Description du poste

Objectifs du poste :

Assumer les fonctions dun(e) agent(e) denregistrement judiciaire en fournissant un enregistrement électronique des audiences de la cour et en produisant les transcriptions selon les besoins. Assumer les fonctions avant, pendant et après le déroulement des audiences en ce qui concerne le fonctionnement des tribunaux. Fournir le soutien pour assurer ladministration générale du tribunal, dans les deux langues officielles.

Tâches et responsabilités :

Conformément aux politiques, procédures et normes ministérielles :

1. Assurer le fonctionnement efficace de tous les appareils denregistrement judiciaire avant et pendant le déroulement des instances. Assurer un compte rendu sténographique par des moyens électroniques pour les divers paliers de tribunaux, selon leur attribution, et mettre à jour un journal des instances. Lire ou relire le matériel enregistré précédemment à la demande lofficier de justice présidant.

2. Préparer les transcriptions des audiences de la cour sur demande et ensuite certifier lexactitude des transcriptions (Note : les transcriptions sont préparées dans le cadre du propre temps du titulaire du poste et peuvent faire lobjet dune vérification par le ministère); fournir des renseignements concernant les ordonnances de transcription, par exemple estimer le nombre de pages et la date approximative de parachèvement du travail; prévoir les mesures pour la délivrance des transcriptions et le paiement.

3. Assurer la délivrance et lentreposage en toute sécurité des registres et enregistrements électroniques des audiences de la cour.

4. Préparer et maintenir la salle daudience pour les audiences, par exemple afficher le rôle, fournir les dates daudiences disponibles, convoquer les audiences et escorter les juges au besoin, ouvrir et clôturer les audiences et faire prêter serment.

5. Organiser, mettre à jour, compléter et vérifier les documents judiciaires pour leur exactitude et leur caractère complet, assurer une trace écrite de la circulation de linformation qui contribue à lexécution des causes.

6. Assurer la liaison avec les juges, le coordonnateur des procès, les clients, les avocats, les travailleurs dorganismes, la police, les interprètes, le personnel et toutes les parties concernées en personne et par téléphone pour garantir lutilisation rapide et efficace des tribunaux.

7. Compléter toutes les fonctions administratives qui contribuent au progrès des causes dans lappareil judiciaire, du début jusquà la fin, par exemple récupérer et classer les enregistrements judiciaires, récupérer les fichiers, compléter les tâches nécessaires dans lutilisation de la salle daudience pour saisir les données statistiques et compléter les tâches relatives aux décisions après les audiences.

8. Fournir une aide continue, la formation et des conseils techniques aux autres concernant les procédures judiciaires, la production des transcriptions, politiques et protocoles.

9. Participer à des séances de formation, des réunions, des cours et des conférences selon les besoins par le chef de service ou la personne nommée.

10. Fournir des recommandations au chef de service/superviseur concernant des changements aux procédures et protocoles dans le but daméliorer le service aux tribunaux.

11. Assumer dautres fonctions selon leur attribution.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste exige une vitesse de dactylographie de 50 mots par minute. Compétences en français (À loral et à lécrit) au niveau avancé. Permis de conduire valide de lOntario, le cas échéant.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance des politiques, procédures et normes ministérielles ainsi que la connaissance de la terminologie juridique pour enregistrer toutes les audiences de la cour et produire avec exactitude et rapidité les transcriptions. Le poste exige des connaissances dans le déroulement des audiences, du décorum et du protocole. Le poste exige la connaissance du guide de procédures des salles d'audience et du guide des transcriptions ainsi que des articles pertinents des lois fédérales et provinciales définissant lenregistrement des audiences, les types des instances et la production des transcriptions. Le poste exige des connaissances techniques opérationnelles de léquipement denregistrement électronique pour assurer le bon enregistrement des audiences de la cour. Le poste exige des connaissances de la grammaire, de la ponctuation et de lorthographe et la capacité deffectuer la recherche de la jurisprudence pour bien préparer les transcriptions. Le poste exige des connaissances des pratiques, procédures et directives judiciaires pour assurer le bon fonctionnement du tribunal, traiter et préparer les documents judiciaires et assumer les fonctions de bureau et les fonctions administratives relatives à ladministration de la justice.

Compétences :

Le poste exige une vitesse de dactylographie de vitesse de 50 mots par minute. Le poste exige une connaissance dans le fonctionnement de divers appareils denregistrement électronique, la vérification de microphones pour les niveaux denregistrement et la garantie du bon fonctionnement de toutes les composantes de léquipement. Le poste exige la maîtrise dans lutilisation des appareils de transcription. Le poste exige la vérification de linformation judiciaire de lenregistrement audio pour les juges et le personnel administratif. Le poste exige des aptitudes à la communication orale, de la courtoisie, du tact, de la discrétion et du jugement pour fournir linformation/les instructions aux avocats, à la police, au personnel du tribunal et au public en réponse à des demandes de renseignements par téléphone ou au comptoir concernant les règles et procédures judiciaires ainsi que des renseignements sur les transcriptions ou les causes. Le poste exige des compétences à la communication par écrit pour rédiger la correspondance de routine. Le poste exige des compétences organisationnelles, de lexactitude et de lattention au détail. Le poste exige du jugement pour maintenir le décorum de la salle daudience, faire respecter le calendrier professionnel de la FPO et la dignité du système de justice. Le poste exige une dactylographie exacte et des aptitudes à taper au clavier pour travailler dans un milieu informatisé. La personne retenue a besoin de lautorisation du ministère du Procureur général pour la certification des transcriptions; toutes les transcriptions peuvent faire lobjet dune vérification.

Autonomie d'action :

Le poste exige que le travail soit accompli conformément aux politiques, procédures et normes ministérielles. Le poste exige que le travail soit accompli sous la supervision générale du chef de service ou du superviseur de ladministration des tribunaux. Toutefois, au tribunal, le poste exige que le travail soit effectué en suivant les directives de lofficier de justice. Le poste exige la production des transcriptions de manière autonome dans le respect des échéances, politiques, normes et procédures du ministère. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle assume la responsabilité de lexactitude des transcriptions judiciaires et de produire les transcriptions certifiées. Les transcriptions peuvent faire lobjet dune vérification. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle traite directement avec les avocats et le public concernant les ordonnances de transcription et quil ou quelle le fasse normalement sans laide du chef de service ou du superviseur. Le poste exige de son titulaire quil ou quelle renvoie au superviseur les questions inhabituelles ou litigieuses non couvertes par les procédures, politiques et normes établies.