Êtes-vous un professionnel du domaine de l'administration à la recherche d'une occasion captivante d'être au service d'une communauté diversifiée? Si c'est le cas, joignez-vous à notre équipe; vous collaborerez avec des partenaires du système de justice pénale et des organismes communautaires, tout en offrant des services de soutien administratif, de bureau et à l'accueil.
Ce poste est à Hearst, à environ 942 km de Toronto. Pour obtenir de plus amples renseignements, rendez-vous sur le
Web de la Ville de Hearst.
Nota : Ceci est un poste permanent à temps partiel exigeant 24 heures de travail par semaine.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Dans ce poste, vous serez appelé à :
• assumer des fonctions relatives à l'accueil et à maintenir des normes de service à la clientèle
• préparer, distribuer et demander divers documents (p. ex., rapports judiciaires, rapports préalables à la libération conditionnelle, renseignements communautaires, documentation d'établissements);
• composer et dactylographier de la correspondance courante en veillant à l'exactitude et à la distribution adéquate;
• recevoir/diriger les appels téléphoniques et les visiteurs et communiquer avec des clients ayant divers besoins;
• recevoir et distribuer le courrier;
• tenir les dossiers et les calendriers de conservation;
• effectuer des calculs de peines;
• saisir, mettre à jour et corriger des données dans le Système informatique de suivi des contrevenants (SISC).
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire
Compétences linguistiques orales et écrites en français de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera confirmé avant l'embauche.
Compétences administratives
• Capacité de comprendre et d'appliquer les procédures, les règlements et les articles de loi pertinents.
• Connaissance des procédures et des pratiques de bureau pour fournir des services administratifs efficaces.
• Capacité d'appliquer des sections de manuels de procédures concernant des systèmes de classement administratifs, des systèmes de classement de dossiers de la clientèle, la confidentialité, la distribution de l'information et la présentation de lettres et de rapports.
• Capacité d'utiliser des systèmes de distribution du courrier, de fournir des services de réceptionniste, de répondre aux demandes de renseignements courantes, d'acheminer les appels téléphoniques de la clientèle et de diriger les personnes en visite.
• Capacité de gérer les fournitures et l'équipement de bureau, à savoir de signaler les défaillances et les problèmes et d'effectuer des appels de service, au besoin.
Aptitudes pour la communication, les relations interpersonnelles et aptitudes pour l'informatique:
• Capacité de répondre aux demandes de renseignements avec tact et diplomatie.
• Capacité de fournir des explications complètes et de transmettre de l'information à la clientèle, aux collègues, aux tribunaux, à la police et aux intervenants communautaires.
• Compétences en communication écrite (y compris compétences en informatique) pour rédiger de la correspondance courante et ordinaire et veiller à l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe et de la ponctuation au moment de la saisie au clavier ou à la machine de documents.
• Capacité d'utiliser de l'équipement informatique, des programmes de traitement de texte et des programmes connexes pour transcrire de la correspondance, des rapports et des documents de probation et de libération conditionnelle et d'utiliser des applications de bases de données pour saisir des données sur la clientèle, en faire le suivi et les mettre à jour.
Compétences en analyse, en raisonnement et en organisation
• Compétences démontrées en analyse et en raisonnement pour déterminer l'information qui peut être communiquée dans les réponses aux demandes de renseignements.
• Capacité d'établir et de réévaluer les priorités et de gérer des priorités concurrentes et des conflits d'horaire.
• Capacité d'établir et de réévaluer vos propres priorités pour respecter des échéances concurrentes.
• Capacité d'établir des priorités de travail et de gérer la charge de travail ainsi que de faire preuve de discernement pour prendre des décisions.