Description du poste

Objectifs du poste :

Analyser des successions ab intestat et des successions testamentaires pour déterminer la qualité d'héritier suivant les clauses des testaments et les dispositions de la Loi portant Réforme du droit des successions et de lois connexes. Entreprendre et diriger à l'échelle locale et internationale des recherches complexes sur la qualité d'héritier à l'égard de successions ab intestat ou de successions partiellement couvertes par un testament, afin d'en assurer le partage entre les héritiers légitimes. Fournir des directives aux avocats salariés, aux équipes externes de recherche et aux héritiers potentiels, et assurer la communication entre eux en vue de recueillir, d'assembler, d'analyser et de vérifier les documents présentés pour établir la qualité d'héritier, afin d'en prouver l'exactitude. S'assurer que les preuves relatives à la qualité d'héritier sont conformes aux lois et règlements connexes, et aux politiques du Bureau du Tuteur et curateur public (BTCP).

Tâches et responsabilités :

Sous la direction du chef de secteur, Services à la clientèle, Unité du Bureau du Tuteur et curateur public, qui est chargé de fournir un fiduciaire de la succession conformément aux exigences de la Loi portant Réforme du droit des successions, de tout autre texte législatif applicable et des politiques et procédures du BTCP, le titulaire du poste doit accomplir les tâches suivantes :

Engager des recherches à partir de renseignements sur les personnes décédées ou de pistes propices que lui envoient des agents des successions.

Examiner, analyser, évaluer et corroborer les documents relatifs à la qualité d'héritier obtenus de diverses sources valables en matière de partage des successions et portant sur les questions de répartition des droits. Peuvent constituer de telles sources le témoignage par affidavit, le certificat de données de l'état civil, les registres paroissiaux, l'affidavit, le registre des sépultures, le dossier de citoyenneté ou d'immigration, l'acte de propriété foncière, les documents relatifs au service militaire, les dossiers du tribunal des successions ou de tout autre tribunal, les données de recensement, les recherches sur Internet, les répertoires des villes, ainsi que divers documents d'archives.

Procéder à la recherche, à l'identification et à la localisation de tous les héritiers potentiels du même degré afin de déterminer leurs droits, qu'il s'agisse d'une personne vivante ou décédée, afin de réaliser le partage en conformité avec les lois pertinentes selon les modalités suivantes : ouvrir une enquête, souvent à partir de données fragmentaires, et consulter la documentation existante comme le lieu de résidence de la personne décédée ainsi que les documents en sa possession, et compléter ces renseignements par toute combinaison de recherches et de consultations, notamment sur Internet, avec deux personnes de noms similaires, par l'examen des passeports, et par l'étude indépendante et le suivi de la correspondance provenant des héritiers, des représentants, des amis ou de toute autre tierce partie intéressée.

Relever, dans la masse des documents reçus, les pièces de correspondance ou autres qu'il est nécessaire de traduire, et prendre des mesures à cet effet.

Communiquer avec les héritiers ou leurs représentants, le registraire général de l'état civil, le ministère des Affaires civiques et de l'Immigration, le ministère des Transports, les consulats, les maisons de soins infirmiers et les funérariums, et examiner les registres paroissiaux et de sépultures, afin de procéder à la recherche et à l'analyse de tout document au dossier concernant la personne décédée, et sur la foi de l'information obtenue au moyen de sources découvertes, poursuivre la quête d'autres preuves menant à l'identification des héritiers légitimes.

Poursuivre la recherche d'héritiers légitimes ou de légataires vivant au Canada ou ailleurs dans le monde en cherchant leur numéro d'assurance sociale ou dans les dossiers d'adoption, d'immigration, de divorce, du Régime de pensions du Canada, de service militaire et autres afin de découvrir le nom de leur conjoint, de leurs enfants, de leurs frères et sœurs ou d'autres proches parents. Effectuer des recherches d'adresses au bureau de crédit et au ministère des Transports.

Demander à des entreprises externes, des généalogistes professionnels ou des enquêteurs privés appropriés de mener des recherches en fonction des circonstances relatives à la personne décédée, négocier avec ceux-ci, octroyer les contrats et en assurer le suivi.

Transmettre les renseignements et les instructions en provenance ou à destination des héritiers ou de leurs procureurs de manière à favoriser le règlement de l'affaire.

Répondre aux questions du public sur le processus d'établissement de la qualité d'héritier ainsi que sur les procédures juridiques, les lois et les règlements connexes. Signifier occasionnellement les documents juridiques aux citoyens concernés et aux membres de la profession juridique.

Examiner toute la correspondance entrante et y réagir s'il y a lieu; rédiger les réponses appropriées devant porter sa propre signature ou celle d'un avocat.

Demander les certificats de données de l'état civil auprès des sources gouvernementales, demander au Service des finances du BTCP d'établir des relevés de compte, rédiger les quittances définitives que doivent signer les héritiers et veiller à leur réception en bonne et due forme.

Réclamer les fonds nécessaires pour réaliser le partage conformément aux quittances reçues.

Assurer la liaison avec d'autres membres du personnel du BTCP, notamment avec les représentants des clients, le personnel du Service des finances, les agents de succession, les avocats-conseils à l'interne, les chefs d'équipe, ainsi qu'avec divers membres du public pour recueillir des commentaires et des renseignements concernant leurs recherches sur la qualité d'héritier et le partage des fonds de la succession.

Rédiger divers documents juridiques comme des avis de contestation, des affidavits, des déclarations solennelles et autres concernant la qualité d'héritier.

Vérifier la véracité de la preuve pour en assurer la conformité à la Loi portant Réforme du droit des successions, cerner les questions et les enjeux juridiques en se fondant sur la connaissance des lois, règlements et politiques applicables (p. ex., les preuves contestables) et en rendre compte à l'avocat. Prodiguer des conseils et des directives aux héritiers potentiels et formuler des recommandations sur la résolution des problèmes, comme proposer l'achat d'une garantie au bénéficiaire absent pour remédier à toute lacune dans la preuve.

Constituer une chaîne complète d'éléments probants au sujet de la structure familiale sur la foi d'une analyse et d'une évaluation exhaustives des données de toutes les sources (p. ex., les données de l'état civil, les certificats, les données de recensement, les registres des lots de cimetières, les articles nécrologiques et d'autres types d'avis publiés dans les journaux, les dossiers du tribunal des successions, les dossiers du secteur immobilier et les affidavits des membres de la famille) à l'intention du tribunal, ou pour confirmer la véracité des éléments de preuve en vue de toute contestation éventuelle par l'auteur d'une réclamation successorale; dresser la liste de tous les documents servant d'appui et décrire les résultats avec exactitude, tout en relevant les lacunes et en formulant des recommandations quant au partage, dans un mémoire sur la preuve de la qualité d'héritier, rédigé selon les critères des tribunaux pour les affidavits et pouvant facilement être transformé en affidavit.

Préparer le mémoire avec les documents à l'appui et y joindre un arbre généalogique, la note des frais juridiques et les autres documents pertinents, pour constituer un ensemble qui sera soumis à l'approbation du chef d'équipe et à l'examen de l'avocat quant aux questions juridiques soulevées.

Assumer les responsabilités administratives connexes en créant des dossiers complémentaires sur la qualité; organiser, mettre à jour et gérer des systèmes de classement et de rappel informatisés ou manuels; assurer l'efficacité du système de facturation; veiller au paiement de toutes les dépenses afférentes à la qualité d'héritier (il peut notamment s'agir des frais de traduction ou de recherche, et du coût des affidavits nécessaires.)

Le chef peut assigner des tâches supplémentaires.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Exigences en matière de dotation et de permis

Connaissances :

Connaissance pratique de tous les aspects des lois applicables, comme la Loi sur les biens en déshérence, la Loi sur l'administration des successions par la Couronne, la Loi sur l'enregistrement des actes, la Loi sur le Tuteur et curateur public, la Loi sur le droit de la famille, les autres lois et la common law concernant les questions successorales; tous les aspects de la Loi portant Réforme du droit des successions en ce qui touche les successions ab intestat, les successions testamentaires et les degrés de parenté en ce qui a trait au partage; les politiques et procédures du BTCP, le fonctionnement d'un cabinet d'avocats, ainsi que les pratiques et procédures relatives à l'administration des tribunaux en vue de mener des recherches approfondies et complexes sur la qualité d'héritier à l'échelle locale et internationale en ce qui a trait au partage des successions en l'absence de testament.
Connaissance, compétence, capacité, compréhension ou expérience éprouvée en matière de traitement d'affaires successorales et de gestion des processus permettant d'accomplir les tâches suivantes : recueillir, examiner, analyser et évaluer les documents relatifs à la qualité d'héritier; rechercher, identifier, localiser et évaluer tous les héritiers potentiels de même degré; entreprendre la rédaction d'une importante correspondance et la préparation de divers documents juridiques complexes, etc.
Connaissance des techniques de recherche et des bases de données sur la qualité d'héritier en vue d'accomplir les tâches suivantes : rechercher les documents relatifs aux successions et les étudier; rechercher les bénéficiaires existants et mener une enquête à leur sujet; servir d'intermédiaire entre les diverses personnes ressources à l'intérieur et à l'extérieur de la FPO et du Canada (p. ex., poursuivre la recherche d'héritiers ou de légataires légitimes résidant au Canada ou à l'extérieur du pays; demander la tenue d'enquêtes ou la conduite d'une recherche selon les exigences du BTCP; rechercher les supports, les formes juridiques, les styles, la terminologie et la phraséologie nécessaires pour rédiger des documents juridiques tels que les avis de contestation, les affidavits, les déclarations solennelles et les autres documents juridiques concernant les questions de succession et la qualité d'héritier en fonction des résultats de recherche, des enquêtes ou des renseignements écrits obtenus (p. ex., les documents de nature juridique, médicale ou technique; les actes de naissance, de décès ou de mariage).

Connaissance de l'histoire du monde, de la scène politique mondiale et de la géographie en ce qui a trait aux mouvements de migration, aux origines ethniques, au changement de nom de villes et de pays, aux situations politiques pouvant influer sur l'accès aux dossiers (p. ex., certaines parties de l'Europe de l'Est).

Connaissance de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée en ce qui concerne la divulgation des renseignements sur les successions et sur la qualité d'héritier.

Connaissance des logiciels de traitement de texte ainsi que de logiciels connexes comme MS Office (y compris Word, Windows, Excel, Outlook, Access, Family Tree Maker) en vue d'accomplir les tâches suivantes : rédiger des lettres, mémorandums et documents juridiques complexes ainsi que des rapports et comptes rendus, en conformité avec les procédures établies.

Connaissance des applications de bases de données pour entrer, faire le suivi et mettre à jour des données dans des systèmes informatiques.

Connaissance de logiciels spécialisés tels que le Système de gestion de la comptabilité de fiducie, le Système de suivi des dossiers, Timepro, et d'autres logiciels spécialisés permettant de rédiger des documents juridiques particuliers, y compris un arbre généalogique.

Connaissance du logiciel Quicklaw et des techniques de recherche sur Internet permettant de chercher des héritiers à l'échelle internationale.

Connaissance des principes comptables permettant de réaliser un rapprochement de tous les services engagés au nom de la succession, et de s'assurer que tous les services sont facturés avant le partage de la succession entre les héritiers.

Compétences :

Le poste exige des compétences en matière de recherche et d'enquête pour trouver et examiner les documents et renseignements sur les bénéficiaires existants ou absents, ainsi que les documents relatifs aux successions (p. ex., les numéros d'assurance sociale, les dossiers d'adoption, d'immigration et de divorce ainsi que les dossiers du Programme de la sécurité de la vieillesse [SV] afin de trouver le nom des conjoints et des enfants, leurs adresses, leurs actes de naissance, de mariage ou de décès, ou des renseignements d'ordre médical, juridique ou technique)

Le poste exige aussi des compétences en matière d'analyse et de raisonnement en vue d'accomplir les tâches suivantes : examiner et analyser les documents relatifs à la qualité d'héritier et les renseignements additionnels qui en découlent (p. ex., les procurations, les affidavits des auteurs de réclamation et ceux des témoins à l'appui, les affidavits de résidents de l'Ontario, les actes de naissance, de mariage et de décès, les traductions, les documents des données de l'état civil, les testaments); identifier et localiser tous les héritiers potentiels; vérifier la véracité de la preuve et s'il y a lieu, décider qui sont les héritiers conformément à la Loi portant Réforme du droit des successions.

Est également nécessaire la capacité de réaliser des analyses méthodiques, organisées, concises et détaillées à partir d'un large éventail de renseignements provenant de sources diverses afin d'effectuer une synthèse écrite des preuves nécessaires pour établir les identités et la qualité d'héritier, notamment par la préparation d'arbres généalogiques, etc. Le poste exige une bonne capacité de raisonnement pour interpréter les procédures juridiques, ainsi que les lois et règlements, et les expliquer aux membres du public qui sont visés par des affaires de succession.

Sont également nécessaires d'excellentes capacités de communiquer verbalement et par écrit pour assurer la liaison avec le BTCP, les avocats, les agents de succession, les superviseurs et gestionnaires, les commis aux services juridiques, les hauts représentants et les représentants des clients, les héritiers et leurs représentants, les créanciers, les auteurs de recherches, les généalogistes, le registraire général de l'état civil, le ministère des Affaires civiques et de l'Immigration, les consulats, les maisons de soins infirmiers et les funérariums, ainsi qu'avec les membres du public dans le cadre des tâches suivantes : donner des conseils sur des questions politiques visées par des précédents jurisprudentiels; poursuivre la recherche d'héritiers légitimes ou de légataires résidant au Canada ou à l'extérieur du pays; demander la tenue d'enquêtes ou la conduite d'une recherche selon les exigences du BTCP; chercher des numéros d'assurance sociale, des dossiers d'adoption, d'immigration et de divorce, des dossiers du Programme de la sécurité de la vieillesse (SV) pour trouver le nom de conjoints et d'enfants; mener des recherches d'adresse dans le système du ministère des Transports (MTO), etc.; rédiger de la correspondance, des documents juridiques et des rapports complexes, détaillés et très complets devant porter sa propre signature ou celle du chef d'équipe, du gestionnaire ou de l'avocat. En cas de doute, le titulaire du poste achemine au chef d'équipe uniquement les questions qui s'écartent des politiques, des lois et des règlements en vigueur, etc.

Sont également nécessaires : la capacité de travailler sous des contraintes strictes tout en accomplissant une importante somme de travail; des habiletés interpersonnelles, une attitude professionnelle et la capacité de faire preuve de sensibilité afin de collaborer étroitement avec les héritiers (habituellement des personnes âgées) et leurs représentants, de les guider et de les soutenir; le sens de l'organisation et une capacité manifeste de travailler de façon autonome avec un minimum de supervision; des aptitudes à la négociation et un excellent discernement au moment de conseiller les héritiers potentiels et leurs représentants, de conclure des contrats avec les généalogistes, de transmettre les renseignements ou les instructions destinées aux avocats ou qui en émanent, d'interpréter et d'expliquer les procédures juridiques ainsi que les lois et règlements, et de signifier des documents juridiques aux membres du public et aux avocats; la capacité de présenter de façon concise des séries complexes d'événements en ce qui a trait aux relations juridiques entre les héritiers potentiels et l'actif de la succession; la capacité d'interpréter un volume important de renseignements complexes, d'en faire la synthèse et de tirer un résumé concis des faits essentiels; la maîtrise du traitement de texte; la maîtrise de la dactylographie selon les normes de la FPO; une connaissance avancée de la langue française orale et écrite.

Autonomie d'action :

Le titulaire du poste travaille de façon autonome avec un minimum de supervision. Il prend des décisions fondées sur la véracité des preuves de la qualité d'héritier, la pertinence des questions d'ordre juridique, la conformité aux lois et règlements connexes et le respect des politiques et procédures du BTCP.
Le titulaire du poste accomplit les tâches suivantes : cerner les questions et implications juridiques à la lumière de sa connaissance des règlements et politiques applicables (p. ex., les preuves contestables, les renseignements manquants); soumettre les questions juridiques à l'avocat et fournir des conseils et recommandations en conséquence; porter les questions litigieuses à l'attention du superviseur, si nécessaire, et fournir des conseils et recommandations sur l'avancement des recherches et la résolution des problèmes (p. ex., les lacunes dans la preuve).
Une démarche autonome est nécessaire pour accomplir les tâches suivantes : amorcer une recherche pour retrouver des héritiers, recueillir une série de preuves pour établir la structure familiale; réaliser la synthèse des éléments de preuve, y compris un arbre généalogique, dans un rapport démontrant la qualité d'héritier et la preuve d'identité.
Les éléments suivants peuvent servir de lignes directrices : les règles et procédures en vigueur, les modes de fonctionnement des cabinets d'avocats, les procédures et politiques connexes, les lois et règlements pertinents, les procédures, pratiques et échéances judiciaires (p. ex., la signification de documents en vertu d'un article particulier de la loi; la rédaction de réclamations successorales au nom de clients du Tuteur et curateur public [TCP]; l'organisation de projets et d'affectations au nom d'un avocat, dont la constitution et l'évaluation de la preuve, l'examen des documents et des comptes présentés au TCP)
Le titulaire du poste amorce la recherche des bénéficiaires existants ou manquants et l'examen des documents relatifs à la succession. Une démarche autonome est nécessaire pour accomplir les tâches suivantes : rédiger une importante correspondance devant porter sa propre signature ou celle du chef d'équipe, du gestionnaire ou de l'avocat, ainsi que divers documents juridiques
tels que les avis de contestation, les affidavits, les déclarations solennelles et les autres documents juridiques concernant les questions de succession et la qualité d'héritier en fonction des résultats de recherche, des enquêtes ou des renseignements écrits obtenus.
Il est normalement possible de détecter et de rectifier les erreurs, mais non sans y consacrer beaucoup de temps et de ressources. Les erreurs suivantes peuvent engager sérieusement la responsabilité civile du Tuteur et curateur public : l'omission d'identifier les héritiers légitimes, l'omission de présenter un élément de preuve décisif permettant de garantir la véracité de la preuve, l'omission d'assurer la conformité aux règlements et exigences du BTCP, l'omission de faire une synthèse très concentrée et exacte de la preuve dans un rapport établissant la qualité d'héritier et la preuve d'identité avec des arbres généalogiques à l'appui, etc. Chacune de ces erreurs peut avoir pour conséquence d'évincer les héritiers légitimes et de faire admettre des tiers au partage de l'actif de la succession.
Le titulaire du poste est tenu de veiller à ce que la facture de tous les services fournis auparavant (p. ex., la recherche, les affidavits, les traductions, le coût du cautionnement des bénéficiaires absents) soit envoyée à la succession avant la distribution des fonds aux héritiers, et de veiller au paiement de toutes les factures en réquisitionnant des chèques ou des traites bancaires, souvent dans des devises différentes.

Le titulaire du poste se charge de la mise à jour de la gestion des systèmes informatisés, du bordereau et du système de facturation du travail accompli.

Le titulaire du poste doit agir de façon autonome pour se conformer aux normes de rendement du BTCP. Il recommande des modifications aux politiques et procédures existantes du BTCP à la lumière de tout problème systémique afférent à la recherche de la qualité d'héritier et à la distribution des fonds aux héritiers de clients défunts.