Description du poste

Objectifs du poste :

Assurer des services de soutien administratif au bureau de district/régional conformément aux lignes directrices et aux normes de qualité de service de la FPO.

Tâches et responsabilités :

Travaillant dans le bureau de district/régional et relevant du gestionnaire/superviseur de district, le ou la titulaire exerce les fonctions suivantes : 1) Exploiter les logiciels normalisés de la division pour produire des bases de données et des documents variés, notamment des rapports, des graphiques et des tableaux pour administrer des bases de données, notamment en planifiant la mise en forme, en saisissant du texte et des données, en entrant de l'information et en modifiant le texte provenant de membres du personnel et en utilisant le traitement de texte, des feuilles de calcul électroniques et d'autres logiciels pour produire des documents dans leur forme définitive; préparer la correspondance habituelle ainsi que des trousses d'information pour les clients (p. ex., lettres d'avocat). 2) Fournir du soutien administratif en conformité avec les procédures, politiques, lignes directrices et directives du ministère en entrant de l'information dans des bases de données et des systèmes de suivi (p. ex., Système intégré de la Division (SID) et systèmes de bases de données du district et de la région), en repérant des dossiers en réponse à des demandes d'information et administrer un système de suivi multitâche (p. ex., Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, livres de bord mensuels des véhicules, lettres d'avocat, dossiers d'actualités à jour, renseignements sur les inspections); repérer des dossiers sous forme imprimée ou électronique (p. ex., SID, systèmes de bases de données du district et de la région) contenant de l'information pertinente aux lettres d'avocat et aux demandes d'accès à l'information). 3) Mettre en Å“uvre, administrer et mettre à jour une base de données pour le système automatisé de classement des dossiers servant à faire le suivi des dossiers ouverts et fermés; administrer et tenir à jour un système de gestion des dossiers; assurer le respect des périodes de conservation et des exigences du ministère pour ce qui concerne l'archivage et la destruction des dossiers; recevoir, trier, coder et traiter quotidiennement les demandes de classement; veiller à ce que l'information relative aux nouveaux dossiers soit consignée dans la base de données du système de classement des dossiers. 4) Assurer l'achat et la présence des fournitures de bureau nécessaires pour le bureau du district; vérifier les factures et les rapports du Système intégré de gestion de l'information financière (SIGIF) et administrer la petite caisse. 5) Assurer des services de réception d'appels et de visiteurs, répondre aux questions générales et aiguiller les clients vers les membres du personnel pertinents; traiter le courrier reçu et le courrier à expédier, tant par la poste que par messager, et distribuer le courrier aux membres du personnel. 6) Réaliser du travail de bureau général, notamment mettre à jour les formulaires et les publications, veiller au bon fonctionnement des appareils de bureau et en coordonner l'entretien, faire l'inventaire périodique des biens mobiliers et attrayants, faire les arrangements nécessaires pour les réunions, coordonner et administrer le système téléphonique du bureau, et photocopier et distribuer des documents. Assurer des services de relève pour ce qui concerne la sûreté au bureau et la sauvegarde de secours des données du serveur. 7) Effectuer d'autres tâches confiées par le gestionnaire et les superviseurs.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Cet emploi requiert un niveau avancé de français oral. Entrée au clavier, traitement de texte et saisie de données conformément aux normes.

Connaissances :

Le poste exige une bonne connaissance des sections pertinentes du manuel d'administration de même que des politiques, procédures et pratiques d'administration de bureau de manière à pouvoir fournir du soutien administratif au district (p. ex., traitement et exécution des achats, inventaire des biens, respect des procédures financières et d'achat, ainsi que respect des normes du ministère en matière de correspondance). Le poste exige une bonne connaissance du calcul pour le rapprochement mensuel des comptes de cartes d'achat et de la petite caisse. Le poste exige une bonne connaissance de logiciels spécialisés, y compris de traitement de textes, de base de données et de feuille de calcul électronique (p. ex., MS Word, Excel, Outlook, PowerPoint, Lotus Notes, Access, et, dans une moindre mesure, WordPerfect, Quattro-Pro, Corel Presentation) afin d'entrer de l'information et de produire des lettres, des dossiers d'actualités, des documents juridiques, des notes de service, des rapports, des comptes rendus de réunions et des présentations à l'aide du logiciel ou de l'outil informatique le mieux adapté à la tâche à accomplir. Le poste exige une bonne connaissance des bases de données et des systèmes de gestion du temps automatisés (p. ex., SID, systèmes de bases de données du district et de la région) afin de répondre en temps utile et de fournir de l'information à la suite de demandes d'accès à l'information en administrant des systèmes de suivi de rappel, en accédant à des bases de données et en repérant de l'information. Le poste exige une bonne connaissance des sections pertinentes de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée afin de vérifier l'exactitude des estimations des frais, de veiller à ce que les délais réglementaires soient respectés et de répondre aux demandes générales en consultant des dossiers électroniques et imprimés, en repérant de l'information et en préparant des estimations aux fins d'approbation. Le poste exige une bonne connaissance des procédures de sauvegarde de secours des données du serveur afin d'assurer la constance du réseau en réalisant des sauvegardes de secours périodiques des données du réseau. Le poste exige une bonne connaissance des pratiques et procédures de gestion des dossiers en ce qui concerne les systèmes de classement et les périodes de conservation afin d'assurer l'ordre dans les dossiers électroniques et imprimés, notamment en s'occupant du classement, de la tenue de dossiers, de l'archivage et du déchiquetage. Le poste exige une bonne connaissance des pratiques et procédures de gestion du courrier afin de traiter le courrier reçu et à expédier, en pesant et en affranchissant correctement le courrier, en remplissant les formulaires d'expédition par messager nécessaires, en coordonnant les services de livraison par messager ou par taxi, en examinant la nature du courrier et en le distribuant aux membres du personnel pertinents. Le poste exige une bonne connaissance des pratiques du ministère liées aux achats, aux stocks et à la petite caisse, y compris la façon de remplir les formulaires et d'attribuer des codes, afin d'assurer la compatibilité avec les pratiques de gestion financière et des biens en remplissant des formulaires d'enregistrement des biens et en suivant les processus financiers et de gestion lors de l'exécution et du traitement des achats de fournitures de bureau. Le poste exige une bonne connaissance des programmes ministériels exécutés par le bureau du district afin de fournir des services de réception et de répondre aux demandes générales d'information, y compris pour choisir et envoyer les brochures et les autres outils d'information qui permettront de répondre aux questions des clients.

Compétences :

Le poste exige des compétences de la communication orale en français et en anglais, pour filtrer les appels téléphoniques et les transférer aux employés pertinents, pour répondre aux demandes de renseignements, pour accueillir les visiteurs et pour préparer des réponses écrites dans la langue de correspondance du client. Le poste exige des compétences de raisonnement et de résolution de problèmes pour déterminer les questions urgentes et prioritaires et pour les hiérarchiser en fonction des autres tâches à accomplir, en se fondant sur ses connaissances du sujet. Le poste exige de compétences de raisonnement pour sélectionner le logiciel indiqué pour la production de documents administratifs (p. ex., rapports, feuilles de calcul électroniques et graphiques). Le poste exige des compétences de recherche et de vérification pour effectuer des recherches, au nom de gestionnaires ou d'autres membres du personnel qui ont demandé de réunir de l'information contenue dans des dossiers ou dans le SID (p. ex., par sujet ou en ordre chronologique). Le poste exige des compétences de jugement pour trier le courrier et déterminer les priorités et les questions qui nécessitent l'attention d'employés spécifiques. Le poste exige des compétences de jugement pour répondre aux appels des membres du public et du personnel du ministère (p. ex., déterminer s'il est souhaitable de fournir une réponse, reconnaître les priorités, diriger l'appel à un autre membre du personnel ou à un autre organisme). Le poste exige des compétences de raisonnement pour choisir la meilleure source de fournitures de bureau et de matériel en fonction des stocks et des prix. Le poste exige des compétences de raisonnement pour déterminer la source des pannes de matériel et la solution immédiate éventuelle. Le poste exige des compétences de vérification pour confirmer que les factures reflètent les estimations ou pour résoudre les problèmes de facturation. Le poste exige des compétences de communication orale et de l'entregent pour répondre poliment aux demandes présentées en personne ou au téléphone de la part des membres du public, de l'industrie et des différents niveaux de gouvernement, pour fournir et partager de l'information, pour sonder les appelants afin de déterminer la nature de leur demande et pour interroger les fournisseurs afin d'évaluer les produits et les conditions de livraison et afin de régler les problèmes de facturation. Le poste exige des compétences de rédaction pour préparer la correspondance habituelle.

Autonomie d'action :

Le poste exige de travailler conformément aux pratiques et procédures administratives établies, p. ex., soutien administratif aux activités de bureau. Le poste exige de mettre en forme des textes et de répondre aux questions de nature juridique ou générale. La consultation du superviseur sera indiquée s'il s'agit de prendre des décisions délicates ou de répondre aux questions pointues (p. ex., interpréter les règlements, questions relatives aux décisions sur les programmes). Le poste exige d'assurer l'exactitude du travail réalisé en vérifiant l'exhaustivité, la mise en forme, l'orthographe, la grammaire et la typographie. Les documents et les rapports sont passés en revue par le gestionnaire ou les membres du personnel, qui en confirmeront l'exactitude, peaufineront la mise en forme et donneront leur autorisation finale. Les questions qui dévient des politiques et procédures sont portées à l'attention du superviseur (p. ex., achat sur une base urgente).