L'Institut correctionnel de l'Ontario (ministère du Solliciteur général) est à la recherche d'une personne possédant de solides compétences administratives pour occuper le poste de réceptionniste et assurer la prestation des services connexes au personnel, aux détenus et au grand public, y compris les services téléphoniques et postaux.
Depuis le 1er janvier 2024, l'échelle salariale de ce poste est de 23.69 $ à 27.32 $ l'heure, conformément aux dispositions de la convention collective de l'Unité de négociation des Services correctionnels du SEFPO. Les nouveaux taux, avec effet rétroactif au 1er janvier 2024, ont été récemment confirmés, et les dates de mise en application des nouveaux taux de salaire restent à déterminer.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Quelles seront mes fonctions dans le cadre de ce poste?
• filtrer les appels entrant à un standard téléphonique à lignes multiples et les acheminer vers l'établissement
• accueillir les visiteurs, vérifier leur identité et informer le personnel concerné de la présence de visiteurs
• mettre à jour et utiliser la liste des numéros de téléphone internes et des membres du personnel
• traiter le courrier entrant, ainsi que le courrier courant et le courrier sortant par service de messagerie
• tenir le registre informatisé des visiteurs
• accomplir d'autres tâches, au besoin
Ce que vous apportez à l'équipe
Section 1 (FR)
Connaissance et expérience du soutien administratif
• Expérience de l'utilisation d'un standard téléphonique (p. ex. mise en file d'attente des appels, renvoi et transfert des appels vers différents services).
• Connaissance des procédures et des pratiques relatives à l'accueil et à l'aiguillage des visiteurs.
• Connaissance des procédures relatives au traitement du courrier (p. ex. pesée et affranchissement du courrier, enregistrement du courrier recommandé et tri du courrier entrant et sortant).
Section 2 (FR)
Aptitude à communiquer et habiletés interpersonnelles
• Capacité de filtrer les appels entrant à un standard téléphonique à lignes multiples et de les acheminer aux personnes concernées, de prendre note des messages et de joindre le personnel par téléavertisseur.
• Capacité de répondre à des demandes de renseignements et d'accueillir des visiteurs.
• Capacité manifeste de faire preuve de professionnalisme, de tact et de courtoisie au moment de répondre à des appels et d'accueillir des visiteurs.
• Aptitude à bien vous exprimer par écrit afin de rédiger des notes de service et d'autres documents
Section 3 (FR)
Compétences en informatique
• Maîtrise de différents logiciels, dont les logiciels de traitement de texte, afin de produire divers documents.
• Capacité d'utiliser une base de données pour saisir et extraire des données permettant de répondre à des demandes de renseignements.
• Capacité manifeste d'utiliser un clavier afin d'y saisir des textes en temps opportun.
Section 4 (FR)
Esprit d'analyse, discernement et capacité de résoudre des problèmes
• Capacité de traiter les appels entrants par ordre de priorité, de reconnaître les appels inhabituels et d'y répondre de manière convenable.
• Capacité de déterminer quels renseignements il est autorisé de fournir aux appelants.
• Capacité de vous assurer que les appels sont dirigés vers le bon secteur de programme.
• Expérience du tri du courrier entrant et sortant (c'est-à-dire déterminer la méthode de distribution qui convient, ainsi que la destination exacte du courrier mal adressé).
Section 5 (FR)
Sens de l'organisation
Capacité d'établir l'ordre de priorité des tâches dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide, ainsi que d'accomplir les tâches qui vous sont confiées dans le respect de l'échéance établie.