; et d'autres documents, au besoin. Donner la confirmation que les instructions du SMA et les exigences qu'il établit sont exprimées clairement, qu'elles sont satisfaites et que les normes de qualité de service sont respectées; résoudre des problèmes, informer le SMA avant de demander l'approbation de documents et/ou, conformément aux pouvoirs délégués par le SMA, approuver des documents spécifiques.

2. Fournir un soutien de niveau exécutif au SMA en effectuant la gestion, la coordination et la communication des questions d'intérêt au quotidien, en faisant, entre autres, l'analyse de questions controversées qui touchent des sujets délicats, confidentiels et des plus visibles. Gérer et prendre des décisions quant à la façon de donner suite aux questions et à toutes les demandes avec l'aide de directions ou de bureaux en mesure d'y répondre. S'assurer que le SMA est au fait des grandes priorités et/ou prendre des mesures appropriées en l'absence du SMA.

3. Aider le SMA à travailler de manière proactive avec tous ses collaborateurs, qui sont notamment les cadres de la haute direction, le personnel du Bureau du Conseil des ministres et du Conseil du Trésor pour, à court terme, identifier, planifier et élaborer des priorités et pour, à long terme, assurer l'analyse et l'élaboration de politiques, de programmes et d'activités opérationnelles. Contribuer aux objectifs et aux procédures en matière de ressources humaines, aux examens organisationnels et aux réorganisations. Gérer les enjeux ayant une incidence sur la planification des programmes ministériels et sur les stratégies à long terme; contribuer pour ce faire à l'élaboration et à la mise en œuvre des plans d'activités et des plans financiers.

4. Participer activement à l'identification et l'analyse de lacunes dans des plans, des politiques et des programmes. Informer le SMA et lui proposer des mesures pour l'aider dans ses décisions et dans la résolution de questions litigieuses qui pourraient avoir une incidence majeure sur les politiques et les programmes, et qui pourraient être délicates sur le plan politique. Solliciter la participation de la haute direction dans l'élaboration, l'évaluation et la recommandation de stratégies et de processus adaptés et solliciter un soutien efficace pour assurer une certaine cohérence au niveau des approches et des décisions en matière de politiques. Assurer l'adhésion et l'engagement stratégiques envers les résultats de l'évaluation.

5. Fournir à l'équipe de la division une orientation stratégique et de l'expertise de nature technique quant au processus de planification axée sur les résultats (PAR). Cela comprend la gestion des services ministériels de l'OAF (p. ex., dresser et gérer des budgets, affecter des fonds, prévoir des dépenses); la coordination des tâches administratives dans le domaine de la finance et de la gestion, telles que la supervision de rapports financiers et de leur analyse, ainsi que la supervision des soumissions et des propositions envoyées au Bureau du Conseil des ministres et au Conseil du Trésor. Superviser la préparation et la gestion du budget de l'OAF (du ministère). Aider le SMA dans la gestion des ressources humaines et l'aider à établir des plans stratégiques et à définir des mesures de performance.

6. Diriger l'élaboration et la mise en œuvre des services de soutien, des processus, des normes et des outils du bureau du SMA et de la division pour assurer que les méthodes et les processus sont employés dans toutes les activités de façon optimale. Collaborer avec des professionnels de la communication à la conception, à l'élaboration et à la mise en œuvre d'un processus de consultation et de protocoles de communication (p. ex., notes d'information/d'enjeux/de période des questions; réponses à la correspondance de l'OAF et de la ministre; demandes d'information et autres documents officiels). Disséminer ces méthodes et ces processus et en coordonner la mise en œuvre.

7. Superviser l'équipe du bureau du SMA : fixer des objectifs, des priorités et attribuer les tâches; donner une orientation stratégique et fournir un leadership au niveau des ressources humaines; prendre des décisions et gérer le recrutement et l'embauche; résoudre les problèmes ayant trait à la santé et à la sécurité, répondre aux questions touchant les congés, la création de postes et la classification des postes. Élaborer et gérer la mise en œuvre du plan de développement et de formation des employés, fixer des objectifs en matière de performance et évaluer le rendement des employés. Résoudre les problèmes et gérer les questions relatives à la discipline et aux relations de travail. Assurer le fonctionnement efficace et efficient de l'OAF. Préparer un plan de contingence au niveau de la division qui permettrait de poursuivre la prestation des services en cas perturbation de travail.

8. Établir des liens stratégiques au niveau ministériel, gérer les problèmes urgents et les questions litigieuses, bâtir des relations facilitant un partenariat efficace, aider le SMA à créer et à disséminer des processus de reddition des comptes et fournir des conseils stratégiques au service des objectifs ministériels (p. ex., dans les questions touchant aux politiques, aux programmes et aux procédures). Représenter l'OAF auprès de comités ministériels et interministériels, dans des réunions et dans des groupes de travail. Organiser les réunions et les discussions du SMA avec le Comité interministériel des coordonnateurs des services en français, avec les cinq (5) chefs du groupement des services en français, avec les agents de communications
bilingues, avec des organismes communautaires et avec d'autres ordres du gouvernement.

9. Contribuer à des projets spéciaux d'importance primordiale ayant trait à l'analyse des activités de la division, aux politiques et à la prestation de programmes. Participer à l'établissement d'objectifs ainsi qu'à l'élaboration d'approches de nature analytique, en harmonie avec les besoins du bureau du SMA et avec ceux du ministère. Superviser les processus de contrôle de la qualité.

Connaissances :

Connaissance des protocoles en vigueur et des pratiques relatives au bureau d'un membre de la haute direction et à ses interactions avec le bureau du sous-ministre et avec le bureau de la ministre, afin de : fournir un soutien exécutif au SMA et aux membres de la haute direction de la division; gérer, au nom du SMA, de l'information et des documents de communication hautement confidentiels, tout en s'assurant du respect des protocoles de communication et de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée; assurer la bonne communication entre tous les bureaux et établir des passerelles entre ces derniers.

Connaissance du rôle législatif de l'OAF, ainsi que de son caractère sensible sur le plan politique, des fondements historiques des services en français et des défis liés la prestation de services en français en Ontario; connaissance du rôle et du mandat du Commissariat aux services en français de l'Ontario afin de fournir un soutien à la haute direction (équipe du SMA et équipes d'autres divisions) en matière d'analyse et de gestion de questions d'intérêts très délicates et des plus visibles.

Connaissance de l'OAF/du ministère et de son rôle, de son mandat, de ses services, de ses procédures, de sa structure organisationnelle et de ses objectifs stratégiques ministériels, des politiques, des programmes, et de son orientation stratégique, afin d'être en mesure de prodiguer des conseils éclairés au sujet de questions d'analyses de systèmes et d'enjeux touchant les orientations stratégiques de politiques, de programmes et de stratégies ministérielles à long terme.

Connaissance des politiques et des directives du ministère et du gouvernement afin d'orienter les décisions de l'équipe de la haute direction pour ce qui est de la planification axée sur les résultats, ce qui comprend l'établissement et la gestion de budgets ainsi que d'autres tâches administratives reliées à la finance.

Connaissance du processus décisionnel du haut fonctionnariat, dont la connaissance des rôles et des activités d'organismes centraux (p. ex., le Bureau du Conseil des ministres et le Conseil du Trésor) pour fournir à l'équipe de la haute direction une orientation stratégique et une expertise technique au sujet de la planification stratégique et opérationnelle; passer en revue et éditer les soumissions au Bureau du Conseil des ministres et au Conseil du Trésor; élaborer, disséminer et contribuer à la mise en œuvre de services de soutien, de processus, de normes et d'outils à l'échelle de la division.

Aptitudes en supervision, en gestion et en leadership et connaissances des directives et des pratiques relatives à la gestion des ressources humaines ainsi que des conventions collectives et des lois et règlements y afférent, dont, entre autres, la Loi sur la fonction publique afin de : superviser le personnel du bureau du SMA; résoudre les problèmes et les conflits en matière de relations de travail; fixer des objectifs, des priorités et attribuer des tâches; fournir une orientation stratégique aux employés, les motiver et leur prodiguer des conseils au quotidien.

Connaissances des pratiques de gestion de projet et de planification afin de collaborer à des projets spéciaux ayant trait à l'analyse de systèmes au niveau de la division, aux politiques et à la prestation de programmes et afin de superviser les processus de contrôle de la qualité.

Aptitudes en analyse stratégique, en planification et en gestion des questions d'intérêt afin de fournir un leadership sur le plan technique au nom du SMA aux équipes de la division dans le cadre de l'analyse d'enjeux et de priorités complexes et d'évaluation de risques liés aux politiques et à la prestation de programmes; assurer que les flux d'information sont gérés efficacement dans les temps impartis; fournir un leadership et des conseils d'ordre technique aux équipes de la division en matière d'analyse stratégique de systèmes; appuyer les priorités, les initiatives et les projets spéciaux de haute priorité.

Acuité politique et expérience en gestion de relations afin de : collaborer avec le personnel du bureau de la ministre et du bureau du sous-ministre, avec des membres de la haute direction au sein de l'OAF, de la FPO, de ministères partenaires et de la communauté francophone de l'Ontario (notamment, comprendre la culture organisationnelle au sein des organismes des partenaires); et afin : de contribuer à la préparation de réponses les plus appropriées aux problèmes liés aux politiques et à la prestation de programmes; de prodiguer des conseils stratégiques appropriés et d'assurer des liens stratégiques au niveau ministériel.

Aptitudes en communication orale et écrite, en consultation, entregent, capacité de donner des présentations afin : d'agir en tant que point de contact privilégié, de coordonner et de gérer, au nom du SMA, la création de liens stratégiques au niveau ministériel, les protocoles et les dossiers urgents touchant le bureau du sous-ministre, le Bureau de la ministre, le Bureau du Conseil des ministres ou le Conseil du Trésor; représenter le SMA ou la division à des réunions et à des comités ministériels; préparer et présenter des breffages, des rapports, des lettres, des présentations et d'autres documents écrits au nom du SMA.

Aptitudes en communication orale et écrite au niveau supérieur en anglais comme en français.

Aptitudes en négociation et en matière de persuasion afin de solliciter la participation de la haute direction dans l'élaboration, l'évaluation et la recommandation de stratégies et de processus adaptées pour assurer l'adhésion et l'engagement stratégiques envers les résultats de l'évaluation.

Capacité d'utiliser diverses applications logicielles courantes et spécialisées telles que : MS Word, WP, tableur, logiciels de présentation, d'aide à la création de graphiques, de manipulation de statistiques; et capacité d'utiliser l'Intranet, l'Internet et les courriels dans le cadre de ses activités de travail, de la rédaction de documents écrits, pour faire des recherches et pour communiquer avec tous les partenaires et intervenants à l'interne comme à l'externe.

Discernement :

La ou le titulaire du poste travaille sous la supervision du SMA et dans le cadre élargi des politiques, des programmes, du mandat du gouvernement, du ministère et de l'OFA, de leurs orientations stratégiques et des lois et règlements y afférent.

La ou le titulaire du poste doit exercer un degré élevé d'autonomie et d'initiative au sein d'un environnement où le SMA est amené à être fréquemment hors du bureau, ce qui requiert une grande capacité de prendre des décisions en autonomie pour : gérer les liens ministériels et les questions d'intérêt qui touchent des sujets délicats, confidentiels et des plus visibles au niveau politique, qui ont une incidence possible sur l'OAF, sur le ministère et sur la communauté francophone; gérer en toute confidentialité l'élaboration de réponses et de documents complexes dont les sujets touchent le bureau du sous-ministre et le bureau de la ministre avant de demander au SMA de les viser ou de les approuver.

La ou le titulaire du poste doit faire preuve de discernement dans la gestion de l'intégration des fonctions de planification de développement de politiques et de programmes au niveau du ministère. La ou le titulaire du poste doit par ailleurs superviser les processus de contrôle de la qualité qui vont de pair avec l'élaboration, l'évaluation et la recommandation de stratégies et de processus adaptés et avec l'élaboration et la mise en œuvre de normes de qualité pour différents projets.

Avec l'aide du SMA, la ou le titulaire du poste doit identifier, planifier et fixer des priorités à court terme et effectuer des analyses de systèmes à long terme qui ont une incidence sur l'orientation opérationnelle globale du ministère et établir des stratégies à long terme, ce qui comprend l'élaboration d'une orientation stratégique pour les membres de la haute direction en ce qui concerne la PAR.

La ou le titulaire du poste doit faire preuve de discernement, d'acuité politique, d'intuition, d'une grande discrétion, et d'un esprit stratégique en matière de gestion des enjeux afin de répondre aux besoins et aux demandes de renseignement provenant de membres de la haute direction du ministère et de l'OFA, du Bureau du Conseil des ministres, du Conseil du Trésor, des ministères partenaires au sein de la FPO et d'autres partenaires et intervenants à l'externe. La ou le titulaire du poste peut représenter le SMA et peut prendre des décisions à son nom lors de réunions de l'équipe de la haute direction du ministère, de comités et de groupes de travail.

Responsabilité – Programmes :

La ou le titulaire du poste est directement responsable de prodiguer des conseils éclairés et du soutien exécutif au SMA et à l'équipe de la haute direction du ministère et aux décideurs en matière de communication, de politiques et d'élaboration de programmes et ce, dans le cadre d'un programme à l'échelle de la province qui donne lieu à d'importantes questions d'ordre juridique hautement délicates et des plus visibles. La ou le titulaire du poste gère les questions d'intérêt et les initiatives connexes qui nécessitent la collaboration de membres de la haute direction. Dans leur processus décisionnel, le SMA et d'autres membres de la haute direction au sein de l'OAF, du ministère et de ministères partenaires comptent donc sur le bien-fondé des conseils et des recommandations stratégiques du ou de la titulaire du poste.

Responsabilité – Personnel :

La ou le titulaire du poste est responsable de la supervision directe du personnel du bureau du SMA. Elle ou il est pleinement responsable de la supervision de ces employés, dont la gestion de leur rendement et des enjeux relatifs aux relations de travail.

Responsabilité – Ressources matérielles et financières :

La ou le titulaire du poste supervise l'élaboration et la gestion du budget de l'OAF (du ministère); fournit une orientation stratégique à l'équipe de la haute direction du ministère en matière de PAR, ce qui comprend l'élaboration et la gestion du budget ainsi que la participation à l'élaboration du plan d'affaires de l'OAF et à d'autres tâches administratives liées aux finances.

Responsabilité – Incidence des erreurs :

Les décisions du ou de la titulaire du poste ont une incidence directe sur la capacité de l'OAF et de la ministre à atteindre les objectifs concernant l'élaboration de stratégies en matière de politiques et de programmes ayant trait à des enjeux politiques.

Les décisions du ou de la titulaire du poste pourraient avoir une incidence considérable sur le gouvernement, l'OAF, le ministère et sur la communauté francophone. La ou le titulaire du poste fournit des conseils éclairés à la haute direction dans le domaine politiquement sensible de la législation linguistique.

De mauvais conseils stratégiques en matière de politiques et de programmes et des erreurs de gestion d'enjeux complexes et hautement sensibles pourraient entraîner la prise de mauvaises décisions en réaction à de graves problèmes liés aux politiques et aux programmes, la création de politiques et de programmes inefficaces. De plus, l'OAF et le ministère pourraient être critiqués par tous les partenaires et les intervenants.

Une orientation imprécise et un mauvais leadership au niveau des processus et un soutien exécutif inadéquat à la haute direction dans l'analyse d'enjeux et de priorités complexes qui ont trait à l'analyse stratégique des systèmes pourraient faire que l'OAF et le ministère omettent d'identifier des priorités critiques et qu'ils omettent de prendre des mesures pour les régler, ce qui pourrait avoir une incidence sur la prestation d'initiatives et de projets spéciaux.

Des décisions et des recommandations inadéquates concernant la planification en ressources humaines, la gestion du bureau du SMA et une mauvaise gestion de son personnel pourraient avoir une incidence considérable sur les activités de l'OAF, ce qui pourrait affecter la prestation des services et donner lieu à des griefs.

Interactions à l'interne :

Contacts réguliers avec les membres de la haute direction et avec d'autres membres du personnel de la division, de l'OAF (du ministère), de ministères partenaires, du bureau du sous-ministre, du bureau de la ministre, du Bureau du Conseil des ministres et du Conseil du Trésor pour : agir à titre de principal point de contact et établir les liens stratégiques pour assurer un soutien exécutif; fournir une orientation et prodiguer des conseils touchant les priorités et les orientations stratégiques en matière de politiques, d'élaboration de programmes et de pratiques et d'analyse de systèmes; discuter, entre autres, des budgets, des budgets des dépenses, des ressources humaines et des questions touchant la paie et les avantages sociaux; discuter de questions diverses au nom du SMA, ce qui comprend la préparation, la révision et l'édition de documents complexes, de soumissions au Bureau du Conseil des ministres et au Conseil du Trésor dans le cadre de la PAR ainsi que d'autres documents importants; représenter le SMA à des comités, à des réunions et à des groupes de travail; assurer de contrôle de la qualité et superviser les processus y ayant trait; partager des renseignements, répondre à des demandes d'information et discuter de sujets d'intérêts communs.

Interactions à l'externe :

Contacts fréquents avec des représentants de la communauté francophone de l'Ontario et d'autres degrés du gouvernement pour :rechercher ou fournir de l'information au sujet du rôle de l'OAF, faire respecter l'orientation stratégique en matière de politiques et de programmes; coordonner et organiser des réunions et des séances de discussion du SMA; représenter le SMA à des comités ministériels externes, à des réunions et à des groupes de discussion, fournir de l'information et discuter de sujets d'intérêts communs.

Contact, au besoin, avec des représentants syndicaux pour discuter de questions délicates touchant les relations de travail, y compris des griefs.