PRÉPOSÉ, PRÉPOSÉE AUX SERVICES À LA CLIENTÈLE ET AUX TRIBUNAUX – COORDONNATEUR, COORDONNATRICE DE LA GESTION DES ENREGISTREMENTS -Désigné bilingue (anglais et français)

---

Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis au sein du ministère du Procureur général, où vous agirez à titre de préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux à la Cour de justice de l'Ontario. Vous serez appelé à fournir des conseils techniques, de l'information et du soutien en vue d'offrir des services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux intervenants du système de justice.

Il est interdit à toute personne qui assume les fonctions de coordonnatrice ou de coordonnateur de la gestion des enregistrements de s'inscrire auprès du fournisseur de services indépendant comme transcriptrice ou transcripteur judiciaire autorisé (TJA) pour des emplacements de tribunal où elle assumera les fonctions de coordonnatrice ou de coordonnateur de la gestion des enregistrements. Si une personne est inscrite comme TJA pour un ou plusieurs emplacements de tribunal où elle assume les fonctions de coordonnatrice ou de coordonnateur de la gestion des enregistrements, elle devra modifier son inscription de façon à ne plus offrir ses services de transcription à ces emplacements.

---

Au sujet de l'emploi

Vous assumerez des fonctions de soutien aux tribunaux (avant, pendant et après les séances des tribunaux), soit:

• veiller à ce que tout le travail préparatoire soit effectué avant les séances quotidiennes des tribunaux (p. ex., la préparation et la présentation des pièces et la distribution des registres de la Cour);
• préparer et présenter tous les documents judiciaires et veiller à ce qu'ils soient exacts et complets;
• installer et surveiller les appareils de technologie vidéo servant aux comparutions devant les tribunaux et résoudre les problèmes techniques;
• faire régner l'ordre et le décorum dans la salle d'audience (p. ex., faire prêter serment et faire les mises en garde, relayer les ordonnances du tribunal et fixer les dates d'ajournement);
• assurer la liaison avec le personnel judiciaire, la magistrature et les différents intervenants en vue de veiller à la bonne gestion des dossiers;
• préparer les documents judiciaires et vérifier s'ils sont exacts et complets, conformément aux exigences législatives et aux règles de procédure;
• coordonner et gérer les tableaux des jurés et toutes les fonctions en lien avec les jurys.

Vous donnerez du soutien aux clients au comptoir public et au greffe du tribunal, soit:

• offrir en tout temps aux clients des services professionnels et respectueux;
• déterminer la nature et l'ampleur des besoins des clients relativement aux exigences du tribunal;
• donner des conseils aux clients et les guider en ce qui a trait aux lois, aux règles, aux procédures et aux politiques;
• veiller à ce que tous les documents déposés soient exacts et complets et que les délais soient respectés;
• préparer les documents judiciaires et les signer en vertu des pouvoirs légaux conférés au greffier de la Cour (p. ex., les mandats d'incarcération, les ordonnances de non-communication et les déclarations assermentées);
• recevoir, suivre et traiter les commandes de transcriptions à l'interne (p. ex., les ordonnances judiciaires) et les enregistrements judiciaires et accéder aux demandes d'enregistrements audio;
• choisir, à partir de la liste de transcripteurs autorisés par les tribunaux de l'Ontario, un transcripteur autorisé par les tribunaux pour faire les transcriptions qui ont été commandées;
• transmettre aux transcripteurs les exigences judiciaires en ce qui a trait aux échéances, au paiement et à la livraison;
• répondre aux questions relatives à la distribution autorisée des dossiers judiciaires;
• veiller à ce que les enregistrements électroniques soient entreposés dans un endroit sécuritaire et fermé à clé et que l'accès soit réservé aux personnes autorisées seulement;
• veiller à ce que la conservation, le maintien et l'accès aux dossiers soient conformes aux lois, aux politiques judiciaires et aux ordonnances des tribunaux (p. ex., la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents et les enregistrements scellés);
• saisir correctement l'information judiciaire et les documents déposés, en dresser la liste et les mettre à jour dans les systèmes manuels ou informatisés afin de veiller à ce que l'information disponible soit la plus à jour possible;
• enregistrer des statistiques et préparer des rapports produits par le système;
• traiter les documents déposés, les droits, la restitution, les amendes et les paiements;
• émettre des factures et rédiger de la correspondance;
• aider à la gestion des pièces et gérer les dossiers courants et archivés.

---

Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire:

• vous êtes en mesure de travailler durant les fins de semaine et les jours fériés;
• vous êtes en mesure de vous déplacer dans les autres endroits où se trouvent des tribunaux;
• vous êtes titulaire d'un permis de conduire valide (au besoin);
• vous maîtrisez l'anglais oral et écrit ainsi que le français oral et écrit à un niveau avancé (le cas échéant, pour les postes bilingues).

Compétences en matière de communication et de service à la clientèle

• vous possédez une connaissance avérée des principes et des normes en matière de service à la clientèle en vue de toujours offrir aux clients des services professionnels, accessibles et adaptés à leurs besoins;
• vous possédez des aptitudes en matière de collaboration, de cohésion d'équipe et de mentorat en vue d'exercer un leadership, de donner des conseils techniques au personnel judiciaire, de le guider et de l'encadrer;
• vous faites preuve d'un comportement professionnel et respectueux en vue de veiller à ce que votre milieu de travail soit exempt de partialité, de harcèlement et de discrimination;
• vous êtes capable de donner des explications concises et d'apporter des éclaircissements relativement à de l'information complexe (p. ex., les Règles de procédure civile, les lignes directrices, les procédures et les lois);
• vous êtes capable d'assurer la liaison avec le public, les membres de la communauté juridique et le personnel des palais de justice et d'établir des relations avec eux en vue de fournir de l'information et du soutien relativement aux ordonnances des tribunaux et aux jugements;
• vous êtes capable de rédiger divers documents requérant un degré élevé d'exactitude (p. ex., la correspondance courante envoyée aux clients et des ordonnances);
• vous êtes capable de vous adresser à de grands groupes de personnes dans des lieux publics (p. ex., pendant les audiences des tribunaux);
• vous possédez des aptitudes en matière d'écoute et de compréhension afin de veiller à ce que l'enregistrement des procédures soit exact et complet;
• vous faites preuve d'une attention manifeste aux détails en vue de veiller à ce que les formulaires et les autres documents légaux soient remplis de manière complète et précise.

Compétences techniques:

Vous possédez:
• des connaissances en matière d'équipement et de logiciels spécialisés d'enregistrement numérique (p. ex., le système d'enregistrement judiciaire DRD Liberty Court Recorder et le logiciel) et de fichiers d'enregistrement audio afin de veiller à ce que les fichiers reçus soient adéquatement enregistrés et annotés;
• des connaissances sur les méthodes de traitement, d'extraction et de conversion des fichiers électroniques en vue de traiter, récupérer, extraire et copier des enregistrements numériques électroniques vers et à partir de médias autorisés (p. ex., des clés USB cryptées et des disques compacts) et résoudre les problèmes techniques lorsque des fichiers enregistrés n'ont pas été adéquatement téléchargés.

Connaissances en matière de procédures:

Vous possédez:
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des procédures, des pratiques et des protocoles judiciaires et de les appliquer en vue de veiller au bon fonctionnement des tribunaux (p. ex., organiser les rôles d'audience des procédures de la journée);
• la capacité d'interpréter les exigences législatives pertinentes, les lignes directrices et les directives (p. ex., le Code criminel, la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, les Règles de procédure civile, le service de référence du Barreau) et de les appliquer en vue de fournir de l'information aux clients et d'offrir les services judiciaires;
• la capacité d'acquérir des connaissances au sujet des programmes et services de la Division des services aux tribunaux et de les appliquer en vue d'orienter les clients vers les services disponibles comme premier point de contact;
• de l'expérience dans le domaine des fonctions administratives et de bureau en vue de gérer des dossiers actifs et archivés.

Compétences en planification et en organisation:

Vous possédez:
• de la souplesse et une capacité d'adaptation afin de vous adapter à des changements constants d'orientation et de priorité;
• la capacité d'organiser votre charge de travail, d'établir des priorités et de répondre à des demandes imprévues;
• la capacité de travailler de façon autonome et en équipe.

Compétences en résolution de problèmes et discernement :

Vous possédez:
• des compétences manifestes en résolution de problèmes en vue de cerner les problèmes et les préoccupations des clients, de les traiter et de les résoudre;
• la capacité d'interpréter et d'évaluer des situations ou des circonstances et d'exercer un jugement éclairé à la lumière de l'information recueillie.

Autres compétences essentielles:

Vous possédez:
• une maîtrise des logiciels (p. ex., Microsoft Office), des systèmes de gestion opérationnelle et de gestion de cas (p. ex., ICON et FRANK) et d'Internet en vue d'accéder à de l'information dans des bases de données et de la récupérer, de rédiger de la correspondance et de faire de la recherche;
• des aptitudes en saisie au clavier en vue de préparer et de remplir avec précision de la documentation et d'annoter des procédures judiciaires dans des délais serrés;
• des aptitudes en arithmétiques en vue de recevoir des paiements, de calculer des droits, de percevoir des sommes d'argent et d'équilibrer des montants;
• la capacité de faire fonctionner une caisse enregistreuse et une machine de point de vente en vue de traiter des transactions en argent comptant et au moyen de cartes de débit ou de crédit.

---

Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la politique sur la vérification des antécédents du personnel de la fonction publique de l'Ontario, le ou les meilleurs candidats pourraient être tenus de se prêter à une vérification des antécédents générale ou approfondie. Veuillez consulter la section Renseignements supplémentaires / Adresse de l'offre d'emploi pour savoir quelles sont les vérifications exigées pour ce poste.
  
  Vous devrez obtenir l'attestation de vérification du casier judiciaire à vos propres frais et la fournir, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité de la Division des services relatifs aux ressources humaines afin qu'il en évalue les résultats. S'il y a lieu, le Bureau de la transition et de la sécurité demandera et obtiendra, avec votre consentement écrit, toute autre enquête de sécurité figurant dans la section Renseignements supplémentaires – Adresse, ci-dessus, que vous n'aurez pas obtenue directement. (Remarque: Si une vérification des antécédents de personnes appelées à œuvrer auprès de personnes vulnérables est nécessaire, vous devrez aussi l'obtenir en personne auprès de votre service de police local.)
  
  Un casier judiciaire découlant d'une infraction aux termes du Code criminel ou tout autre casier judiciaire établi par le gouvernement fédéral ne signifie pas que vous serez automatiquement inadmissible au poste. Les résultats de la vérification des antécédents sont examinés et évalués par le Bureau de la transition et de la sécurité à la seule fin de prendre une décision sur l'autorisation de sécurité. Les détails des résultats de la vérification des antécédents d'un particulier sont pris en considération en relation précise des tâches et des responsabilités du poste à pourvoir. Les dossiers des vérifications des antécédents sont tenus par le Bureau de la transition et de la sécurité dans la plus stricte confidentialité.
• N-AG-116930/18

---

Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.