SECRÉTAIRE JUDICIAIRE/COORDONNATEUR ADJOINT DES PROCÈS, COORDONNATRICE ADJOINTE DES PROCÈS

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Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis, où vous serez appelé ou appelée à offrir du soutien dans le domaine du secrétariat et de l'administration, en français et en anglais, à la Cour supérieure de justice de l'Ontario et à la Cour de justice de l'Ontario, aux juges mandatés ou mandatées sur une base journalière, aux juges et chefs de l'administration locale et aux juges invités ou invitées. Vous fournirez également du soutien administratif au coordonnateur ou à la coordonnatrice des procès et, au besoin, vous accomplirez des tâches attitrées au coordonnateur ou à la coordonnatrice des procès.

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Au sujet de l'emploi

Vous serez appelée ou appelé à:

• fournir aux juges des services de soutien financier, administratif et de secrétariat
• maintenir les systèmes de classement, la bibliothèque judiciaire, les livres et mettre à jour les publications
• répondre, au téléphone, par écrit et en personne, aux demandes provenant des juges, des avocats ou des avocates et du public en général concernant le statut des causes, et régler ces demandes
• préparer, distribuer, maintenir et mettre à jour les rôles d'audience et les documents judiciaires afin d'aider le coordonnateur ou la coordonnatrice des procès
• recevoir les documents avant les conférences préparatoires et les procès et veiller à ce que les documents soient remplis conformément aux règles et aux procédures établies
• aider à la préparation de l'information statistique relative aux procès et aux conférences préparatoires
• coordonner les réunions des juges, préparer les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions et participer aux projets judiciaires, au besoin

Veuillez prendre note qu'il s'agit d'un poste à temps partiel de 20 heures par semaine.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire:

• maîtriser la communication orale et écrite en français à un niveau supérieur
• être titulaire d'un permis de conduire valide
• être capable de taper 50 mots à la minute

Connaissances des tribunaux:

• vous connaissez les procédures et les pratiques relatives à la coordination des procès afin d'assurer la liaison entre les juges et tous les usagers ou usagères du système de justice
• vous êtes capable d'acquérir des connaissances en matière de lois, de règles et de règlements (p. ex., le Code criminel du Canada, la Loi sur les tribunaux judiciaires, la Loi sur le droit de la famille et les Règles de procédure civile) afin de répondre aux demandes des usagers ou usagères du système de justice

Compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles:

• vous possédez des compétences avérées en communication écrite afin de rédiger de la correspondance destinée aux avocats ou avocates et au public, de préparer des rapports factuels pour les juges et de préparer des lettres d'accusé de réception, des procès-verbaux et des demandes d'information
• vos compétences en communication orale et en relations interpersonnelles vous permettent de donner au public des explications au sujet des politiques, des procédures et de la terminologie d'un bureau d'affaires juridiques et d'interagir avec le superviseur ou la superviseure de l'administration des tribunaux, les procureurs ou procureures de la Couronne, les juges et le coordonnateur ou la coordonnatrice des procès

Connaissances et compétences en administration:

• votre connaissance des procédures en matière de secrétariat et d'administration vous permet d'offrir des services de soutien, comme classer et distribuer le courrier, commander des fournitures de bureau, maintenir des systèmes de classement, répondre et rediriger des demandes, organiser des déplacements et des réunions, etc.
• vous êtes capable de déterminer les procédures et processus administratifs appropriés lorsque vous devez dactylographier selon les normes de taper 50 mots à la minute, préparer des documents juridiques et traiter de la correspondance

Compétences en résolution de problèmes:

• vous êtes capable d'évaluer la charge de travail des tribunaux, de répertorier les volumes élevés de causes et de recommander des solutions en cas de conflits ou de problèmes d'horaire des procès
• vous êtes capable de répertorier les problèmes qui causent des retards, en faisant le suivi de l'avancement de toutes les causes, du retard accumulé, de l'issue des procès et des statistiques des charges de travail

Compétences informatiques:

• vous connaissez les ordinateurs et les logiciels connexes comme Microsoft Word, Excel et Quicklaw en vue d'établir des horaires, de faire de la recherche et de rédiger des lettres, des notes de service, des rapports et des documents juridiques

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.
  
  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)
  
  Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
• T-AG-111074/17

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.