Joignez-vous à l'équipe du ministère de l'Environnement, de la Protection de la nature et des Parcs, où vous ferez appel à vos compétences exceptionnelles en administration et en service à la clientèle pour soutenir le personnel et l'équipe de direction et assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau.
Le poste fait partie de la Division de la conformité en matière d'eau potable et d'environnement, région du Nord, qui est responsable de la protection et de la promotion de la qualité de l'air, du sol et de l'eau, y compris de l'eau potable, grâce à la surveillance et à la prestation par la province de programmes de conformité et d'application des lois.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• offrir un soutien administratif à l'équipe de direction et au personnel en gérant les calendriers électroniques, en offrant des services de coordination et de soutien pour ce qui est des réunions, des systèmes de suivi multitâche, de la gestion des biens, de la gestion des parcs automobiles, des services technologiques d'infrastructure et de l'entretien de l'équipement de terrain et de bureau;
• offrir un soutien à la clientèle et représenter le bureau en répondant aux demandes de renseignements générales et en les acheminant ainsi qu'en traitant l'ensemble du courrier;
• offrir des services de traitement des documents, souvent de nature confidentielle, assurer le flux et l'approbation des documents et en faire le suivi;
• mettre en œuvre, gérer et mettre à jour une base de données électronique pour la classification des dossiers et un système de gestion des documents pour le suivi des dossiers imprimés et électroniques;
• fournir des services relatifs aux ressources humaines de nature confidentielle (p. ex. mettre à jour les renseignements sur les ressources humaines et soutenir les activités de recrutement);
• fournir des services de soutien en ce qui concerne l'approvisionnement, les prévisions et la surveillance des opérations financières;
• assurer la coordination, la recherche et la récupération des demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), en plus d'y répondre, à l'aide de divers logiciels;
• suivre des formations avec d'autres adjointes administratives ou adjoints administratifs régionaux et de direction pour offrir un soutien administratif d'appoint.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
Maîtrise du français oral de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.
Connaissances techniques
• Connaissance des systèmes financiers pour la vérification de rapports, l'achat, la recherche et la compilation de statistiques en vue de la préparation de budgets de fonctionnement et de prévisions.
• Connaissance des politiques, des procédures, des lignes directrices et des pratiques applicables au travail de bureau pour fournir des services de soutien administratif avec peu de directives.
• Connaissance des articles pertinents de la LAIPVP pour préparer des estimations de frais, veiller au respect des délais fixés par la loi et coordonner les demandes d'accès à l'information.
• Connaissance des directives, des lignes directrices, des politiques, des procédures et des pratiques ayant trait à la dotation et à l'administration des postes pour préparer divers documents.
• Connaissance des pratiques et des procédures de gestion des documents ainsi que des systèmes de classement et des calendriers de conservation connexes.
Compétences en communication, en relations interpersonnelles et en service à la clientèle
• Capacité d'interagir avec les fournisseurs de services et le personnel à tous les échelons pour répondre au téléphone, accueillir les visiteuses et les visiteurs, répondre aux demandes de renseignements générales sur les programmes ou transférer les appels au personnel approprié.
• Capacité d'organiser et de coordonner des réunions, des activités et des réceptions à petite ou à grande échelle.
• Capacité de préparer des lettres courantes, comme des accusés de réception, selon de brèves directives verbales ou écrites.
• Capacité de réviser des documents pour s'assurer de l'exactitude de la grammaire, de l'orthographe, de la syntaxe et de la ponctuation des lettres, des notes d'information, des présentations et des rapports.
Compétences en analyse, en résolution de problèmes et en organisation
• Capacité d'évaluer, de cerner et d'analyser la nature des demandes.
• Capacité d'effectuer des recherches et de compiler des renseignements.
• Capacité de coordonner des demandes multiples, d'établir des priorités de travail et de respecter des échéances.
Compétences en informatique
• Maîtrise de divers logiciels, y compris de logiciels de tableur, de traitement de texte, de création graphique, de présentation et de bases de données, de logiciels de courriel, d'Internet, de moteurs de recherche et de logiciels de conférence.