Description du poste

Objectifs du poste :

Agir à titre de personne ressource pour le Programme d'aide aux victimes et aux témoins (PAVT) et les procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale afin de fournir aux clients de l'information sur le programme et les services et de les aider à la réception. Offrir un large éventail de services administratifs aux procureurs de la Couronne et au bureau du PAVT.

Tâches et responsabilités :

Dans le cadre du Programme d'aide aux victimes et aux témoins (PVAT) et auprès des procureurs de la Couronne traitant de violence conjugale, la ou le titulaire du poste doit :

• Répondre aux demandes des clients, des intervenants du secteur de la justice et des organismes communautaires, évaluer la nature des demandes afin de fournir l'information adéquate (p.ex., l'état du dossier, l'explication de termes juridiques courants, les ressources et les services disponibles dans la communauté) et soumettre dossiers et les problèmes aux gestionnaires du PAVT, aux travailleurs sociaux des services pour les victimes et les témoins ou aux procureurs de la Couronne.

• Accueillir les clients possiblement en détresse ou ayant une forte charge émotive en raison d'une situation de crise, les écouter et évaluer la nature de leur demande tout en les calmant et faire preuve de tact et de doigté en leur posant les questions appropriées; aiguiller les clients vers les services pour les victimes et les témoins ou au gestionnaire du PVAT conformément aux politiques et aux procédures du PVAT.

• Inscrire les demandes par téléphone et en personne dans les systèmes de suivi et communiquer les questions cruciales aux travailleurs sociaux des services pour les victimes et les témoins ou aux gestionnaires du PAVT.

• Prendre connaissance des dossiers de la Couronne ou des actes d'accusation, recevoir les clients envoyés par la police, les procureurs de la Couronne ou les organismes communautaires, rechercher les renseignements pertinents et relever les cas de violence conjugale; rechercher les renseignements relatifs aux antécédents et en faire des copies [p.ex., les déclarations des victimes, les ordonnances de cautionnement ou de probation, les dates du dossier et de la détermination de la peine, les rapports de police, les documents judiciaires, les coordonnées des victimes ou des témoins, les déclarations sur les répercussions sur la victime] à partir des dossiers ou des systèmes de suivi; relever les renseignements importants pour les travailleurs sociaux ou les gestionnaires du PVAT. Prendre les mesures appropriées, c'est-à-dire, enregistrer les nouveaux dossiers, les documents judiciaires transmis, les lettres envoyées au nom du client ou les personnes aiguillées vers un travailleur social ou une travailleuse sociale du PVAT.

• Établir et employer des systèmes de classement; ouvrir, fermer ou réviser des dossiers confidentiels et mettre à jour les manuels du programme conformément aux politiques et procédures du PVAT et aux politiques et lignes directrices ministérielles sur la conservation des dossiers.

• Utiliser les données à des fins d'extraction, de remise en forme, de révision et de mise à jour; compiler et préparer diverses statistiques à la demande du ou de la gestionnaire du PVAT.

• Rédiger la correspondance habituelle (p.ex., les avis aux fournisseurs de service communautaire concernant l'assurance emploi, les changements à la mise en liberté, les Programmes d'intervention auprès des partenaires violents (IPV), les rapports, les feuilles de calcul, les graphiques et les présentations, réviser ces documents pour éliminer les fautes de grammaire, d'orthographe ou de syntaxe et retoucher le format au besoin.

• Veiller au bon maintien et à l'approvisionnement de l'aire d'accueil et de la salle d'attente en dépliants, en brochures, en magazines et en formulaires courants.

• Veiller au bon fonctionnement de l'équipement de bureau (copieur, télécopieur, etc.), les approvisionner en papier et en cartouches d'encre et s'occuper de l'entretien régulier et de la réparation de cet équipement.

• Planifier les rencontres, mettre à jour et coordonner les carnets de rendez vous des procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale ainsi qu'aux gestionnaires et au personnel du PVAT; préparer et distribuer l'ordre du jour, les procès verbaux, les renseignements généraux et les documents pertinents et communiquer avec le personnel du programme pour les tenir au courant des événements et des réunions.

• Assister aux réunions du Comité consultatif du Programme de tribunaux pour l'instruction des causes de violence conjugale (PTICVC) à la demande du gestionnaire du PVAT ou des procureurs de la Couronne, distribuer l'ordre du jour et tenir le procès verbal.

• En tant que membre de l'équipe du PVAT, déterminer les lacunes de la prestation de services ayant trait aux activités et à l'administration du PVAT; faire des suggestions pour l'amélioration des procédures et des processus du PVAT.

• Aider la ou le gestionnaire du PVAT pendant les séances de formation ou d'orientation offertes aux bénévoles et aux étudiantes et étudiants; collaborer avec les étudiantes et étudiants et les bénévoles en leur fournissant de l'information, de la formation, de l'orientation et de l'aide; renseigner les nouveaux membres du personnel sur les procédures et les processus administratifs en vigueur au PVAT.

• Assurer la relève de l'adjoint administratif ou de l'adjointe administrative au bureau du PVAT.

• Exercer les autres fonctions qui lui sont attribuées.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Seulement pour le poste concerné : Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé

Connaissances :

• Connaître les services, politiques et procédures du PVAT, les problèmes vécus par les victimes et les services qui leur sont offerts afin d'offrir aux clients un service de qualité, de classer les causes et les questions importantes par ordre de priorité pour les gestionnaires et le personnel du PAVT, de traiter le courrier entrant, ainsi que d'ouvrir et de constituer les dossiers avec une documentation appropriée et exacte.
• Connaître les méthodes du système de justice pénale et les articles pertinents de la loi pour répondre aux clients qui veulent connaître la procédure judiciaire ou la séquence normale des événements et comprendre les textes judiciaires et le langage juridique.
• Connaître les organismes communautaires et gouvernementaux pour fournir des renseignements aux clients et agir en tant que personne ressource pour les clients vivant une situation de crise ou ayant besoin d'une aide d'urgence.
• Connaître les politiques, procédures et pratiques administratives du gouvernement, du Ministère et du bureau pour être en mesure d'offrir des services administratifs efficaces au PVAT et aux procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale.
• Connaître les règles de pratique et de procédure de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée pour pouvoir fournir de vive voix ou par écrit des renseignements exacts et non confidentiels en réponse aux demandes générales formulées de vive voix ou par écrit par les clients, les tribunaux, les avocats, les organismes communautaires et les organismes gouvernementaux.
• Connaître l'arithmétique pour établir et compiler les statistiques de ce programme.
• Connaître le fonctionnement d'un ordinateur personnel et des suites bureautiques, en particulier celui du traitement de texte, des feuilles de calcul et des bases de données du Ministère ou du programme, afin de préparer la correspondance, d'entrer des données ou de recueillir de l'information pour la compilation de statistiques.
• Connaître Internet et les applications des sites Web pour accéder à l'information pertinente à l'administration de bureau régulière.

Compétences :

• Capacité d'analyse et compétences en résolution de problèmes pour examiner le courrier entrant et les dossiers de la Couronne, pour rechercher des documents judiciaires, pour signaler certains éléments ou les classer par ordre de priorité à l'intention des procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale, des gestionnaires ou du personnel du PAVT, et pour recueillir les documents d'information provenant du Ministère public, de la police ou ayant rapport avec la mise en liberté sous caution qui sont nécessaires à l'instruction des causes de violence familiale.
• Compétence organisationnelle pour établir les priorités du jour, pour structurer l'information dans les dossiers, pour mettre à jour les systèmes de classement informatiques, les systèmes manuels et les systèmes de rappel, pour planifier les réunions et pour coordonner les carnets de rendez vous des procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale ainsi que des gestionnaires et du personnel du PAVT.
• Compétences en communication orale, entregent, jugement, tact, sensibilité et diplomatie pour traiter avec les clients qui peuvent être émotifs, émus ou en situation de crise et leur fournir les services, les renseignements sur les ressources communautaires et le soutien adéquats, pour fournir des renseignements pertinents en réponse aux demandes habituelles ou non, pour expliquer le langage juridique et pour fournir des renseignements factuels ayant trait aux services du PVAT et aux activités des tribunaux pour l'instruction des causes de violence conjugale.
• Aptitudes en communication écrite pour rédiger la correspondance normale, pour saisir des renseignements détaillés ou factuels, pour communiquer avec les clients au moyen des systèmes de suivi et pour éliminer des communications écrites les erreurs de contenu, de grammaire, d'orthographe, de structure, de ponctuation ou de format.
• Capacité de travailler efficacement au sein d'une équipe.

Maîtrise du traitement de texte
Dactylographie selon les normes du Ministère (50 mots à la minute)

Autonomie d'action :

Travailler en équipe sous l'autorité du ou de la gestionnaire du PVAT et sous la direction technique des procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale et des travailleurs sociaux du PVAT conformément aux politiques et aux procédures établies, au manuel de politiques et de procédures internes du PVAT ainsi qu'aux politiques et lignes directrices ministérielles. La ou le titulaire du poste détient les responsabilités suivantes :
• fournir des services administratifs aux procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale et au bureau du PVAT, un service à la clientèle de grande précision et des renseignements sur les ressources disponibles selon les paramètres prévus dans le mandat du PVAT;
• déterminer quelle information peut être divulguée en fonction de sa nature confidentielle et quelle demande doit être envoyée aux procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale, aux travailleurs sociaux du PVAT, au ou à la gestionnaire du PVAT pour donner aux clients un service direct;
• déterminer l'ordre de priorité des tâches administratives de la journée, mettre à jour les systèmes de classement informatiques et manuels de rappel, constituer les dossiers, mettre en forme la correspondance et les rapports, planifier les rendez vous et les réunions selon les délais prescrits et avec l'accord des participants;
• inscrire les renseignements exacts et factuels fournis par le client ou divulgués au client sur les systèmes de suivi établis;
• compiler les données aux fins de statistiques à la demande du ou de la gestionnaire du PAVT.

La ou le gestionnaire du PAVT examine les travaux avec l'aide des procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale pour en évaluer les progrès, la précision et les résultats. Les erreurs sont relevées lors de l'examen périodique des systèmes informatiques, des plaintes des clients ou des demandes des procureurs de la Couronne ou des administrateurs judiciaires.
• Dans l'éventualité de graves enjeux, de conflits d'horaire, de requêtes répétées visant à obtenir de l'information de nature confidentielle ou d'une situation non couverte par les procédures et directives établies, voir les procureurs de la Couronne affectés aux cas de violence conjugale ou le gestionnaire du PAVT.
• L'inexactitude des renseignements donnés, que ce soit à propos de ressources disponibles dans la communauté et de planification d'horaire, aura un impact négatif sur les clients, qui deviendront émotifs ou mécontents, démotivera les clients qui s'apprêtaient à participer aux processus du PVAT et d'instruction des causes, fera perdre du temps et des ressources au Programme, aux employés des tribunaux et aux procureurs de la Couronne et pourrait exposer le Ministère à une publicité négative.
• Les erreurs dans les systèmes de classement ou les avis envoyés par les systèmes de suivi auront un effet néfaste sur les clients, feront en sorte que les tribunaux et les procureurs de la Couronne ne disposeront pas de renseignements exacts lors du traitement d'un dossier et diminueront la capacité du Programme à fournir une aide de qualité aux clients.
• Tout retard à informer la ou le gestionnaire ou les travailleurs sociaux du PAVT de clients qui sont à risque peut compromettre la sécurité de ces derniers.