Le ministère des Affaires civiques et du Multiculturalisme recherche une personne dotée d'un fort esprit d'équipe et d'initiative pour superviser les opérations administratives quotidiennes de la Direction du patrimoine.
Le candidat retenu apportera un soutien administratif au directeur et à l'équipe de direction, et sera le principal interlocuteur de la Direction en fournissant des services en anglais et en français aux clients internes et externes.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Dans ce poste, vous devrez :
• tenir le calendrier des rendez-vous du directeur, planifier les réunions avec les clients internes et externes; coordonner les événements et les séances de consultation des intervenants; rassembler les documents de réunion; réserver les salles de réunion; organiser l'accueil et l'équipement, le cas échéant;
• gérer la correspondance et les demandes émanant des intervenants ou des différents services du Ministère;
• contrôler le mouvement des documents pour une récupération efficace, la tenue de dossiers et l'archivage; maintenir un système de rappel pour s'assurer que les délais sont respectés;
• relire/modifier les courriers/documents sortants pour en vérifier l'exactitude (orthographe, grammaire, format, etc.) à l'aide de diverses applications logicielles telles que Microsoft Office Word, Excel, PowerPoint;
• fournir des services financiers au bureau du directeur (par exemple, commander des fournitures de bureau, traiter les factures, gérer la petite caisse, examiner et rapprocher les relevés des cartes d'achat et des cartes de voyage; préparer les prévisions salariales et le Système intégré de gestion de l'information financière [SIGIF], ainsi que les demandes du service de commandes en ligne);
• assister la direction dans le processus de recrutement en programmant les groupes d'entretien et les candidats pour les entretiens, et en préparant les documents d'embauche pour l'intégration et la cessation d'activité du personnel.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• Excellentes compétences en français oral et écrit.
Connaissances administratives :
• Vous connaissez les techniques de programmation pour programmer/planifier un grand nombre de rendez-vous, de réunions, de présentations, d'événements et de séances de consultation pour le directeur.
• Vous connaissez les principes, méthodes et pratiques des services administratifs, afin de fournir des services administratifs au directeur et à la direction (p. ex., délégation d'autorité, procédures financières et d'achat, tenue de registres et préparation de documents et de processus relatifs aux ressources humaines).
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• vous savez faire preuve de tact et de diplomatie dans vos relations avec le personnel et les intervenants internes et externes, ainsi qu'avec des documents sensibles et confidentiels;
• vous pouvez communiquer efficacement pour recueillir ou transmettre des données/renseignements, des calendriers et des problèmes et pour faciliter le flux des communications;
• vous pouvez préparer, relire/modifier des courriers/documents sortants pour en vérifier l'exactitude (orthographe, grammaire, format, etc.).
Compétences en analyse, résolution de problèmes et organisation :
• vous pouvez déterminer la nature, l'urgence et l'action adaptée requise pour coordonner, planifier/réorganiser le calendrier du directeur;
• vous pouvez déterminer les questions à traiter en priorité en fonction de leur objet lorsque vous effectuez diverses tâches avec des délais ou des urgences contradictoires, et répondre efficacement aux fluctuations de la charge de travail;
• vous pouvez cerner et résoudre les divergences relatives aux crédits de présence, aux factures et aux notes de frais;
• vous êtes capable de déterminer la manière la plus efficace de présenter les documents lorsque vous dactylographiez de la correspondance, des rapports, etc., et de résoudre les problèmes en essayant différents formats de mise en page ou progiciels.
Autres compétences essentielles :
• vous maîtrisez divers logiciels (p. ex., Microsoft Office, Outlook, WIN, SIGIF, eCorrespondence) pour le traitement de texte, la gestion de bases de données, les présentations, les feuilles de calcul, pour concevoir, rédiger et produire divers documents, organigrammes, graphiques et correspondance, et pour tenir à jour les horaires et les calendriers;
• vous avez de l'expérience dans l'utilisation d'équipements de bureau généraux tels que des imprimantes, des photocopieurs, des télécopieurs, des numériseurs, afin de les faire fonctionner efficacement et d'en assurer l'entretien adéquat ou de déterminer s'il convient de faire appel à des fournisseurs de services pour les réparations.