AGENTE OU AGENT DE SOUTIEN ADMINISTRATIF, SERVICES DE PROBATION

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Vous voulez travailler au sein d'une équipe formidable pour aider les jeunes à risque? Venez mettre à profit vos solides compétences en administration et en résolution de problèmes au ministère des Services à l'enfance et à la jeunesse, où vous offrirez du soutien opérationnel et administratif à la division et aiderez les agentes et agents de probation à réinsérer et à réadapter les jeunes à risque et les jeunes contrevenants.

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Au sujet de l'emploi

• Transcrire et taper de la correspondance, des rapports et des documents.
• Assurer les fonctions de téléphoniste et de réceptionniste.
• Tenir les dossiers des clients et du bureau.
• Aider les agentes et agents de probation à préparer, à rechercher et à mettre à jour des documents et des dossiers.
• Saisir, vérifier et interpréter des données informatisées pour assurer un calcul exact des peines.
• Assurer la liaison avec les autres bureaux, les tribunaux et les intervenants concernés pour échanger des renseignements et résoudre des problèmes.
• Distribuer le courrier et les messages de façon appropriée.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé.

Connaissances techniques

• Connaissance des politiques, des procédures et des pratiques applicables au travail de bureau pour offrir du soutien administratif à la division, par exemple pour traiter les factures et les demandes de remboursement et effectuer des achats, et pour tenir des dossiers électroniques et imprimés.
• Expérience de la mise en pratique des connaissances liées aux politiques, aux lois, aux procédures et aux activités du système de justice pénale pour répondre aux demandes de renseignements, tenir à jour le Système informatique de suivi des jeunes contrevenants (SISJC), version Élite, et préparer de la correspondance et des rapports.

Compétences administratives

• Expérience probante de l'utilisation de l'arithmétique pour préparer des demandes de remboursement et tenir des dossiers financiers sur les programmes.
• Connaissance du fonctionnement de l'équipement de bureau, comme les photocopieurs et les télécopieurs, pour photocopier des documents et transmettre de la correspondance.
• Expérience de l'organisation de réunions et de déplacements selon les besoins et l'horaire du personnel, et expérience du suivi du courrier et de la correspondance.

Compétences en résolution de problèmes et en analyse

• Compétences en résolution de problèmes pour répondre aux demandes avec tact, établir les priorités de travail et soumettre les cas à d'autres membres du personnel, au besoin.
• Extrême précision et grand souci du détail pour saisir et mettre à jour de l'information dans le SISJC Élite, calculer les peines, les dates de surveillance et les données du SISJC, et préparer et mettre à jour les dossiers des jeunes contrevenants.
• Expérience de la collecte et de l'organisation d'information et de documents pertinents ainsi que de la détermination du format qui convient le mieux aux documents.

Compétences en communication

• Compétences démontrées en communication orale pour demander et fournir de l'information au personnel du ministère et au grand public, pour offrir des services de réception ainsi que pour coordonner et organiser des réunions.
• Compétences démontrées en communication écrite pour préparer des rapports, des notes de service et des présentations contenant des graphiques ainsi que pour mettre des dossiers à jour et produire des rapports à l'aide de logiciels comme ceux de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.
  
  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)
  
  Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
• T-CF-110243/17

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.