COMMIS AU SOUTIEN ADMINISTRATIF

La nouvelle Unité de la réception des demandes et de l'administration des prestations au sein du ministère des Services à l'enfance et des Services sociaux et communautaires a pour mission d'aider la population en période de reprise économique et de renouveler les services d'aide sociale en Ontario en établissant un système plus intelligent et durable axé sur le soutien aux personnes pendant et après une crise. L'Unité offre un environnement de travail collaboratif axé sur l'excellence, le progrès et l'amélioration continue. Elle est fière non seulement de l'excellence de ses services, mais aussi de sa façon de fournir les services, c'est-à-dire selon une culture de solidarité qui accorde de l'importance à la diversité, à l'inclusion et à la croissance continue.

Vous vous épanouissez dans un contexte de services à la clientèle et vous possédez des compétences manifestes dans ce domaine ainsi qu'en administration et en communication? Voici une occasion stimulante de travailler à l'URDAP au sein du MSESC.

* 3 postes bilingues (français / anglais)
* 22 postes unilingues (anglais)

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

À titre de fournisseuse ou de fournisseur de services à la clientèle et membre de l'équipe de prestation du programme, vous devrez :
• fournir des services de soutien administratif et de bureau à l'équipe, à distance ou en personne;
• répondre aux appels entrants et aux demandes de renseignements électroniques;
• trier et distribuer le courrier entrant;
• établir et tenir à jour des systèmes de classement de documents imprimés et électroniques;
• valider, évaluer et déterminer les versements de prestations d'aide sociale;
• coordonner et tenir à jour les horaires et les calendriers de l'équipe;
• utiliser des bases de données pour recueillir et saisir des renseignements sur les clients et des données pour les rapports et les tâches.

Remarque: La majorité de ces tâches seront effectuées virtuellement. Cependant, un lieu de travail ou un bureau principal sera assigné selon l'adresse des personnes retenues par rapport aux emplacements potentiels suivants. (Barrie, Belleville, Bracebridge, Brampton, Brantford, Brockville, Burlington, Cambridge, Chatham, Cornwall, Guelph, Hamilton, Hawkesbury, Kenora, Kingston, Kirkland Lake, Kitchener, Lindsay, London, Mississauga, Newmarket, North Bay, North York, Orillia, Oshawa, Ottawa, Owen Sound, Pembroke, Peterborough, Renfrew, Sarnia, Sault Ste Marie, Scarborough, Simcoe, Smiths Falls, South Porcupine, St Catharines, Stratford, Sudbury, Thunder Bay, Toronto, Windsor, Woodstock)

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

Maîtrise de l'anglais ainsi que du français oral de niveau avancé (pour les postes bilingues seulement)

Compétences en administration, en travail de bureau et en finance

• Connaissance des procédures et des pratiques administratives et de bureau, ainsi que de l'équipement connexe, pour offrir du soutien, à distance ou en personne, dans un environnement entièrement automatisé par l'utilisation de bases de données en ligne pour saisir et consulter des renseignements sur les clients.
• Connaissance manifeste des processus financiers et compétences en analyse pour déterminer le droit aux prestations ainsi que pour valider et calculer les montants appropriés.
• Capacité d'offrir des services de traitement des paiements ainsi que des services de surveillance connexes.
• Capacité d'utiliser des logiciels, comme Word, Excel et PowerPoint, et de se servir du courrier électronique pour produire des rapports, des formulaires et des lettres et pour traiter des paiements.

Aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles

• Compétences en communication orale et écrite pour répondre de manière claire et concise aux demandes de renseignements sur le programme qui proviennent du public et qui ont été reçues en personne, à distance ou par voie électronique.
• Compétences en relations interpersonnelles et en écoute pour obtenir des renseignements et pour soutenir les membres de l'équipe, à distance ou en personne.
• Compétences en relations interpersonnelles pour interagir avec le public et pour travailler en collaboration au sein d'une équipe, à distance ou en personne, et ainsi veiller à ce que les besoins opérationnels soient satisfaits.

Compétences en services à la clientèle

• Compétences avérées en services à la clientèle pour s'occuper efficacement d'un grand nombre de clients en personne, à distance, au téléphone ou par voie électronique.
• Capacité de comprendre et d'appliquer les règlements, les politiques et les lignes directrices des programmes d'aide sociale pour répondre aux demandes de renseignements en temps opportun et avec exactitude.
• Conscience des problèmes auxquels sont confrontés les clients et les personnes à revenu fixe ou à faible revenu, ainsi que capacité d'en tenir compte.

Discernement et compétences en organisation

• Capacité d'organiser et de coordonner le flux de travail, d'évaluer les priorités et de respecter les échéances.
• Expérience probante du travail d'équipe, à distance ou en personne, de la formulation de solutions et de suggestions pour une utilisation optimale des ressources ainsi que de la communication des décisions qui ont été prises avec des collègues tout en établissant l'ordre de priorité des tâches et des diverses charges de travail de façon à ce que les exigences opérationnelles soient respectées.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le lundi 26 octobre 2020 23h59min HAE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.