Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir, en français et en anglais, des services de soutien opérationnel, administratif, financier et de bureau au personnel de direction de la division ou des bureaux fiscaux régionaux, notamment par l'analyse de données et la création de rapports statistiques en vue de maintenir l'intégrité des renseignements relatifs aux rôles d'imposition. Accéder aux divers systèmes informatiques du ministère afin de fournir appui et assistance aux utilisateurs. Travailler conjointement avec le/la coordonnateur(trice)/l'administrateur(trice) des services de TI dans le but de signaler les problèmes survenus.

Tâches et responsabilités :

Fournir, en français et en anglais, des services de soutien administratif, financier et de bureau, notamment :

1. Recevoir/distribuer/consigner le courriel entrant et sortant, et assurer le suivi de la correspondance et la tenue de systèmes de classement des fichiers de travail de vérification/perception. Participer aux tâches de réception, selon les besoins. Répondre aux questions courantes et acheminer les appels au personnel approprié.

2. Préparer et vérifier la correspondance, les rapports statistiques et autres documents juridiques connexes, et veiller à leur précision et leur intégralité; créer et tenir des bases de données et systèmes de classement pour l'équipe de direction; utiliser des tableurs afin de résumer/remplir différents rapports statistiques.

3. Apporter son aide dans l'utilisation des applications pertinentes d'administration fiscale assistées par l'ordinateur central; effectuer diverses tâches de recherche, mettre à jour les renseignements du rôle d'imposition, et assurer le traitement de rajustements financiers, modifications, rejets et inscriptions.

4. Assurer la coordination des exigences techniques relativement aux clés de bureau ou aux laissez-passer de sécurité, répertorier les actifs du ministère, tenir l'inventaire du matériel de bureau et autres tâches connexes de gestion du parc de véhicules et d'entretien automobile. Selon les consignes de la direction, informer les responsables de la gestion des biens de tout problème relevé en matière d'entretien et d'installations.

5. Recevoir les inscriptions à la formation par téléphone/télécopieur, confirmer les inscriptions par écrit ou par téléphone, compiler le matériel préparé pour les séminaires (par ex. diapositives de présentation et scripts) à l'intention des présentateurs; préparer les manuels de formation. Prendre les messages téléphoniques reçus après les heures de bureau et les réacheminer aux personnes concernées.

6. Assurer le suivi et l'inventaire des fournitures de bureau en identifiant les fournisseurs appropriés et en coordonnant les achats, les acquisitions et/ou l'élimination de matériel/fournitures; établir des comptes auprès de fournisseurs de fournitures de bureau; recevoir et retourner les articles défectueux ou non appropriés, et vérifier que le bon montant a été facturé.

7. Passer en revue les détails des factures ou relevés de compte en assumant la responsabilité de la petite caisse du bureau, tout en assurant le respect des procédures et politiques de gestion de l'encaisse; coordonner et effectuer un examen mensuel des transactions effectuées au moyen de la carte d'achat de la direction/du bureau.

8. Accomplir des fonctions de bureau et de tenue de livres en tenant à jour un système de suivi des travaux en cours; entrer l'information applicable relativement aux affectations de personnel, aux annulations, au transfert des fichiers de travail et à l'état d'avancement des documents. Tenir une liste téléphonique du personnel en ajoutant/supprimant des noms, selon le besoin.

9. Coordonner, tenir à jour et distribuer des documents personnels confidentiels, tels que les registres de présence et fiches de paye/traitement en vue de les transmettre à la direction et aux directions appropriées du ministère (ressources humaines, services de gestion stratégique, etc.)

10. Assumer d'autres tâches administratives, telles qu'attribuées par le directeur, notamment consigner, préparer et distribuer l'ordre du jour et le procès-verbal de réunions de différents comités.

Les membres de la direction sont habilités à attribuer des tâches additionnelles.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Niveau de français oral avancé.

Connaissances :

Ce poste exige une bonne connaissance des politiques, procédures et pratiques administratives de la direction afin d'assurer le traitement des documents relatifs à la dotation en personnel, à la vérification, à la perception ou aux transactions des comptes des contribuables, au traitement des achats postaux et à la coordination des activités de formation (réservation des salles, du matériel, etc.). Ce poste exige une bonne connaissance des méthodes administratives, de sorte que la correspondance soit préparée selon un format adéquat et dans le respect des échéances requises. Ce poste exige une bonne connaissance du matériel et des logiciels informatiques afin de pouvoir extrapoler l'information des comptes fiscaux dans le but de produire des rapports/tableurs à des fins d'évaluation des tâches attribuées et de création de rapports statistiques. Ce poste exige une bonne connaissance du matériel de bureau, tel que les télécopieurs, photocopieurs, téléphones et configurations informatiques standard afin de pouvoir déceler et corriger les problèmes ou contacter le vendeur approprié pour obtenir des services de réparation ou d'entretien.

Ce poste exige une bonne connaissance de la terminologie comptable connexe afin d'assurer la saisie des données à entrer dans les systèmes d'information de gestion ainsi que des fonctions d'approvisionnement en vue de préparer des documents juridiques, formulaires et rapports courants, de commander des fournitures et d'assurer l'approvisionnement adéquat des stocks.
Maîtrise de l'anglais et du français.

Compétences :

Ce poste exige un bon sens de l'organisation et un jugement sûr afin d'établir un ordre de priorité entre les exigences de travail concurrentes, de manière à déterminer les questions qui doivent être acheminées au personnel approprié, de maintenir des stocks adéquats de fournitures de bureau, de prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements/l'hébergement, de prévoir la disponibilité d'un véhicule et du matériel audio-visuel requis pour le programme. Ce poste exige de l'entregent et de bonnes aptitudes à la communication orale afin d'interagir directement avec les contribuables ou de réacheminer les demandes de renseignements, ainsi que de bonnes aptitudes à la communication écrite afin de préparer des notes de service/lettres/rapports courants.

Autonomie d'action :

Le travail est régulièrement vérifié par le/la chef de service, mais une certaine latitude est autorisée dans la prise de décisions concernant des situations non couvertes par une procédure quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle établie à des fins de services de soutien administratif et opérationnel. Un jugement sûr s'impose dans la préparation des notes de service/lettres/rapports, données statistiques et autres activités courantes, comme les dispositions à prendre en vue des réunions, conférences et ateliers, et les dispositions de voyage.