Description du poste

Objectifs du poste :

Fournir des services de réceptionniste au public en anglais et en français; accueillir les habitués et les nouveaux clients des Archives publiques; exécuter des transactions liées aux comptes débiteurs et coordonner les opérations de collecte de revenus provenant du public et d'autres ministères et organismes gouvernementaux; fournir du soutien administratif et de bureau à l'unité des services archivistiques

Tâches et responsabilités :

1. Accueillir les membres du public à l'immeuble des Archives et leur offrir une orientation générale pour qu'ils se sentent à l'aise, leur remettre une carte d'identification de visiteur et les inscrire au cahier des arrivées/départs; inscrire les nouveaux clients pour utilisation de la salle de lecture; recevoir le courrier et les fournitures livrées par les services de messagerie ou de transport et les envoyer à la section ou à la personne appropriée. 2. Examiner tous les courriels reçus au site des renseignements généraux des Archives, les verser dans le système de gestion des services à la clientèle (Customer Service System) et les assigner à des membres du personnel selon des critères prédéterminés; repérer les demandes urgentes, les assigner en tant que priorité et aviser le superviseur. Veiller à ce que les courriels soient assignés avec régularité afin de répondre aux normes des services. 3. Répondre au standard multiligne des Archives publiques de l'Ontario (incluant la ligne 1 800 et les messages vocaux laissés en dehors des heures de bureau), transférer ou envoyer les messages par courriel au personnel, aiguiller les appelants vers la section, le membre du personnel, un autre ministère ou institution concerné(e) en utilisant une liste des numéros fréquemment appelés, le répertoire des archives en Ontario, les annuaires provinciaux et communautaires. 4. Fournir des services à la clientèle par téléphone, courrier/télécopieur et au comptoir public en répondant aux demandes de renseignements au sujet des programmes des Archives tels que les dossiers de l'état civil, l'adresse et les heures d'ouverture des Archives, les types of services offerts et les droits applicables; fournir des conseils et des explications concernant les exigences d'inscription pour les salles de lecture; informer les clients de la situation des commandes de reproduction, les diriger vers les organismes de services et des bureaux du gouvernement appropriés; surveiller les armoires vestiaires et le salon à l'usage du public pour en assurer l'utilisation appropriée. 5. Fournir aux chercheurs/clients les commandes honorées de reproduction de documents; prendre des dispositions pour les services de messagerie et de transport, selon les besoins et demandes; tenir le cahier de réservations du véhicule des Archives en y consignant les départs et les arrivées pour les réunions du personnel, les séances de formation ainsi que l'emprunt et le retour de l'équipement audio. 6. Tenir une base de données informatives et comptables pour l'enregistrement des commandes des clients, la préparation des factures et l'enregistrement des paiements. Percevoir les droits (p. ex., commandes de reproduction, carte pour copieur) payés en argent comptant ou par chèque, mandat, carte de crédit/débit; recueillir et compter chaque semaine l'argent comptant tiré des distributrices de la salle de lecture; veiller à ce que les bordereaux de commande soient dûment remplis et fournissent la description des documents vendus, les calculs et la portée des droits pour les services, la TPS, les frais de poste et de manutention ainsi que le montant total facturé; valider les chèques; fournir des reçus; entrer les montants et types de paiement en faisant une mise à jour quotidienne des commandes honorées, postées ou remises en main propre ainsi que des paiements reçus; rapprocher l'argent comptant et préparer les relevés de la situation quotidienne cumulative et les bordereaux bimensuels de dépôt pour les faire vérifier par le superviseur des services à la clientèle, et faire les dépôts à la banque; signaler tout écart au superviseur pour qu'ils soient corrigés. 7. Informer les clients lorsque leurs commandes sont prêtes pour qu'ils viennent les chercher; préparer les commandes postales des clients en y joignant la facture appropriée; préparer les demandes de journaux pour recouvrer les fonds auprès d'autres ministères/organismes; composer des lettres courantes afin de résoudre les montants impayés et assurer le suivi des comptes en souffrance; tenir le registre central des calendriers des délais de conservation, du classement général, des analyses chronologiques trimestrielles des comptes débiteurs ainsi que des statistiques mensuelles sur les commandes de reproduction. 8. Fournir du soutien administratif et de bureau à l'unité des services archivistiques et assumer d'autres tâches affectées. Capacité de soulever des objets pouvant peser jusqu'à 22 kg (50 lb).

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Maîtrise du français oral de niveau avancé

Connaissances :

Exigences du poste : connaissance des techniques et des normes de qualité des services à la clientèle afin d'assurer que l'on réponde aux demandes/besoins de la clientèle de manière rapide et exacte en réglant les demandes de renseignements reçues au téléphone ou au comptoir; connaissance du système de standard téléphonique et des méthodes connexes pour transférer/acheminer les appels; connaissance des programmes des Archives, des services, des droits payables et des renseignements généraux sur les institutions archivistiques externes afin de donner suite aux demandes des clients ou de renvoyer les questions au personnel approprié, aux autres ministères et organismes ou institutions archivistiques; connaissance des processus financiers et administratifs touchant la perception, l'enregistrement et le dépôt d'argent comptant, de chèques, de mandats et de transactions par cartes de crédit/débit, la balance et le rapprochement de l'argent comptant, des factures pour les services rendus et des méthodes de suivi des montants impayés; connaissance du fonctionnement et du potentiel de la microinformatique et des logiciels usuels pour la saisie et la mise à jour de données; connaissance de l'utilisation de l'équipement de bureau, dont le télécopieur et le copieur; connaissance des processus et techniques de gestion de dossiers afin d'organiser et de maintenir des systèmes de classement électroniques et manuels; connaissance des systèmes et processus administratifs afin de tenir les dossiers administratifs pour les programmes de la section et du gouvernement afin de pouvoir prendre la relève du personnel de la direction et de l'unité.

Compétences :

aptitudes pour l'analyse afin de pouvoir évaluer les renseignements et s'assurer qu'ils sont complets et exacts; aptitudes pour la résolution de problèmes afin de repérer les écarts et erreurs et de les régler de manière proactive; aptitudes pour la comptabilité afin de traiter les paiements, de préparer les factures et des bilans; aptitudes pour la recherche afin de trouver les renseignements à l'appui des responsabilités administratives; aptitudes pour l'analyse afin de préparer des rapports statistiques; aptitudes pour la perception afin d'assurer la saisie exacte des données; aptitudes pour l'organisation afin de planifier et de coordonner les tâches et les priorités et de s'adapter efficacement au changement et aux nouvelles approches opérationnelles; aptitudes pour l'organisation et la gestion du temps afin d'exécuter les tâches en respectant les délais prescrits et de tenir les systèmes d'information; aptitudes pour la communication afin de préparer des documents et des lettres, d'interagir efficacement avec le personnel, de répondre avec exactitude aux demandes de renseignements du public et de maintenir la liaison avec les autres ministères pour échanger des renseignements; aptitudes pour l'administration afin de prendre des dispositions préalables aux réunions et d'offrir d'autres formes de soutien; bonnes aptitudes pour les mathématiques afin de calculer les droits à payer et à percevoir; bon discernement pour traiter les comptes et partager les renseignements avec les chefs intermédiaires, le personnel et le public.

Autonomie d'action :

Le titulaire du poste doit travailler en fonction de systèmes administratifs, politiques, processus et lignes directrices établis par le ministère, donner suite aux demandes de renseignements et fournir des services à la clientèle. Il lui incombe de déterminer les meilleures sources de renseignements pour répondre aux demandes des clients, ce qui comprend faire les aiguillages appropriés. Il exerce son autonomie d'action pour préparer les factures et des lettres courantes, traiter les questions urgentes et les demandes spéciales. Il doit suivre les processus habituels pour rapprocher le relevé quotidien des sommes en argent comptant, les chèques, mandats et transactions par cartes de débit/crédit. Ces rapprochements sont approuvés par le superviseur des services à la clientèle.