Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir divers services de soutien interne aux chefs et au personnel des bureaux régionaux, des centres intégrés de répartition d'ambulances et du bureau principal.

Tâches et responsabilités :

Le ou la titulaire du poste travaille au sein du groupe de soutien interne centralisé de la Direction des services de santé d'urgence, qui fournit des services de soutien relatifs à la gestion des programmes de la Direction dans des secteurs comme la planification opérationnelle, la mesure du rendement, l'accès à l'information, les examens du vérificateur provincial, la gestion des ressources humaines, les normes de qualité, les services en français, la facturation des services d'ambulance, la gestion des dossiers et la gestion des biens. Il ou elle assume notamment les responsabilités suivantes :


1. Utiliser divers logiciels pour créer des documents comme de la correspondance, des notes de service, des rapports, des tableaux, des feuilles de calcul, des présentations et des transparents, rédiger la correspondance et les notes de service à partir de brèves instructions orales ou de son propre chef, et réviser tous les documents afin de s'assurer qu'ils respectent les normes en matière de contenu, de grammaire, d'orthographe et de ponctuation; veiller à l'utilisation appropriée des modèles existants et des formats approuvés.


2. Effectuer diverses tâches de soutien interne, notamment : assurer le maintien, le suivi et le traitement des cartes d'accès pour la Direction, offrir de l'aide pour les fonctions de soutien interne comme la gestion des dossiers et des biens, commander des formulaires pour la Direction et superviser leur conception, leur impression et leur traduction, mettre à jour et distribuer les répertoires de la Direction, assembler des documents, les photocopier et les télécopier.


3. Faciliter le travail de la Direction en répondant aux appels en l'absence du personnel et en déterminant la nature de l'appel, le caractère urgent ou non de la demande et les mesures à prendre (p. ex., transfert à un ou à une autre membre du personnel), et aider le personnel de la Direction à organiser et à assurer la progression des dossiers.


4. Agir comme premier contact pour la Direction en répondant aux appels sur un système téléphonique multiligne et en accueillant les visiteurs selon les besoins, en faisant preuve de discrétion et de tact pour déterminer la nature de l'appel et le caractère urgent de la demande ainsi que le nom de l'appelant ou du visiteur et en les renvoyant à la personne appropriée, et en fournissant des renseignements généraux fondés sur sa connaissance des programmes de la Direction et des responsabilités régionales. Informer la ou le réceptionniste secondaire ou de relève des demandes spéciales des membres du personnel concernant les messages reçus par téléphone ou par télécopieur, ou des visiteurs. Faire preuve de jugement en traitant avec des personnes contrariées ou perturbatrices et en aviser les responsables de la Direction. Déterminer par un examen visuel si les visiteurs peuvent être admis dans les bureaux de la Direction.
5. Fournir d'autres services de soutien, en l'occurrence, recevoir les colis et aviser les membres du personnel de leur réception; gérer l'entretien des photocopieurs; assurer un service de télécopie pour le personnel de la Direction, à savoir recevoir et distribuer les télécopies, mettre à jour et distribuer le répertoire téléphonique de la Direction; gérer l'horaire de réservation des salles de conférence; fournir de l'aide pour les publipostages; commander et gérer les fournitures de bureau pour la Direction.

6. Établir et gérer les systèmes de classement, les bases de données et les systèmes de suivi et de rappel du service de soutien interne, rappeler les engagements à venir au chef et au personnel, recueillir et compiler des renseignements à l'intention du chef et du personnel en faisant des recherches dans les documents et dossiers ou en demandant les renseignements requis à des sources internes et externes, selon les besoins.

7. Aider le personnel de la Direction dans l'utilisation quotidienne des logiciels, par exemple traitement de texte, tableur, base de données et logiciel de conception de présentations.

8. Fournir de l'aide pour divers projets internes, notamment sur l'entrée ou l'analyse des données, ainsi que de l'expertise logicielle.

9. Agir à titre « d'agent réducteur » des appels pour la Direction, répondre aux demandes en se fondant sur sa connaissance des programmes, des procédures et des activités de la Direction, assurer la confidentialité de l'information sensible, et acheminer les demandes complexes au chef ou aux membres du personnel appropriés (p. ex. à propos des mesures à prendre).

Remarque : Les chefs peuvent assigner d'autres tâches.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Sans objet

Connaissances :

Le poste requiert la connaissance des pratiques ainsi que des procédures et lignes directrices connexes du Ministère, de la Direction et du groupe dans des secteurs comme la mise en place et la gestion de systèmes de gestion des données informatisés et manuels, l'acheminement du courrier, la réponse aux demandes de renseignements et la commande de fournitures de bureau. La connaissance des procédures, des pratiques et des lignes directrices de la FPO sur la communication de l'information, du courrier et des dossiers, afin d'en protéger comme il se doit la confidentialité, et d'offrir un soutien approprié à cet égard. La connaissance des logiciels courants, notamment traitement de texte, tableur, base de données, logiciels de conception de présentations et de courrier électronique, pour rédiger des lettres, des notes de service, des rapports, des tableaux, des graphiques, des feuilles de calcul et des présentations et aider les membres du personnel à résoudre des problèmes courants (p. ex. des erreurs de l'utilisateur). La connaissance générale de la structure organisationnelle, des programmes et des responsabilités régionales de la Direction des services de santé d'urgence ainsi que la connaissance de base de programmes connexes (p. ex. hôpitaux, coroner, services de police et d'incendie) afin de discerner la nature des demandes, de fournir des renseignements généraux et de diriger les appels adéquatement. La connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme un photocopieur ou un télécopieur, pour photocopier ou transmettre des documents. La connaissance des normes et des techniques du service à la clientèle de la FPO, et des compétences en la matière, pour répondre à divers appels et accueillir divers visiteurs, dont de hauts fonctionnaires, des membres du public et des médias. La maîtrise du français à l'oral au niveau avancé afin de répondre aux demandes. Le titulaire du poste doit pouvoir taper 50 mots par minute.

Compétences :

Ce poste exige la capacité de résoudre des problèmes afin d'organiser le travail malgré des demandes conflictuelles, d'être en mesure de modifier ses priorités, le cas échéant, et de déterminer les affaires qui sont urgentes et qui doivent être portées à l'attention du chef ou d'autres membres du personnel.

Une capacité d'analyse afin de mettre en place et de gérer des systèmes manuels et informatisés de classement, de dossiers et de suivi qui répondent efficacement aux besoins de l'unité, et de recueillir les renseignements pertinents à la demande du chef ou du personnel. Des aptitudes informatiques en programmation afin de préparer des documents à l'aide du traitement de texte, d'un tableur, d'une base de données et d'un logiciel de présentation. Une capacité d'analyse afin de déterminer la méthode de présentation la plus efficace lors de la préparation de la correspondance, de rapports, de tableaux et de présentations, et de résoudre les problèmes qui se présentent en essayant différents formats et logiciels. Une capacité de résolution de problèmes afin d'aider les membres du personnel à utiliser les logiciels et à résoudre les problèmes courants (p. ex. les erreurs de l'utilisateur).

Une capacité d'organisation pour établir les priorités malgré des demandes concurrentes afin de respecter les échéances, pour recueillir et compiler des renseignements de sources, de documents et de bases de données internes et externes, et pour gérer les réunions et l'hébergement. Des aptitudes en matière de communication écrite pour taper et composer des lettres et veiller au respect des normes grammaticales, orthographiques, structurelles et de ponctuation lors de la préparation de la correspondance, de notes de service, de notes préparatoires, de transparents et de rapports.

La capacité de faire preuve de jugement dans le rôle de premier contact de la Direction auprès de nombreux appelants, et de cerner la nature et le caractère urgent des demandes par la sollicitation de renseignements auprès de diverses personnes, notamment de hauts fonctionnaires, de membres du public et des médias. La capacité de faire preuve de jugement et de discrétion afin d'interagir avec calme et logique avec des personnes pouvant être contrariées, et de déterminer les circonstances nécessitant d'alerter la sécurité. La capacité de fournir des renseignements généraux ou des références en réponse à des demandes de renseignement sur la Direction ou d'autres programmes ou groupes. Des aptitudes interpersonnelles ainsi qu'une bonne capacité de communication orale (en français et en anglais).

Autonomie d'action :

Le travail se fera sous la supervision générale du chef du soutien interne et devra respecter les politiques et les lignes directrices de la FPO et de la Direction relatives au personnel de bureau. Le titulaire du poste devra prendre des décisions, à savoir : établir les priorités entre des demandes multiples pour répondre aux objectifs de l'unité et respecter les échéances; déterminer le format le plus adéquat pour la correspondance, les rapports, les tableaux, les présentations et les transparents; déterminer quelles demandes doivent être traitées personnellement et lesquelles doivent être transmises au chef ou à d'autres membres du personnel, dans un environnement de programme de santé délicat; résoudre des problèmes logiciels courants. Le chef et le personnel révisent normalement les documents tels que les lettres et les présentations pour s'assurer de l'exactitude de l'information. Le titulaire du poste fera appel au chef ou aux membres du personnel appropriés pour tout sujet non traité dans les procédures établies, p. ex. les demandes délicates ou les problèmes liés aux réunions. Le titulaire du poste devra prendre des décisions, notamment solliciter de l'information pour déterminer la nature exacte des demandes de renseignements qui peuvent concerner un secteur de la Direction ou d'autres organismes, prendre les mesures appropriées pour diriger les appels et les visiteurs, désamorcer des situations impliquant des personnes perturbatrices et appeler la sécurité au besoin, veiller à l'exactitude des communications orales (en français et en anglais). Le titulaire du poste fera appel au chef ou aux membres du personnel appropriés pour tout sujet non traité dans les procédures établies, p. ex. les demandes délicates ou les problèmes liés aux réunions.