Le centre de détention du sud de Toronto est à la recherche de personnes motivées ayant d'excellentes compétences en matière de gestion des dossiers et des documents pour se joindre à son équipe.
En tant qu'adjoint administratif, vous fournirez divers services administratifs pour soutenir l'équipe de direction, en particulier dans le domaine des soins de santé.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Dans l'exercice de ce rôle, vous devrez
• prendre les rendez-vous médicaux auprès des cliniques communautaires, des hôpitaux, etc.;
• coordonner la demande de dossiers médicaux auprès des services judiciaires et/ou des avocats;
• organiser l'information, les dossiers et les documents médicaux (support papier);
• surveiller le flux d'information, assurer le suivi des documents et tenir des registres précis;
• établir et tenir un système de classement papier et archiver les dossiers médicaux conformément aux lignes directrices et aux normes sur la gestion des documents;
• préparer une correspondance variée, y compris des lettres, des notes de service, des rapports, des tableaux, des graphiques et des commandes permanentes;
• relire les documents pour en vérifier l'exactitude, la grammaire et le formatage.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences administratives
• Expérience confirmée du travail au sein d'une équipe pluridisciplinaire, afin de fournir un large éventail de services administratifs au service des soins de santé (p. ex. prise de rendez-vous, accueil du public, tenue d'un système de classement, etc.).
• Expérience confirmée du travail dans un milieu juridique, institutionnel et/ou communautaire dans le domaine médical et des soins de santé.
Compétences en communications et relations interpersonnelles
• Capacité à communiquer et travailler efficacement au sein d'une équipe pluridisciplinaire, et à assurer la liaison avec les partenaires extérieurs (p. ex. les cliniques de santé communautaire, les services judiciaires, etc.) avec tact et diplomatie.
• Excellentes compétences en rédaction pour préparer la correspondance écrite, notamment des rapports, des lettres et des comptes rendus de réunions.
Compétences en gestion des dossiers et des documents
• Expérience confirmée de la gestion des dossiers et des documents, de la surveillance du flux d'information et du suivi des documents.
• Capacité à établir et tenir un système de classement conformément aux lignes directrices et aux normes sur la gestion des documents.
• Connaissance pour l'interprétation des pratiques et/ou procédures liées à la confidentialité et à la divulgation de l'information (LAIPVP).
Compétences en analyse, résolution de problèmes et organisation
• Capacité à déterminer et résoudre les problèmes d'ordre administratif.
• Capacité à vérifier l'exactitude et l'exhaustivité des documents, des dossiers et de l'information, et à corriger les anomalies.
• Capacité à déterminer les priorités de la charge de travail et à gérer des délais conflictuels, tout en travaillant dans un environnement dynamique et soumis à des contraintes de temps.
Compétences en informatique
• Maîtrise de MS Word, d'Excel, ainsi que du courriel, des tableurs, des bases de données et des logiciels de présentation pour produire une variété de documents et de pièces de correspondance, créer des feuilles de calcul, coordonner des réunions et des calendriers, gérer des dossiers et suivre l'information.