Vous avez des compétences très développées en matière d'administration et de service à la clientèle? Si c'est le cas, elles vous seront utiles à titre d'adjoint administratif fournissant des services de soutien administratif et commercial essentiels aux clients internes et externes de la Division des opérations régionales du ministère des Richesses naturelles.
Remarque : Selon le candidat retenu, ce poste peut être occupé à partir de l'un des bureaux suivants
• 613, rue Front, Hearst (Ontario)
• 122, chemin Government Ouest (Ontario)
• 2-4, route 11 Sud, Cochrane (Ontario)
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• offrir du soutien administratif par la préparation, l'organisation et la tenue de réunions et d'ateliers, ainsi que par l'organisation des déplacements du personnel
• coordonner la préparation et la distribution d'ordres du jour et de documents d'information générale, et assister aux réunions pour en rédiger les compte rendus
• tenir à jour le calendrier des rendez-vous du gestionnaire
• préparer les rapports, la correspondance, les notes de service, les graphiques, les tableaux, les feuilles de calcul et les rapports financiers et statistiques
• traiter toute la correspondance entrante et sortante
• mettre en œuvre, gérer et assurer la sécurité des dossiers, archiver les dossiers et les documents selon des méthodes approuvées de conservation de dossiers
• offrir du service à la clientèle aux clients externes et internes concernant les politiques et les procédures ministérielles, et d'autres renseignements connexes
• fournir un soutien à l'administration financière par l'exécution d'opérations financières, soutenir l'agente ou l'agent des finances et la contrôleuse ou le contrôleur des finances, au besoin, entre autres par la préparation de rapports
• fournir un soutien administratif concernant les procédures liées aux ressources humaines, comme le traitement des feuilles de temps et les formulaires connexes.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en raisonnement, en gestion du temps et en organisation:
• compétences en raisonnement et en gestion du temps, afin de définir les priorités, en respectant les divers liens de dépendance, les demandes simultanées et les échéances concurrentes
• compétences en organisation, afin de gérer plusieurs demandes, de mener plusieurs tâches de front et de coordonner les fluctuations du volume de travail, et pour que l'environnement de travail et le système de classement demeurent ordonnés
Compétences en communication et en relations interpersonnelles:
• compétences démontrées en communication pour assurer la relecture et la révision de documents, expliquer les procédures et les lois, préparer la correspondance, à l'oral et à l'écrit
• faire preuve de tact, de diplomatie et d'entregent, afin d'assurer de bonnes relations à l'interne et à l'externe
Compétences en informatique, en dactylographie, et connaissance de l'équipement de bureau:
• capacité de travailler avec un ordinateur, des applications de feuilles de calcul, de gestion de bases de données, de présentation, de courriel et Internet, afin de saisir des données, de produire divers types de documents, de tenir les dossiers à jour et de faire les rapprochements concernant les rapports
• capacité d'entretenir et d'utiliser de l'équipement de bureau général, comme des photocopieurs, des télécopieurs et des téléphones
• compétences en dactylographie et en traitement de texte
Compétences techniques:
• capacité de comprendre et d'interpréter les lois pertinentes, comme la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les conventions collectives, ainsi que les politiques et les procédures en matière de finances et de ressources humaines
• connaissances des procédures administratives et de travail de bureau, ainsi que des achats
• compétences en mathématiques pour examiner les factures et les demandes de règlement, et pour corriger les anomalies
Compétences en analyse et en résolution de problèmes:
• compétences prouvées en analyse et en résolution de problèmes pour prendre des décisions, définir les mesures appropriées, faire les rapprochements concernant les rapports, corriger les anomalies et étudier les solutions alternatives