RÉCEPTIONNISTE ET COMMIS AU SUIVI DE LA CORRESPONDANCE

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Au ministère du Développement du Nord et des Mines, l'inclusion et la diversité sont des priorités. Inclusif et exempt de préjugés ou de toute forme de discrimination, notre milieu de travail permet aux employés de contribuer pleinement grâce à leurs compétences et capacités.

Joignez-vous à notre équipe pour accomplir dans les deux langues les tâches de réceptionniste et le travail de bureau lié au suivi de la correspondance pour le Bureau du sous-ministre.

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Au sujet de l'emploi

Vous devrez :

• répondre aux appels entrants, répondre à des questions d'ordre général, ainsi qu'accueillir les visiteurs;
• préparer et rédiger la correspondance;
• trier et distribuer le courrier entrant;
• effectuer le travail de bureau à l'aide du système de suivi de la correspondance;
• assister l'adjointe administrative ou à l'adjoint administratif du sous-ministre dans ses fonctions.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

• Maîtrise de l'anglais et du français oral de niveau avancé.

Compétences administratives :

• Connaissance des politiques, des processus et des pratiques du travail de bureau afin de fournir du soutien au Bureau de gestion de la correspondance (BGC)
• Connaissance des procédures liées aux appareils téléphoniques multilignes et à la réception d'appels, incluant la connaissance des normes en matière de qualité de service.
• Expérience en correction d'épreuves pour la correspondance, à savoir vérification de la mise en page, de l'orthographe, de la grammaire et de la terminologie.
• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs, les numériseurs et les télécopieurs.

Compétences en service à la clientèle et en communication :

• Compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles, afin de répondre aux questions, d'accueillir les visiteurs et de satisfaire aux besoins des clients.
• Compétences manifestes en communication orale et écrite en vue de répondre avec tact et diplomatie aux questions du public, des professionnelles et professionnels, du personnel de direction et des fonctionnaires.
• Aptitudes marquées pour le travail d'équipe

Compétences en informatique :

• Connaissances des logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données et de communication, comme Word, Excel et des logiciels de courrier électronique.
• Connaissances des systèmes de suivi de la correspondance pour entrer des données, tenir à jour des dossiers et effectuer des recherches.

Aptitudes organisationnelles et pour l'établissement des priorités :

• Aptitudes organisationnelles pour définir les tâches prioritaires et pour respecter les délais établis et les échéances concurrentes.
• Capacité de raisonnement et de résolution de problèmes pour déterminer le volume de renseignements à fournir et établir les priorités (urgences).

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• N-ND-108741/17

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.