Vous excellez dans les tâches à caractère administratif et êtes à la recherche d'une occasion de jouer un rôle de premier plan au sein d'une équipe au rythme rapide et au volume élevé qui soutient la prestation de services sociaux, communautaires et à l'enfance aux Ontariens de l'ouest de l'Ontario?
Vous avez été un membre actif d'une équipe hautement fonctionnelle et vous avez de l'expérience en matière d'orientation, de formation et de constitution d'équipes?
Vous avez une expérience en matière de Lean Six Sigma et d'amélioration des processus, et vous êtes intéressé par l'utilisation de la technologie pour moderniser des processus et des problèmes apparemment complexes?
Vous souhaitez acquérir une expérience de premier niveau au sein du gouvernement, qui vous préparera à évoluer vers d'autres fonctions au sein du gouvernement provincial?
Si vous avez répondu oui aux questions ci-dessus et que cette occasion d'emploi vous rend curieux et enthousiaste, nous aimerions nous entretenir avec vous!
Nous cherchons à agrandir notre équipe et à tirer parti de vos compétences en matière de collaboration, d'organisation et d'administration pour aider un bureau régional très actif qui soutient le ministère des Services à l'enfance et des Services sociaux et communautaires? Réfléchissez à cette occasion d'assumer le rôle de secrétaire, soutien des programmes, Direction du soutien administratif, dans la région Ouest, à titre permanent ou temporaire.
Remarque : Selon le candidat retenu, ces postes peuvent être pourvus dans l'un des bureaux suivants :
• 217, rue York, London (Ontario)
• 270, rue Erie est, Windsor (Ontario)
• 119, rue King ouest, Hamilton (Ontario)
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Le secrétaire, soutien des programmes apportera un soutien administratif à l'équipe de gestion régionale :
• contrôler les comptes de messagerie du programme (Outlook) et traiter les demandes de manière appropriée au sein de l'équipe;
• recevoir, organiser et classer par ordre de priorité tous les courriers papier et électroniques; accuser réception des courriers électroniques lorsque le gestionnaire désigné n'est pas au bureau, en indiquant quand une réponse peut être attendue;
• assurer une grande variété de fonctions de traitement de texte telles que dactylographier la correspondance (Word), organiser et maintenir le suivi (OneNote), préparer des présentations (PowerPoint), des tableaux, des graphiques; saisir et produire des rapports (Excel, Access) pour le compte des gestionnaires désignés et/ou du directeur régional avec des degrés de complexité variables; relire tous les travaux préparés afin de garantir une grammaire et une orthographe correctes;
• formater et suivre la correspondance de la haute direction à envoyer au ministre, au sous-ministre ou à d'autres hauts fonctionnaires ministériels, selon les instructions, c'est-à-dire les questions litigieuses, les notes d'information, etc.; transmettre au directeur régional ou au chef du programme aux fins d'approbation; utiliser le SGLC et/ou SharePoint pour transmettre la correspondance à Queen's Park aux fins de signature par les hauts fonctionnaires ministériels concernés;
• préparer diverses réponses aux demandes de renseignements courantes et semi-routinières émanant d'organismes et de membres du public concernant des questions liées aux programmes pour adultes et pour enfants;
• établir et maintenir divers systèmes de classement, y compris dans le système de gestion du contenu de l'entreprise, en veillant à ce que les dossiers soient tenus à jour pour permettre au personnel d'y accéder en temps utile; prendre toutes les mesures nécessaires pour garantir la confidentialité en tout temps; maintenir et mettre à jour les systèmes de rappel et les systèmes de suivi;
• prendre toutes les dispositions nécessaires pour programmer des réunions et des rendez-vous avec les gestionnaires désignés, sur la base d'une connaissance du calendrier et des engagements existants; tenir un calendrier à jour pour enregistrer avec précision toutes ces réunions et tous ces rendez-vous;
• assister à des réunions internes et externes afin de rédiger les procès-verbaux, puis les transcrire et les distribuer au besoin;
• participer à des projets spéciaux ou à des missions spéciales selon les instructions du gestionnaire désigné.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en matière d'administration de bureau :
• Vous avez démontré des compétences en matière d'administration de bureau pour assurer une grande variété de tâches de secrétariat, d'administration et de travail de bureau.
• Connaissance du traitement électronique et des pratiques administratives afin de gérer efficacement un large éventail de tâches dans un environnement de travail à rythme rapide et à volume élevé.
• Connaissance du suivi des présences et de l'assistance administrative générale en matière de ressources humaines.
• Connaissance de la préparation et de l'examen des dépenses iExpenses pour assurer la conformité avec la Directive sur les frais de déplacement, de repas et d'accueil.
Compétences en matière de relations interpersonnelles, de communication et d'organisation :
• Vous faites preuve d'acuité politique et de discrétion pour traiter des renseignements hautement délicats et confidentiels et vous êtes capable de faire preuve de discernement.
• Des compétences supérieures en matière de gestion des relations pour établir, développer et maintenir des relations efficaces et fournir un excellent service à la clientèle avec le directeur régional, l'équipe de gestion régionale, le personnel régional et un éventail de partenaires et de parties prenantes internes et externes, y compris les cadres supérieurs des bureaux du sous-ministre adjoint, du sous-ministre et du ministre.
• Vous avez d'excellentes compétences en matière de communication interpersonnelle, orale et écrite.
• Vous avez d'excellentes compétences en matière de hiérarchisation des priorités, d'organisation et de gestion du temps, et vous êtes capable de travailler sous pression et dans des délais serrés afin de garantir la qualité du travail et son achèvement dans les délais impartis.
Compétences analytiques :
• Vous êtes capable d'interpréter et d'appliquer la législation pertinente afin de répondre aux demandes de renseignements généraux et d'orienter les clients vers les ressources et personnes-ressources appropriées.
• Vous avez un grand souci du détail, des capacités d'analyse et de résolution de problèmes.
Compétences informatiques :
• Aptitude à apprendre de nouvelles technologies et à tirer parti de ces connaissances pour soutenir l'apprentissage et l'adoption réussie par le personnel régional.
• Maîtrise avancée des opérations informatiques, de la technologie et de diverses applications logicielles (telles qu'Adobe et Enterprise Content Management) nécessaires pour atteindre les objectifs d'un bureau régional modernisé.