COURT AND CLIENT REPRESENTATIVE

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Nous vous invitons à postuler ce poste rempli de défis au sein du ministère du Procureur général, où vous agirez à titre de préposé aux services à la clientèle et aux tribunaux à la Cour supérieure de justice de l'Ontario et à la Cour de justice de l'Ontario. Vous serez appelé à fournir des conseils techniques, de l'information et du soutien en vue d'offrir des services de justice accessibles, équitables, rapides et efficaces au public et aux intervenants du système de justice.

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Au sujet de l'emploi

Vous assumerez des fonctions de soutien aux tribunaux (avant, pendant et après les séances des tribunaux), soit:

• veiller à ce que tout le travail préparatoire soit effectué avant les séances quotidiennes des tribunaux (p. ex., la préparation et la présentation des pièces et la distribution des registres de la Cour);
• préparer et présenter tous les documents judiciaires et veiller à ce qu'ils soient exacts et complets;
• vérifier l'équipement audio et les appareils d'enregistrement de la Cour avant, pendant et après chaque audience;
• installer et surveiller les appareils de technologie vidéo servant aux comparutions devant les tribunaux et résoudre les problèmes techniques;
• faire régner l'ordre et le décorum dans la salle d'audience (p. ex., faire prêter serment et faire les mises en garde, relayer les ordonnances du tribunal et fixer les dates d'ajournement);
• assurer la liaison avec le personnel judiciaire, la magistrature et les différents intervenants en vue de veiller à la bonne gestion des dossiers;
• veiller à ce que toutes les procédures judiciaires soient enregistrées et annotées conformément aux exigences législatives ainsi qu'aux lignes directrices et aux normes du Ministère;
• veiller à ce que les salles d'audience et les enregistrements judiciaires soient en sécurité et protégés;
• préparer les documents judiciaires et vérifier s'ils sont exacts et complets, conformément aux exigences législatives et aux règles de procédure;
• coordonner et gérer les tableaux des jurés et toutes les fonctions en lien avec les jurys.

Vous donnerez du soutien aux clients au comptoir public et au greffe du tribunal, soit:

• offrir en tout temps aux clients des services professionnels et respectueux;
• déterminer la nature et l'ampleur des besoins des clients relativement aux exigences du tribunal;
• donner des conseils aux clients et les guider en ce qui a trait aux lois, aux règles, aux procédures et aux politiques;
• veiller à ce que tous les documents déposés soient exacts et complets et que les délais soient respectés;
• préparer les documents judiciaires et les signer en vertu des pouvoirs légaux conférés au greffier de la Cour (p. ex., les mandats d'incarcération, les ordonnances de non-communication et les déclarations assermentées);
• saisir correctement l'information judiciaire et les documents déposés, en dresser la liste et les mettre à jour dans les systèmes manuels ou informatisés afin de veiller à ce que l'information disponible soit la plus à jour possible;
• enregistrer des statistiques et préparer des rapports produits par le système;
• traiter les documents déposés, les droits, la restitution, les amendes et les paiements;
• émettre des factures et rédiger de la correspondance;
• aider à la gestion des pièces et gérer les dossiers courants et archivés.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

• Permis de conduire valide.
• Capacité de travailler les fins de semaine et les jours fériés.
• Capacité de se rendre à d'autres tribunaux et de voyager à bord d'un petit avion.
• Vous maîtrisez l'anglais, le français oral de niveau avancé et le français écrit de niveau avancé-moins . Votre niveau de compétence sera testé.

Compétences en communication et en service à la clientèle

Connaissances, compétences et capacités manifestes :
• Connaissance des principes et des normes du service à la clientèle pour fournir en tout temps des services professionnels et adaptés à la clientèle.
• Compétences en collaboration, en consolidation d'équipe et en mentorat pour encadrer et orienter ses collègues et les autres membres du personnel.
• Professionnalisme et respect, notamment dans les communications orales et écrites, pour établir un milieu de travail impartial, exempt de tout harcèlement et de toute discrimination.
• Compétences en communication orale et écrite pour rédiger de la correspondance courante et assurer la liaison avec les intervenants et les clients internes et externes afin d'expliquer et de clarifier des sujets complexes relatifs par exemple aux Règles de procédure civile, aux lignes directrices, aux procédures ou aux lois pertinentes.
• Capacité de prendre la parole devant de petits et de grands groupes durant les audiences.
• Grande minutie et souci du détail pour préparer et réviser divers formulaires et documents juridiques.

Compétences techniques

• Capacité d'utiliser des appareils numériques, par exemple de régler le niveau d'enregistrement des microphones ou de résoudre des problèmes de son du matériel audio et d'enregistrement d'une salle d'audience, ainsi que des appareils multifonctions, comme du matériel vidéo à distance, des appareils de présentation des preuves électroniques ou des aides de suppléance à l'audition, ainsi que d'en assurer le dépannage.
• Maîtrise des logiciels comme Microsoft Office, des systèmes de gestion opérationnelle et de gestion des causes comme le réseau ICON et le système FRANK, ainsi que l'Internet pour récupérer de l'information.
• Compétences en saisie au clavier pour préparer et remplir avec exactitude des documents ainsi que pour annoter les instances judiciaires dans des délais serrés.

Compétences en planification et en organisation

• Souplesse et capacité d'adaptation aux changements constants d'objectifs et de priorités.
• Compétences manifestes en organisation et en établissement des priorités par différents moyens, comme des calendriers, des notes ou des documents de rappel, pour gérer sa charge de travail et répondre aux demandes imprévues.
• Capacité de travailler de façon autonome et en équipe.

Compétences en résolution de problèmes et discernement

• Compétences manifestes en résolution de problèmes pour cerner, traiter et résoudre les problèmes des clients et pour répondre à leurs préoccupations.
• Capacité manifeste d'interpréter et d'évaluer des situations ou des circonstances et de faire preuve de discernement pour désamorcer des conflits, provoqués par exemple par des clients en colère au comptoir ou dans la salle d'audience.

Connaissances spécialisées

Connaissances, compétences et capacités manifestes :
• Capacité d'acquérir et d'appliquer les connaissances des procédures, des pratiques et des protocoles judiciaires.
• Capacité d'interpréter et d'appliquer les directives, les lignes directrices et les exigences pertinentes prévues par la loi, par exemple le Code criminel, la Loi sur les services à l'enfance et à la famille, les Règles de procédure civile ou le Service de référence du Barreau.

Compétences en administration et en mathématiques

Connaissances, compétences et capacités manifestes :
• Compétences en arithmétique pour recevoir des paiements, calculer les frais, percevoir de l'argent et rendre la monnaie.
• Capacité d'utiliser une caisse enregistreuse et des machines de point de vente pour traiter des transactions en espèces et par carte de crédit ou de débit.
• Expérience des tâches administratives et de bureau pour gérer les dossiers ouverts et archivés.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Conformément à la Politique relative aux vérifications de sécurité du personnel de la fonction publique de l'Ontario, les meilleurs candidats pourraient être tenus de se soumettre à une enquête de sécurité générale. Reportez-vous à ce qui précède pour déterminer les vérifications de présélection nécessaires pour ce poste.
  
  Les vérifications des antecedents du personnel requises, accompagnées de votre consentement écrit, seront envoyées au Bureau de la Sécurité et de la Transition (TSO), à la Direction de l'Acquisition de Talents (TAB), à la Division de la Prestation des Services de Ressources Humaines (RHDC) pour évaluer les résultats. Si necessaire, le TSO, avec votre consentement écrit, demandera et obtiendra toute autre vérification des antécédents additionnels que vous n'auriez pas obtenue directement.
  
  Un casier judiciaire pour une infraction au Code criminel ou une autre infraction fédérale ne signifie pas automatiquement que vous ne serez pas admissible au poste. Le BTS examinera et évaluera les vérifications de sécurité uniquement aux fins de la prise d'une décision au sujet de l'attestation de sécurité. Les détails des vérifications de sécurité seront pris en considération en fonction des fonctions et responsabilités propres au poste à pourvoir. Les dossiers de vérification de l'emploi seront conservés par le BTS dans la plus stricte confidentialité.
• N-AG-127278/18
  
  “The salary rates identified in this posting are subject to a 1% salary increase effective January 1st, 2019 as per the 2017-2021 OPSEU Unified Collective Agreement.”

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.