Vous êtes une personne entreprenante, avez le sens de l'organisation et possédez des aptitudes en réflexion stratégique? Vous possédez de solides compétences en matière de relations interpersonnelles et de communication pour répondre aux demandes de renseignements provenant d'un vaste éventail d'intervenants internes et externes? Vous êtes un professionnel de l'administration et êtes capable de fournir un vaste éventail de services de soutien à des cadres supérieurs et à des clients dans un environnement dynamique, évoluant à un rythme rapide?
Si vous faites preuve d'un souci du détail et êtes capable d'accomplir des tâches variées et de gérer des priorités concurrentes, cette offre pourrait alors vous intéresser. Relevez le défi et posez votre candidature à ce poste! Votre travail consistera à coordonner les horaires quotidiens et les dispositions logistiques, à les tenir à jour et à fournir des services confidentiels de soutien administratif à la direction, aux clients et aux équipes de projet.
Remarque :
• La personne retenue devra se présenter et travailler sur le lieu de travail au moins trois jours par semaine.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Dans le cadre de vos fonctions, vous devrez fournir des services professionnels de soutien administratif au directeur ou à la directrice de la Région du Sud-Ouest et à l'équipe des cadres supérieurs, accomplissant les tâches suivantes :
• Coordonner, maintenir et assurer la prestation d'un soutien à la gestion d'agenda au nom du directeur, y compris les dispositions logistiques et les exigences matérielles, et en assurer la coordination auprès d'autres gestionnaires.
• Recevoir les communications et la correspondance entrantes, les trier afin de les distribuer adéquatement, en exercer la surveillance et le suivi, et veiller à ce que les réponses aux demandes de renseignements soient traitées ou initiées en temps opportun.
• Produire divers documents écrits, y compris des lettres courantes, des rapports, des notes de service et des documents d'information, des présentations, des chiffriers électroniques, ainsi que des ordres du jour et des procès-verbaux de réunions.
• Effectuer des recherches et des analyses, et produire des rapports, des documents d'information et des présentations destinés à appuyer les projets ou les équipes de projet.
• Tenir à jour les divers systèmes de suivi et de classement, les sites SharePoint de la région et de la division, et produire des rapports connexes.
• Fournir un soutien administratif d'appoint, au besoin, afin d'assurer l'efficacité des activités quotidiennes du bureau.
Ce que vous apportez à l'équipe
Sens de l'organisation, compétences en matière de recherche et capacité d'analyse
Sens de l'organisation, compétences en matière de recherche et capacité d'analyse
• Vous êtes une personne organisée et capable d'établir l'ordre de priorité des tâches composant votre charge de travail dans un environnement de travail très actif.
• Vous faites preuve de discernement pour chercher, analyser et évaluer des renseignements vous permettant de déterminer un plan d'action en toute confidentialité.
• Vous faites preuve d'une grande précision et d'un souci du détail dans votre travail.
• Vous avez le sens de l'organisation et êtes capable de résoudre des problèmes afin de coordonner les horaires, les réunions et les événements régionaux, de cerner les conflits ou les divergences, et de parvenir à des solutions optimales.
Connaissances
• Vous avez une connaissance et une expérience des procédures et pratiques administratives et de tenue de bureau du gouvernement, ainsi que des processus liés à la gestion des ressources financières et humaines.
• Vous êtes capable de comprendre la structure et les programmes du Ministère, ainsi que les activités de la division.
Compétences en matière de communication, de relations interpersonnelles et de service à la clientèle
• Vous possédez d'excellentes aptitudes en matière de communication et de service à la clientèle pour traiter efficacement les demandes de renseignements du public, des fournisseurs et de la haute direction, et y répondre.
• Vous êtes capable de travailler de manière autonome et en équipe.
• Vous faites preuve de tact et de discrétion, et êtes capable de traiter régulièrement de questions délicates ou litigieuses en toute confidentialité.
• Vous avez une capacité manifeste d'établir, d'entretenir et de favoriser des relations de travail et des partenariats efficaces.
Compétences en informatique
• Vous maîtrisez divers logiciels, programmes et applications (p. ex. les logiciels Word, Excel, Access et PowerPoint, le Système intégré de gestion de l'information financière et la messagerie Outlook).
• Vous pouvez produire et élaborer divers produits de correspondance et de communication, y compris des documents, des présentations, des rapports financiers et des organigrammes.