Vous êtes à la recherche d'une occasion de mettre en œuvre vos solides compétences en matière d'administration et de communication? Si c'est le cas, saisissez cette occasion valorisant d'accéder à un poste de commis aux services médicaux pour fournir un soutien au Centre de détention de Niagara à Thorold, en Ontario.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
In this role, you will:
• Perform a variety of administrative tasks in support of program/unit needs
• Answer telephone calls, screen visitors and respond to inquiries
• Gather and verify information, contact appropriate staff and service providers
• Prepare and distribute agendas, take and finalize minutes
• Oversee flow of information, track documents and monitor, sort and distribute incoming mail
• Support quality assurance processes
• Establish bring forward filing systems
À ce poste, vous devrez :
• réaliser diverses tâches administratives pour répondre aux besoins du programme ou de l'unité;
• répondre aux appels téléphoniques, filtrer les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements;
• recueillir et vérifier les renseignements, contacter le personnel et les prestataires de services appropriés;
• préparer et distribuer les ordres du jour, rédiger et mettre au point les procès-verbaux;
• superviser le flux de renseignements, assurer le suivi des documents et contrôler, trier et distribuer le courrier entrant;
• soutenir les processus d'assurance qualité;
• mettre en place des systèmes de dossiers à rappeler.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences administratives
• Connaissance et expérience des pratiques et procédures générales de bureau afin d'offrir des services de soutien administratif
• Connaissance des systèmes de classement afin de maintenir et de garantir la conservation des dossiers administratifs dans le respect de la sécurité et de la confidentialité
• Capacité d'acquérir une connaissance des lois pertinente, y compris la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, ainsi que des normes applicables en matière de service à la clientèle.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Solides compétences en communication écrite et orale pour rédiger des courriers précis, préparer des comptes rendus de réunions, recevoir des appels, prendre des messages et donner des renseignements à vos interlocuteurs
Compétences en matière d'analyse et de raisonnement :
• Solides compétences en matière d'organisation et de gestion du temps afin de déterminer les priorités de la charge de travail en cas d'échéances contradictoires et de contrôler les renseignements appropriés à divulguer pour les demandes.
• Capacités d'analyse et de raisonnement afin de garantir l'exactitude et d'examiner les documents pour vérifier qu'ils sont complets, en assurant le suivi des mesures, le cas échéant.
• Compétences en matière de résolution de problèmes, de recherche et d'analyse afin cerner et de résoudre les divergences relatives à l'exactitude des dossiers/renseignements, des factures et des transactions financières.
Compétences en informatique :
Maîtrise des équipements et de logiciels de traitement de texte pour préparer des lettres et des rapports, ainsi que des systèmes d'archivage de bases de données afin de saisir et d'assurer le suivi des renseignements