Vous souhaitez travailler dans le secteur des services généraux et des finances au sein de la fonction publique de l'Ontario? Vous avez un sens marqué de l'organisation et aimez travailler dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide? Le ministère des Richesses naturelles et des Forêts est à la recherche d'une personne pour occuper le poste d'adjoint administratif ou adjointe administrative à la Direction de la gestion stratégique et des services généraux.
La Direction de la gestion stratégique et des services généraux est responsable de la planification stratégique des recettes fiscales du ministère, des stratégies de gestion des risques, de la comptabilité ministérielle, des rapports financiers internes et externes, de la gestion des budgets et des dépenses, des processus de gestion des recettes, du soutien des systèmes financiers, de la viabilité, du contrôle financier, de la mesure du rendement ministériel et des rapports connexes, de la gestion des organismes et de la direction des présentations au Conseil du Trésor concernant les finances et l'administration publiques.
Remarque : Le candidat retenu pour ce poste devra travailler au moins trois jours ouvrables par semaine au bureau.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• apporter votre soutien aux activités de la Direction et à ses initiatives de projet en produisant divers documents, dont la correspondance et les procès-verbaux des réunions
• gérer l'emploi du temps des gestionnaires, et coordonner leurs réunions et rendez-vous
• examiner et traiter les documents administratifs relatifs au flux de travail habituel
• ouvrir, organiser et enregistrer le courrier entrant et sortant, y compris les notes internes demandant l'approbation de la Direction
• administrer les systèmes de « rappel » permettant aux gestionnaires d'exercer un suivi des mesures à prendre au sein de la Direction
• répondre aux demandes de renseignements en personne et aux appels téléphoniques entrants à la section
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences relatives à l'administration de bureau :
• Connaissance manifeste des principes, des méthodes et pratiques, des politiques, des normes et des lignes directrices se rapportant à l'administration de bureau
• Connaissance des processus liés à l'administration de bureau et au traitement des documents relatifs aux ressources humaines, des demandes d'achat, des factures et des demandes de remboursement des dépenses
• Connaissance des systèmes, des processus et des normes de classement et de gestion des documents et de l'information afin d'organiser et de tenir à jour les systèmes d'archivage électronique et manuel de la Direction
• Compétences en mathématiques vous permettant de calculer les heures de travail du personnel, ainsi que de vérifier les calculs relatifs aux factures et aux demandes de remboursement des dépenses
Capacité de raisonnement, sens de l'organisation et compétences en gestion du temps :
• Capacité de déterminer les priorités lorsque vous devez exercer diverses responsabilités administratives comportant des échéances conflictuelles, ainsi que de répondre efficacement aux besoins changeants selon le volume de travail
• Capacité de raisonnement manifeste vous permettant de gérer l'emploi du temps des gestionnaires afin d'estimer le temps nécessaire à allouer aux réunions
• Capacité de raisonnement vous permettant d'examiner la correspondance entrante et les demandes de renseignements
•Sens manifeste de l'organisation vous permettant de recueillir des renseignements en vue des réunions, de répondre à la correspondance et de faire des présentations
Aptitude à communiquer et discernement :
• Compétences manifestes en matière de communication orale et de relations interpersonnelles, diplomatie et tact afin de répondre aux demandes de renseignements générales et de fournir des services administratifs aux gestionnaires et employés de toutes les sections de la Direction
• Compétences manifestes en matière de communication écrite afin de produire des rapports administratifs et la correspondance courante
• Capacité de travailler sous pression et de respecter les échéances cruciales
• Souci du détail vous permettant de réviser des documents afin d'en vérifier l'exactitude et l'exhaustivité, ainsi que d'y apporter des corrections
Compétences informatiques :
• Compétences informatiques vous permettant de produire des documents à l'aide de divers logiciels de traitement de texte, de base de données, de présentation et d'édition électronique