Description du poste

Objectifs du poste :

Agir comme greffier/greffière et registraire dans toutes les audiences de la Cour de justice de l'Ontario et de la Cour supérieure de justice en assumant les fonctions suivantes : s'occuper du travail de bureau avant, pendant et après le déroulement des audiences, assurer l'administration générale du tribunal et aider les juges en anglais et en français.

Tâches et responsabilités :

Préparer et maintenir la salle d'audience pour les audiences en assurant la disponibilité des formules, des fournitures et de l'équipement; afficher le rôle, recueillir les renseignements et les dossiers avec les documents administratifs supplémentaires comme les rapports et les pièces justificatives; faire le suivi des documents manquants, s'il y a lieu. • Assurer la liaison avant, pendant et après le déroulement des audiences avec le personnel du tribunal, les juges, les clients, les travailleurs d'organismes, les interprètes et autres parties concernées, pour coordonner et mettre à jour les changements et fournir de l'aide dans les procédures de la salle d'audience, le protocole et les services judiciaires disponibles. • Participer à la sélection du jury, et s'occuper aussi des récusations motivées, faire prêter serment, demander aux jurés, un par un, leur verdict et recevoir le verdict des jurés. • Ouvrir, suspendre et ajourner les audiences; maintenir l'ordre et le décorum dans la salle d'audience; faire prêter serment; assurer la présence des agents de sécurité ou s'assurer de pouvoir les appeler au besoin; s'assurer que la salle d'audience est fermée à clé lorsqu'il y a audience à huis clos; s'assurer que la salle d'audience est fermée à clé durant les pauses et à la fin de la journée, après le départ des membres du public. • Appeler et lire les accusations aux personnes accusées, faire prêter serment, lire les avis et les choix, enregistrer les choix, les plaidoyers, les noms des parties et des avocats dans le registre d'audience; déposer les procès-verbaux selon la façon adéquate. • Assurer la liaison régulièrement avec le coordonnateur des procès pour ce qui est des dates d'audience disponibles, du statut des causes, de la poursuite des audiences, des nouvelles audiences qui sont fixées, des heures inhabituelles de début des séances; informer le coordonnateur des procès de la date et de l'heure auxquelles le tribunal a besoin d'aide d'un autre tribunal ou peut fournir son aide. • Recevoir, marquer et enregistrer toutes les pièces justificatives et veiller à ce qu'ils soient en sécurité jusqu'à leur retour à la salle des pièces à la fin de la journée au cours de laquelle l'audience avait lieu. Veiller à ce que les drogues, armes et matières explosives soient retournés à la partie pertinente, conformément au protocole; maintenir la salle des pièces et classer les cartes de manière méthodique; aider à la destruction des pièces justificatives à la fin de la période de conservation, conformément aux règlements et au protocole local. • Endosser avec exactitude les renseignements et les rôles du tribunal avec les plaidoyers, les décisions, les interdits de publication, les motifs d'ajournement, les diverses ordonnances judiciaires, les suramendes compensatoires, les noms de parties en comparution, les futures dates d'audience et l'annulation des futures dates d'audience, conformément au protocole local; mettre en évidence les points qui exigent une attention urgente comme la commande des services des interprètes, les transferts, la préparation des ordonnances d'interdiction de communiquer et les commandes avec des dates de retour rapprochées. S'assurer que les feuilles d'endossement soient dûment remplies et avec précision en indiquant l'information requise; faire des renvois au dossier judiciaire pour confirmation. • Obtenir l'endossement de l'officier de justice, le cas échéant, et veiller à ce que les documents soient bien remplis, avec exactitude, en y apposant les signatures; • Préparer avec exactitude tous les documents juridiques et autres documents administratifs, selon les directives de l'officier de justice ou conformément aux lois, règlements ou directives propres à l'administration de la justice; veiller à ce que ces documents soient signés, lus et distribués conformément aux politiques et protocoles. • Compléter avec précision les données statistiques requises sur les feuilles d'information statistique, selon les besoins; entrer les données dans le système informatique comme ICON ou FRANK. • Accepter les sommes ou biens déposés pour les mises en liberté sous caution après les heures d'ouverture du tribunal et les mettre dans un lieu sûr, conformément au protocole local. • Modifier et signer les documents conformément au pouvoir délégué de signature; vérifier les documents administratifs pour leur exactitude avant de signer.
• Préparer, tester et faire fonctionner un équipement audio et vidéo dans les tribunaux comme le système WASH, le système de renvoi par vidéo et les salles d'audience conviviales pour les enfants, conformément au manuel et au protocole local.
• Préparer le rôle pour les audiences tenues les fins de semaine et les jours fériés (WASH) en se fondant sur les renseignements reçus; extraire les mandats/renseignements locaux; veiller à ce que les documents reçus d'organismes d'exécution soient dans le bon ordre et, dans le cas contraire, contacter l'organisme d'exécution pour rectifier la situation; aider le personnel du bureau en télécopiant les documents de renvoi ou de mise en liberté aux organismes d'exécution; retourner tous les documents nécessaires aux tribunaux locaux selon les besoins.
• Compléter toutes les fonctions administratives qui contribuent au progrès des causes dans l'appareil judiciaire et de, du début jusqu'à la fin.
• Fournir de l'aide et de la formation aux autres et des conseils techniques continus concernant les procédures judiciaires, les politiques et les protocoles.
• Participer à des séances de formation, des réunions, des cours et des conférences selon les besoins par le chef de service ou la personne nommée.
• Fournir des recommandations au superviseur, concernant des changements aux procédures et protocole dans le but d'améliorer le service aux tribunaux.
• D'autres fonctions, selon leur attribution.

Exigences - dotation et attestation des compétences :

Le poste des compétences en français, à l'oral et à l'écrit, au niveau avancé.

Connaissances :

Le poste exige la connaissance de certaines lois fédérales et provinciales, notamment la Loi sur les tribunaux judiciaires, le Code criminel du Canada, les Règles de procédure civile, la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la Loi réglementant certaines drogues et autres substances, la Loi sur les aliments et drogues, la Loi sur le droit de la famille, la Loi sur le divorce, la Loi sur les ordonnances alimentaires d'exécution réciproque et la Loi de 1996 sur les obligations familiales et l'exécution des arriérés d'aliments pour comprendre la nature des audiences de la cour et les exigences et processus juridiques connexes. Le poste exige des connaissances des pratiques, procédures et directives judiciaires pour assurer le bon fonctionnement du tribunal; traiter et préparer les documents judiciaires et assumer des fonctions de bureau et les fonctions administratives relatives à l'administration de la justice. Le poste exige la connaissance des normes de service et la conformité à ces normes en traitant avec les clients par téléphone, en personne ou par correspondance. Le poste exige des connaissances des logiciels de l'ordinateur personnel comme MS Word, MS Outlook, Excel, ICON et FRANK pour préparer les documents et ordonnances judiciaires, entrer l'information, y accéder et effectuer des recherches. Le poste exige les connaissances techniques pour utiliser l'équipement audio et vidéo afin d'assurer le bon fonctionnement du tribunal.

Compétences :

Le poste exige des aptitudes à la communication orale pour traiter avec efficacité et établir des relations professionnelles avec les juges, les avocats, les parties, la police et le personnel d'organismes et du tribunal. Le poste exige des aptitudes à la communication orale pour expliquer et discuter des exigences ou des arrangements et du déroulement des événements en cour, obtenir des renseignements supplémentaires après les audiences et répondre aux demandes de renseignements. Le poste exige des aptitudes à la communication orale pour s'adresser au public, par exemple ouvrir, suspendre ou ajourner les audiences et placer les causes devant les juges, lire les actes d'accusation aux accusés, appeler les témoins, faire prêter serment, lire les avis et les choix. Le poste exige des aptitudes à la communication par écrit pour enregistrer l'information relative à chaque cause présentée en cour, par exemple les choix, les plaidoyers, les participants, les directives et demandes de renseignements et de suivi des juges, nécessaires par exemple pour les rapports présentenciels, les renvois, les documents et ordonnances de probation. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle s'assure que tous les intervenants, comme les avocats, les parties, les procureurs de la Couronne, soient présents ou qu'on en tienne compte, en parlant aux clients devant le tribunal pour confirmer les noms et vérifier la présence des personne et s'assurer de l'exclusion des témoins. Le poste exige le repérage et la récupération de documents ou de parties en assurant le suivi avec les avocats, les membres de la profession médicale, la police et le personnel des organismes et du ministère. Le poste exige la souplesse et la volonté de s'adapter et de travailler avec efficacité conformément aux protocoles et aux procédures tout en établissant les priorités des mesures de manière efficace pour répondre aux nombreuses difficultés comme la non-comparution de parties, les règlements de dernière minute, les demandes d'ajournement et l'anticipation d'ajustements aux horaires du tribunal, le déroulement des causes et le classement des dossiers et des pièces justificatives. Le poste exige un jugement pour maintenir le décorum de la salle d'audience, respecter le calendrier professionnel de la FPO et la dignité du système de justice. Le poste exige des compétences organisationnelles pour établir les priorités et planifier le travail avec efficacité dans un milieu à charge de travail élevée et aux échéances serrées comme les audience sur les premières comparutions, les audiences des fins de semaine et jours fériés et les audiences de mise en liberté sous caution. Le poste exige des aptitudes à la dactylographie exacte pour préparer les documents sur un terminal d'ordinateur. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle écoute pour s'assurer que les endossements soient saisis dans le compte rendu sténographique. Le poste exige des compétences analytiques pour déterminer si les documents administratifs ont été complétés conformément aux exigences juridiques et endossements judiciaires. Le poste exige des compétences en français à l'oral et à l'écrit.

Autonomie d'action :

Le poste exige que le travail soit accompli conformément aux lois, directives, politiques et protocoles. Le poste exige que le travail soit accompli sous la direction de l'officier de justice en cour. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle délègue le pouvoir de signature légal sur des documents juridiques conformément à la loi, comme les mandats, les ordonnances de probation et les jugements par défaut. Les documents signés comportant des renseignements inexacts pourraient avoir de graves conséquences juridiques, par exemple une détention ou une mise en liberté par suite d'une erreur judiciaire et des suspensions permis contre-indiquées. Le poste exige la nécessité de déterminer ses propres priorités de travail et de résoudre la plupart des problèmes reliés au travail de manière indépendante. Le poste exige la capacité de travailler en coopération avec les membres d'une équipe. Le poste exige de son titulaire qu'il ou qu'elle organise de manière indépendante des audiences de fins de semaine et les jours fériés. Le poste exige que soient renvoyées à l'attention du superviseur les questions inhabituelles ou litigieuses comme les conflits avec le protocole, les clients difficiles, ou les situations inhabituelles. Le poste peut faire l'objet d'un examen d'exactitude dans la préparation de documents par le chef de groupe ou le superviseur.