Regional Death Investigation Administrator

Vous possédez une solide expérience des services administratifs de bureau et d'excellentes compétences en organisation? Nous voulons vous connaître.

Dans ce poste, vous devrez mettre à profit vos compétences de niveau supérieur pour assurer la coordination et l'exécution de fonctions administratives clés ainsi que de tâches et d'activités opérationnelles au sein du Bureau du coroner régional principal.

Le nombre de postes à combler n'a pas encore été établi. Ce concours servira à créer une liste de candidates et candidats qualifiés susceptibles de combler des postes dans les 18 mois suivant la date de clôture de l'offre d'emploi.

Les postes à combler pourraient être les suivants :

• postes unilingues permanents à temps partiel (25 heures par semaine, 5 heures par jour);
• postes bilingues permanents à temps partiel (25 heures par semaine, 5 heures par jour);
• postes unilingues temporaires à temps partiel (25 heures par semaine, 5 heures par jour), affectations ou contrats d'un maximum de 6 à 12 mois avec possibilité de prolongation;
• postes unilingues permanents à temps plein (36,25 heures par semaine);
• postes bilingues permanents à temps plein (36,25 heures par semaine);
• postes unilingues temporaires à temps plein (36,25 heures par semaine), affectations ou contrats d'un maximum de 6 à 12 mois avec possibilité de prolongation;
• postes bilingues temporaires à temps plein (36,25 heures par semaine), affectations ou contrats d'un maximum de 6 à 12 mois avec possibilité de prolongation.

Remarques :
• Des conditions de travail flexibles, y compris la possibilité de faire du télétravail, pourraient être offertes.
• Les personnes retenues seront affectées au bureau de leur région en fonction de leur adresse de résidence. L'une des dix régions sera attribuée à chaque titulaire de poste par son ou sa chef en fonction des besoins opérationnels.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

Vous devrez :

• coordonner et gérer les tâches administratives associées aux dossiers d'enquête sur les décès en Ontario;
• répondre aux demandes de renseignements du public et fournir des explications concernant les processus et les services ainsi que les demandes d'intervention;
• recevoir, préparer et examiner divers documents au contenu sensible ou confidentiel;
• examiner, rapprocher et préparer des factures, et commander des fournitures de bureau;
• gérer les tâches administratives associées aux dossiers ainsi qu'à la correspondance électronique et papier et l'utilisation du système de suivi et de rappel, faciliter la circulation de l'information et collaborer avec les bureaux régionaux à l'aide du système provincial de gestion des cas;
• assurer la liaison entre les intervenants et les organismes internes et externes à tous les niveaux;
• coordonner les tâches administratives pour les enquêtes menées dans la région et les comités d'examen des décès;
• effectuer et contrôler des recherches de personnes intéressées relativement à des corps non réclamés;
• planifier des rendez-vous, des réunions, des présentations et des activités pour la coroner régionale principale ou le coroner régional principal (CRP);
• travailler avec la ou le CRP sur des processus récurrents, comme le recrutement de coroners, et gérer les tâches administratives connexes.

À quelles exigences dois-je répondre?

Ce qui est obligatoire :

• Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche (pour les postes bilingues seulement).

Connaissances et compétences financières et administratives

• Compétences manifestes pour effectuer des tâches administratives et ainsi fournir un soutien et des services administratifs à l'échelle de la haute direction à la ou au CRP.
• Capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les lois et les politiques pertinentes pour fournir des réponses détaillées aux demandes de renseignements et participer à l'administration de la Loi sur l'anatomie et de la Loi sur les coroners.
• Connaissance des politiques, des procédures et des lignes directrices financières, administratives et d'approvisionnement ainsi qu'expérience de l'achat de fournitures et de matériel.
• Expérience de l'examen et du rapprochement de factures ou de relevés.

Compétences en communication et en relations interpersonnelles

• Compétences manifestes en écoute active et capacité de faire preuve de patience, d'empathie et de tact pour communiquer avec des personnes endeuillées.
• Compétences manifestes en services à la clientèle pour fournir des services professionnels, courtois et adaptés à la clientèle interne et externe.
• Compétences en relations interpersonnelles pour établir et entretenir de bonnes relations de travail avec les parties prenantes internes et externes.
• Capacité de préparer et de réviser divers documents, comme des lettres, des formulaires officiels, des rapports, des documents d'information et des feuilles de calcul.
• Bonne connaissance de la terminologie juridique et médicale.

Compétences en organisation et en gestion de l'information

• Capacité de déterminer l'importance des problèmes et d'établir les priorités pour répondre à des demandes concurrentes.
• Connaissances des pratiques de gestion des documents et de l'information et expérience connexe pour gérer et surveiller la correspondance et la circulation de l'information au moyen du système de gestion des cas utilisé pour les programmes.
• Capacité d'utiliser les systèmes de rappel existants et d'en créer, au besoin, pour optimiser l'organisation des documents liés aux dossiers.
• Expérience de la coordination et de l'organisation de réunions ainsi que de la gestion de leurs exigences et aspects logistiques.

Discernement et compétences en analyse

• Expérience des principes et des pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée, y compris de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.
• Capacité de faire preuve d'acuité politique, de tact et de discrétion pour traiter des documents et des renseignements hautement confidentiels et de nature délicate.
• Capacité manifeste de faire preuve de discernement pour évaluer les personnes qui appellent et les personnes-ressources et communiquer uniquement les renseignements pertinents.
• Compétences en analyse et en résolution de problèmes pour cerner, évaluer et résoudre les problèmes qui relèvent de son propre champ de compétence et soumettre les autres problèmes à la bonne personne.
• Capacité de travailler de façon autonome sous une supervision limitée.

Compétences en informatique

• Maîtrise des ordinateurs et des applications Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, Teams, etc.) et d'Adobe Pro, et capacité de préparer des rapports, des formulaires, de la correspondance, des présentations, des graphiques, des tableaux et d'autres documents.
• Expérience des systèmes d'information et capacité d'apprendre rapidement à utiliser de nouveaux systèmes (p. ex. le Système d'information des coroners ou Quin-C).
• Excellentes compétences en saisie au clavier pour saisir l'information avec exactitude.

Sachez que les résultats de ce concours pourraient servir à établir une liste d'admissibilité de candidats qualifiés à occuper de futurs postes vacants, représentés par le Syndicat des employés de la fonction publique de l'Ontario (SEFPO). Conformément à la convention collective, les listes d'admissibilité sont partagées avec les représentants du SEFPO. En participant à ce concours, vous consentez à transmettre votre nom aux représentants du SEFPO.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel : La date limite de candidature est le vendredi 30 décembre 2022 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.

Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.