Numéro du concours : 213564 Concours nO PDSB24-042 Joignez l'équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. La Direction des écoles provinciales et d'application du ministère de l'Éducation recherche une personne avec expérience pour le poste saisonnier de secrétaire d'école qui apportera son soutien à l'école d'application Trillium de Milton.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
À ce titre, vous fournirez des services de secrétariat et d'appui administratif à la direction de l'école et contribuerez à la mise en œuvre des programmes et services éducatifs.
Vous devrez :
- préparer une variété de documents et de correspondance tels que des mémos, des rapports, des documents de recherche et des supports de présentation;
- classer, récupérer ou distribuer une variété de correspondance;
- rédiger les procès-verbaux et les notes des réunions;
- fournir des services de réception, répondre aux appels, accueillir la visite, répondre aux demandes de renseignements généraux et surveiller l'accès au bâtiment;
- organiser les déplacements et fixer les lieux des réunions et des événements pour la direction;
- gérer les horaires et les calendriers pour la direction de l'école;
- maintenir le stock et commander les fournitures nécessaires à l'aide d'une carte d'achat et maintenir/compiler les dossiers d'achat;
- préparer et tenir à jour les contrats financiers;
- gérer le système de renseignements de la population étudiante, le logiciel Power School;
- posséder une connaissance et une expérience des arrivées et départs en sécurité dans les écoles;
- détenir des habiletés et une expérience de la tenue des dossiers de la population étudiante de l'Ontario;
- assumer diverses autres tâches administratives et de bureau.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et expérience
Vous possédez les compétences suivantes :
- Expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;
- Connaissance pratique de School Messenger;
- Expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;
- Expérience de la gestion de la base de données PowerSchool;
- Expérience en matière d'arrivées et de départs en toute sécurité des écoles;
- Connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;
- Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, y compris les logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuille de calcul et de base de données;
- Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents;
- Expérience dans la gestion de stock et la commande des fournitures nécessaires, ainsi que dans la préparation des états et rapports financiers et la présentation desdists documents sous d'autres formes si nécessaire.
Compétences techniques
Vous détenez les compétences suivantes :
- Expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard, notamment Google Suite, School Messenger, PowerSchool;
- Expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.
Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes
Vous disposez des aptitudes suivantes :
- Compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;
- Capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;
- Aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;
- Connaissance des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité.
Compétences en matière de communication et de service à la clientèle
Vous disposez des aptitudes suivantes :
- Compétences avérées en matière de communication verbale et de relations interpersonnelles pour communiquer avec la clientèle et lui fournir des renseignements de manière courtoise et professionnelle, au téléphone, par courriel et en personne.
- Compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.