Vous vous épanouissez dans un environnement où les choses évoluent rapidement? Vous êtes reconnu pour votre sens du détail et de l'organisation? Si c'est le cas, envisagez cette occasion de rejoindre l'équipe administrative de la Division du soutien aux immobilisations et aux affaires au sein du ministère de l'Éducation pour soutenir la mise en place d'infrastructures pour les écoles et les garderies, ainsi que d'autres dossiers opérationnels concernant les écoles.
Au sein d'une équipe administrative travaillant en collaboration, vous fournirez un large éventail de services administratifs et de bureau complexes aux divisions qui vous seront confiées. Vous travaillerez en étroite collaboration avec les autres membres de l'équipe administrative à la prestation coordonnée de services de soutien administratif et programmatique aux directeurs et gestionnaires de division, y compris la correspondance avec les intervenants du secteur.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• fournir un soutien administratif aux directeurs désignés et au personnel de la direction
• contribuer à la préparation et à la distribution de la correspondance électronique, des notes de service, des rapports et des présentations
• contrôler et suivre les documents dans le système de suivi de la correspondance du Ministère
• fournir un soutien aux activités de recrutement
• tenir l'inventaire (par exemple le matériel informatique, le matériel de bureau, les appareils multifonctions, etc.
• utiliser/maintenir les systèmes de suivi de la correspondance et contrôler le flux de renseignements/de documents entrant et sortant du bureau du directeur
• coordonner les exigences administratives pour les grandes réunions et les événements organisés par les intervenants, y compris l'organisation des voyages et de l'accueil
• répondre aux demandes de renseignements et accueillir les visiteurs au bureau
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences administratives :
• vous avez une connaissance des pratiques de bureau et des procédures administratives (par exemple le classement, la gestion de la correspondance et de l'information, le rapprochement des notes de frais) afin de fournir des services d'appui à la direction
• vous avez de l'expérience en matière de processus d'approvisionnement du gouvernement et des processus du fournisseur attitré afin de garantir la conformité au moment des commandes de fournitures et de services
• vous avez démontré votre expérience et votre connaissance des procédures d'utilisation des équipements de bureau (photocopieurs, télécopieurs, imprimantes, projecteurs, etc.) afin de garantir le bon fonctionnement de l'équipement (par exemple, en remplaçant les cartouches d'encre en poudre et les fournitures de papier)
• vous avez une compréhension des principes et des pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée en ce qui concerne la correspondance et les actifs informationnels (par exemple la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée.)
Compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles :
• vous pouvez communiquer clairement pour répondre aux demandes, orienter les appelants et partager des renseignements
• vous pouvez rédiger de la correspondance générale et vérifier l'orthographe, la grammaire et le format
• vous pouvez maintenir de bonnes relations de travail, en particulier lorsque les délais sont très serrés
• vous pouvez transmettre des renseignements en faisant preuve de tact et de diplomatie pour traiter avec tous les niveaux de personnel, répondre aux demandes de renseignements et résoudre les plaintes ou les problèmes
Compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes :
• vous pouvez déterminer l'urgence des questions, des demandes et des processus et leur donner la priorité en fonction de votre connaissance du sujet ou en discutant avec le superviseur ou le personnel de l'équipe
• vous portez une attention particulière aux détails afin d'identifier les erreurs et les divergences
• vous pouvez déterminer la manière la plus efficace de présenter les documents lors de la dactylographie de la correspondance, des rapports, des graphiques et des tableaux et pour résoudre les problèmes en essayant différents formats de mise en page ou différentes applications logicielles
Capacité de raisonnement, sens de l'organisation et compétences en gestion du temps :
• vous pouvez faire preuve de discernement et de capacités de raisonnement pour cerner les problèmes urgents et déterminer les réponses appropriées
• vous pouvez fournir un soutien administratif et une assistance à un certain nombre d'employés ayant leurs propres priorités, besoins et méthodes de travail
• vous pouvez déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches différentes avec des échéances difficiles à concilier
Compétences informatiques :
• vous maîtrisez les logiciels (traitement de texte, base de données, courrier électronique, tableurs, applications financières) pour créer, traiter et tenir à jour divers documents et dossiers administratifs, saisir et extraire des données, assurer le suivi des dépenses et tenir à jour des systèmes d'archivage électroniques.