ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF

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Voici votre chance de vous joindre à la Division des opérations relatives à l'aide sociale pour prêter main-forte à l'équipe de gestion du Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées.

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Au sujet de l'emploi

Vous devrez exécuter diverses tâches administratives comme:
- répondre, ouvrir, trier et distribuer le courrier;
- rédiger les procès-verbaux des réunions;
- préparer et présenter des rapports de présence et des documents de ressources humaines;
- commander des fournitures, préparer des demandes de commande d'équipement de TI et assurer la gestion des stocks et des actifs;
- mettre à jour les manuels et les listes de distribution;
- remplacer la ou le standardiste;
- tenir à jour les systèmes de classement et les bases de données (documents électroniques et imprimés);
- répondre aux appels téléphoniques et accueillir les visiteuses et les visiteurs;
- tenir les calendriers à jour et prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et les réunions.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

Maîtrise du français oral de niveau avancé et du français écrit de niveau avancé moins.

Expérience en soutien administratif

• Expérience et connaissance des procédures et des lignes directrices administratives pour exécuter diverses tâches administratives (par exemple, tenir des registres de suivi, traiter le courrier ainsi qu'établir ou tenir à jour des systèmes de classement).
• Capacité à interpréter et à appliquer les dispositions pertinentes de diverses lois, comme de la Loi de 1997 sur le Programme ontarien de soutien aux personnes handicapées, de lignes directrices ainsi que de processus de programme connexes, pour répondre aux demandes de renseignements.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Excellentes compétences en communication orale pour répondre aux demandes de renseignements, transmettre et obtenir de l'information, acheminer les appels et coordonner des réunions avec divers intervenants (employés, entreprises, organismes de paiements de transfert, organismes communautaires, etc.) avec tact et courtoisie.
• Capacité à préparer, à réviser et à modifier divers documents écrits.
• Capacité à bien travailler en équipe.

Compétences en organisation, en établissement des priorités et en résolution de problèmes

• Excellentes compétences en raisonnement, en établissement des priorités et en organisation afin d'évaluer l'urgence de situations et de définir les priorités en cas d'échéances concurrentes.
• Capacité à cerner, à analyser et à résoudre les problèmes ainsi qu'à déterminer l'information à être communiquée dans les réponses aux demandes de renseignements ou aux plaintes.

Compétences en informatique

• Expérience dans l'utilisation de programmes logiciels comme Word, les logiciels de messagerie, Windows, Excel et PowerPoint pour préparer des lettres, des notes de service, des rapports, des contrats, des tableaux, des graphiques, des tableurs et du matériel de présentation.
• Capacité à utiliser les bases de données du ministère et celles propres au programme.
• Capacité à utiliser de l'équipement comme un photocopieur, un télécopieur et de l'équipement de vidéoconférence.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.
  
  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)
  
  Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
• W-CS-116301/18

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.