Étudiant - Adjointe ou adjoint de bureau

Vous êtes aux études et souhaitez faire progresser votre carrière cet été? Vous désirez plus que tout faire une différence?

Le programme Perspectives d'emplois d'été offre aux étudiants et aux étudiantes l'occasion d'acquérir une expérience de travail précieuse et des compétences transférables et de se créer des réseaux professionnels.

• APPRENDRE : Lancez votre carrière, que ce soit pour développer des compétences en affaires, utiliser vos compétences en français, travailler comme aide de laboratoire ou travailler en plein air. Mettez en pratique vos connaissances apprises à l'école.


• PROGRESSER : Perfectionnez vos compétences et développez votre réseau en participant à des projets, en dirigeant des initiatives et en partageant vos idées. Mettez vos nouvelles compétences au service de vos futures expériences d'apprentissage et de travail.


• CONTRIBUER : En plus de perfectionner vos compétences professionnelles et personnelles, vous redonnerez à la collectivité. Cet été, travaillez dans l'intérêt de la population ontarienne!

L'information relative au processus de candidature, notamment le Guide de candidature, est accessible sur le site Web du programme Perspectives d'emploi d'été. Vous pourrez indiquer dans votre candidature les compétences, les préférences d'emploi et les qualifications qui font de vous la personne idéale pour ce poste.

La présente offre d'emploi s'applique à de nombreux postes dans divers ministères et lieux de travail partout en Ontario. Certaines villes se situent dans des régions éloignées de l'Ontario et ne sont peut­être pas accessibles en transport en commun. Vérifiez attentivement les lieux de travail à l'aide de Google Maps et choisissez SEULEMENT les villes où vous êtes en mesure de vous rendre et de travailler.

Nota : Les ministères ne couvrent pas les frais de déménagement ni l'hébergement.

Au sujet de l'emploi

Description de l'emploi :

Pour soutenir une équipe dans l'exécution de multiples fonctions administratives, vous pourriez avoir l'occasion d'effectuer une partie ou l'ensemble des tâches suivantes :

• Préparer et organiser la correspondance, accomplir des tâches de saisie de données et de traitement de texte et créer divers documents.


• Fournir une aide aux services à la clientèle en accomplissant des tâches de réception, en répondant aux demandes de renseignements internes et publiques et en remplissant des fonctions de caissière ou de caissier, notamment en traitant des paiements et en effectuant des calculs mathématiques de base avec précision.


• Participer à des projets d'archivage et de classement de petite ou grande envergure en respectant un ensemble de règles définies pour le classement et la destruction des dossiers; utiliser des outils technologiques pour classer les documents.


• Effectuer des recherches et des analyses et saisir des données.


• Planifier, organiser, coordonner et gérer le travail assigné quotidiennement.

Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

Vous devez répondre à tous les critères d'admissibilité au premier jour de l'emploi afin d'être admissible à ces postes.

1. Statut d'étudiant : Pour obtenir un emploi d'été, vous devez avoir le statut d'étudiant, c'est­à-dire être inscrite ou inscrit dans un établissement d'enseignement secondaire ou postsecondaire (en ce moment ou pour la session d'automne) ou avoir obtenu un diplôme au cours des six derniers mois. Par exemple, si vous avez terminé vos études en janvier, vous pouvez postuler un emploi d'été pour étudiants à la fonction publique de l'Ontario et commencer à l'occuper au plus tard en juin de la même année.


2. Âge : La plupart des postes sont réservés aux étudiantes et aux étudiants de 15 à 24 ans, ou de 29 ans et moins dans le cas de personnes handicapées. Toutefois, certains postes exigent que vous ayez au moins 18 ans en raison de la nature du travail. En date du 1er mai 2017, vous devez respecter toutes les conditions liées à l'âge.


3. Lieu de résidence : Vous devez résider en Ontario pendant la durée de l'emploi.


4. Droit de travail – Droit de travail au Canada : Vous devez avoir le droit de travailler au Canada, ainsi qu'un numéro d'assurance sociale (NAS) valide au moment de l'embauche.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Compétences en communication écrite pour consigner des conclusions et des données et pour préparer divers documents, par exemple des rapports, des présentations et des procès-verbaux.


• Compétences en services à la clientèle, en communication orale et écrite et en écoute active pour accomplir des tâches de réception, répondre aux demandes par téléphone, par courriel et en personne et fournir des renseignements aux clients internes et au public.


• Esprit d'initiative et aptitudes interpersonnelles pour collaborer au sein d'une équipe multidisciplinaire.

Compétences et connaissances techniques

• Expérience de l'utilisation d'applications de Microsoft Office, entre autres du traitement de texte Word et du tableur Excel, ainsi que de bases de données, de logiciels de messagerie électronique et d'Internet pour faire des recherches et préparer divers documents.


• Connaissance des services administratifs pour traiter des paiements et effectuer des calculs mathématiques de base avec précision.


• Capacité à trouver, à récupérer et à archiver des dossiers avec précision; connaissance ou expérience des systèmes de gestion de dossiers électroniques et papier pour récupérer, classer, gérer et archiver des documents.


• Connaissance de la gestion des documents pour veiller à ce que les dossiers du ministère soient tenus conformément aux normes ministérielles.


• Saisie de données avec précision et production de rapports avec un grand souci du détail.

Compétences en analyse et en organisation

• Compétences en recherche et en analyse pour recueillir, analyser et résumer de l'information et pour formuler des recommandations.


• Connaissance théorique et pratique de la conservation des documents pour rechercher des documents, établir des liens et déterminer les documents à archiver.


• Capacité à utiliser Internet et d'autres sources pour recueillir et agréger des données, analyser et saisir les conclusions tirées des données et résumer de l'information.


• Compétences en planification et en organisation pour recueillir, organiser, analyser et vérifier des données par l'examen de dossiers et de rapports et par d'autres moyens.


• Sens de la discrétion et du tact dans le traitement de renseignements confidentiels.


• Capacité à travailler seul ou en équipe; capacité à planifier et à organiser son travail et à établir la priorité des tâches pour respecter des échéances concurrentes.

Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.

• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, certains postes peuvent exiger de la part des meilleurs candidats et candidates qu'ils se prêtent à une enquête de sécurité en fonction de la nature du travail. Veuillez consulter les renseignements ci-dessous pour connaître l'enquête de sécurité exigée pour ce poste, le cas échéant.

  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité, la Division des services relatifs aux RH et le ministère des Services gouvernementaux et des Services aux consommateurs obtiendront, avec votre consentement écrit, toute autre enquête que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque : Si une vérification de l'aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.) Un casier judiciaire en vertu du Code criminel ou d'autres infractions à une loi fédérale ne vous rendront pas automatiquement inadmissible au poste. La vérification des antécédents sera examinée et évaluée par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de l'enquête de sécurité ne seront pris en considération qu'en ce qui concerne les tâches et les responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des enquêtes de sécurité seront conservés en toute confidentialité par le Bureau de la transition et de la sécurité.

• Certains postes dans cette offre d'emploi sont représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO), et leurs titulaires sont tenus de payer des cotisations syndicales mensuelles qui sont automatiquement déduites du chèque de paye.
  
  D'autres postes dans cette offre d'emploi pourraient être exclus de la convention collective du SEFPO (c.­à-d. pas représentés par le SEFPO) selon le secteur d'activité du ministère au sein duquel le travail s'effectue. La directrice ou le directeur de l'embauche vous informera du secteur d'activité au cours du processus de recrutement.

  
  Si votre candidature a été soumise avec succès, vous recevrez une page de garde de confirmation pour accuser réception de votre candidature. Si vous ne recevez pas de page de garde de confirmation, il est probable que votre candidature n'ait pas été reçue, auquel cas nous vous recommandons de la soumettre à nouveau. Si vous n'avez toujours pas reçu de message de confirmation, communiquez avec nous à l'adresse SEO@ontario.ca pendant la période d'affichage. Nous ne pourrons pas vous aider avec votre demande d'emploi après la date de clôture de l'offre.

Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.