RÉCEPTIONNISTE ET COMMIS AU SUIVI DE LA CORRESPONDANCE

Au ministère du Développement du Nord et des Mines, l'inclusion et la diversité sont des priorités. Inclusif et exempt de préjugés ou de toute forme de discrimination, notre milieu de travail permet aux employés de contribuer pleinement grâce à leurs compétences et capacités.

Joignez-vous à notre équipe pour accomplir dans les deux langues les tâches de réceptionniste et le travail de bureau lié au suivi de la correspondance pour le Bureau du sous-ministre.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :

• répondre aux appels entrants, répondre à des questions d'ordre général, ainsi qu'accueillir les visiteurs;
• préparer et rédiger la correspondance;
• trier et distribuer le courrier entrant;
• effectuer le travail de bureau à l'aide du système de suivi de la correspondance;
• assister l'adjointe administrative ou à l'adjoint administratif du sous-ministre dans ses fonctions.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• Maîtrise de l'anglais et du français oral de niveau avancé.

Compétences administratives :

• Connaissance des politiques, des processus et des pratiques du travail de bureau afin de fournir du soutien au Bureau de gestion de la correspondance (BGC)
• Connaissance des procédures liées aux appareils téléphoniques multilignes et à la réception d'appels, incluant la connaissance des normes en matière de qualité de service.
• Expérience en correction d'épreuves pour la correspondance, à savoir vérification de la mise en page, de l'orthographe, de la grammaire et de la terminologie.
• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs, les numériseurs et les télécopieurs.

Compétences en service à la clientèle et en communication :

• Compétences en service à la clientèle et en relations interpersonnelles, afin de répondre aux questions, d'accueillir les visiteurs et de satisfaire aux besoins des clients.
• Compétences manifestes en communication orale et écrite en vue de répondre avec tact et diplomatie aux questions du public, des professionnelles et professionnels, du personnel de direction et des fonctionnaires.
• Aptitudes marquées pour le travail d'équipe

Compétences en informatique :

• Connaissances des logiciels de traitement de texte, de gestion de bases de données et de communication, comme Word, Excel et des logiciels de courrier électronique.
• Connaissances des systèmes de suivi de la correspondance pour entrer des données, tenir à jour des dossiers et effectuer des recherches.

Aptitudes organisationnelles et pour l'établissement des priorités :

• Aptitudes organisationnelles pour définir les tâches prioritaires et pour respecter les délais établis et les échéances concurrentes.
• Capacité de raisonnement et de résolution de problèmes pour déterminer le volume de renseignements à fournir et établir les priorités (urgences).

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 7 juillet 2017 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.