SECRÉTAIRE D'ÉCOLE - POSTE SUR APPEL/REMPLACEMENT

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Joignez-vous à une équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes bilingues de l'Ontario. Le Centre Jules-Léger, Direction des écoles provinciales et d'application, ministère de l'Éducation, à Ottawa, recherche un(e) secrétaire d'école chevronné(e) pour un poste de remplaçant(e) sur appel. Le nombre d'heures de travail est variable.

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Au sujet de l'emploi

Le ou la titulaire du poste fournit des services de secrétariat et de soutien administratif au directeur ou à la directrice de l'école pour sourds du Centre Jules-Léger et au directeur ou à la directrice de l'école d'application du Centre Jules-Léger.

À ce poste, vous devrez :

• examiner tout le courrier entrant destiné aux directeurs et en évaluer le degré d'urgence;
• préparer divers types de documents;
• rédiger des procès-verbaux et prendre des notes;
• répondre aux appels, accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements généraux;
• organiser les déplacements, réunions et événements;
• gérer des horaires et des calendriers;
• établir et maintenir des systèmes de classement, de gestion de la correspondance et de rappels;
• maintenir et commander des fournitures, au besoin;
• exécuter diverses autres tâches de bureau et administratives qui lui sont assignées.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Connaissances:

• Grande expérience en prestation de services administratifs et de secrétariat.
• Connaissance éprouvée des pratiques de bureau et des procédures administratives.
• Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination de divers types de correspondance et de documents.
• Connaissance du matériel de bureau, y compris les photocopieurs.

Connaissances techniques:

• Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, notamment des logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuilles de calcul et de bases de données.
• Expérience éprouvée dans l'utilisation d'ordinateurs personnels et de logiciels pour préparer de la correspondance, des présentations, des feuilles de calcul et créer des bases de données, et expérience avec Microsoft Outlook et d'autres logiciels standards.

Compétences organisationnelles, capacités de raisonnement et aptitudes en résolution de problèmes:

• Sens de l'organisation et compétences en gestion du temps et du travail administratif afin d'organiser un volume élevé de services administratifs et de secrétariat, d'établir des priorités et de respecter les délais, et de veiller à ce que l'information circule de façon coordonnée et efficace au sein des bureaux, des programmes et des écoles.
• Capacités de raisonnement pour déterminer quels aspects des diverses tâches administratives doivent être traités en priorité tout en respectant des délais concurrents.
• Aptitudes en résolution de problèmes pour déterminer les mesures appropriées à prendre pour traiter les demandes délicates.

Compétences en communication et en service à la clientèle:

• Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
• Capacité de communiquer efficacement en langue des signes québécoise (LSQ) ou volonté de l'apprendre.
• Capacité de fournir des renseignements aux clients de manière courtoise et professionnelle.
• Capacité de préparer la correspondance courante et de rédiger des lettres et des notes de service.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
  
  Il vous incombera d'obtenir le dossier de vérification du casier judiciaire à vos frais et de le transmettre, avec votre consentement écrit, au Bureau de la transition et de la sécurité (BTS), Direction générale de l'acquisition des talents (DGAT), Division de la prestation des services de RH (DPSRH) pour l'évaluation des résultats. Le cas échéant, le BTS, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra d'autres vérifications d'emploi que vous n'avez pas obtenues directement. (Remarque : Si une vérification de l'aptitude à travailler auprès de personnes vulnérables est nécessaire, elle doit être obtenue en personne à votre poste de police local.)
  
  Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Avis de collecte de renseignements

Nous recueillons vos renseignements personnels afin d'évaluer dans quelle mesure vous possédez les qualités requises pour travailler dans la fonction publique de l'Ontario ainsi que pour des besoins de recrutement connexes. La collecte de renseignements personnels est nécessaire pour l'administration adéquate des carrières au sein de la FPO, ce qui est un service courant autorisé en vertu de l'art. 6 de la Loi sur le ministère des Services gouvernementaux, L.R.O., 1990, chap. M25.

Veuillez ne pas inclure plus de renseignements personnels que nécessaire pour votre demande (par exemple, n'ajoutez pas votre photo ou votre numéro d'assurance sociale).

Si vous avez des questions sur la façon dont vos renseignements sont recueillis, utilisés, partagés ou sauvegardés, contactez-nous.