ADJOINTE ADMINISTRATIVE OU ADJOINT ADMINISTRATIF - POSTE DÉSIGNÉ BILINGUE (ANGLAIS ET FRANÇAIS)

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Le Secrétariat des conseils de santé recherche une personne possédant une expérience professionnelle dans le domaine administratif, de solides compétences en organisation et une excellente compréhension des procédures et systèmes de gestion financière afin d'offrir aux organismes de décision du secteur de la santé divers services de soutien administratif.

À ce poste, vous aurez l'occasion d'élargir vos compétences et d'enrichir votre expérience à titre de professionnel du secteur administratif et de la finance en travaillant avec de nombreux intervenants dans un environnement où des renseignements doivent être traités de façon urgente et sont hautement confidentiels.

À propos du Secrétariat des conseils de santé

Le Secrétariat des conseils de santé offre des services généraux et administratifs ainsi que des services financiers et de gestion de cas à plusieurs organismes de décision et tribunaux décisionnels du secteur de la santé, de même que des services d'analyse des politiques et de soutien connexe prévus dans le cadre de différentes lois. Il remplit aussi des fonctions de traitement des paiements pour d'autres services ministériels.

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Au sujet de l'emploi

En tant que personne ayant un solide esprit d'équipe, vous devrez :

• offrir un soutien administratif à la direction du Secrétariat des conseils de santé ainsi qu'aux membres des cinq tribunaux et organismes décisionnels soutenus par le Secrétariat;
• examiner et traiter des demandes de remboursement d'indemnités quotidiennes et de frais de déplacement pour les personnes nommées par décret;
• tenir à jour un système de rappel dans un environnement animé où la charge de travail est élevée;
• aider les intervenants à terminer des tâches et à résoudre des problèmes;
• ouvrir, organiser et consigner la correspondance entrante et sortante;
• répondre, au téléphone ou en personne, à des demandes de renseignements concernant les tribunaux décisionnels du secteur de la santé;
• coordonner et organiser les réunions, y compris préparer les salles de réunion;
• préparer et distribuer des documents papier et électroniques pour les audiences et les examens des conseils;
• préparer divers documents à l'aide de logiciels, comme des feuilles de calcul, de la correspondance et des présentations;
• aider à la gestion et au traitement de renseignements et de documents financiers.

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Ce que vous apportez à l'équipe

Ce qui est obligatoire :

Maîtrise du français oral de niveau avancé.

Connaissances et compétences en administratives

• Connaissance des procédures et des pratiques administratives.
• Expérience de la planification de nombreux rendez-vous concurrents.
• Capacité de déterminer la nature et la priorité des demandes et de prendre les mesures appropriées pour y répondre.
• Compétences en organisation pour établir l'ordre de priorité des tâches dans un environnement de travail en évolution.
• Connaissance des procédures, des fonctions, des formulaires et des demandes des conseils, ou capacité à acquérir cette connaissance.

Compétences en comptabilité et en finances

• Connaissance des principes et des méthodes de comptabilité.
• Compréhension des systèmes de planification et de gestion financière du gouvernement.
• Capacité de préparer et de coordonner des prévisions budgétaires et des rapports connexes ainsi que de cibler les pressions financières dans le cadre d'un suivi budgétaire.
• Capacité d'examiner et d'analyser des demandes de remboursement de frais pour en assurer la conformité avec les politiques, déceler les erreurs et résoudre les problèmes s'y rattachant.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Capacité de répondre à diverses demandes de renseignements relatives au service à la clientèle de divers intervenants internes et externes, ainsi que d'assurer la liaison avec ceux-ci.
• Capacité de répondre avec tact et diplomatie à des demandes de renseignements générales concernant la compétence complexe de plusieurs organismes de décision du secteur de la santé.
• Capacité de préparer de la correspondance ordinaire et d'en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité.

Compétences en informatique

•Capacité de préparer des documents, des rapports et de la correspondance à l'aide de logiciels de traitement de texte, de bases de données (comme Adobe Pro PDF), de gestion de cas et de présentation.
• Capacité d'utiliser des systèmes administratifs spécialisés comme le WIN et IFIS.

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Renseignements supplémentaires:

Note:

• Cette offre d'emploi est également disponible en anglais.
• Les renseignements que vous fournissez dans le cadre de ce concours et les résultats du concours peuvent servir à pourvoir d'autres postes. Les postes sont de durée diverse et comprennent notamment des affectations de courte durée. Ces renseignements et résultats seront conservés afin de pourvoir les postes vacants conformément aux dispositions de la convention collective ou de la politique applicable.

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Language requirements and assessment
All external Ontario Public Service (OPS) job ads are posted in English and French. Check the "position(s) language" section at the top of each job ad for the language requirements. For all roles, candidates are assessed in English, the business language of the OPS. If the position is bilingual (English/French), you'll also need to pass a French-language proficiency test.

Exigences en matière de langue et évaluation:
Toutes les offres d'emploi externes de la fonction publique de l'Ontario (FPO) sont affichées en français et en anglais. Consultez la section « Langue du ou des postes » en haut de chaque offre d'emploi pour connaître les exigences linguistiques. Pour tous les postes, les candidats sont évalués en anglais, la langue d'affaires de la FPO. Si le poste est bilingue (anglais/français), vous devrez également passer un test de compétences linguistiques en français.