Le ministère du Procureur général, Division du droit civil, Direction des services juridiques, ministère de Services à l'enfance et des Services sociaux et communautaires recherche un secrétaire juridique ayant de l'expérience et de la motivation pour fournir une gamme complète de services de secrétariat juridique et d'assistance administrative dans un environnement dynamique et en constante évolution.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• effectuer des tâches administratives générales telles que la préparation des dossiers pour le stockage/l'archivage, la réception et la hiérarchisation de la correspondance entrante, et la maintenance des systèmes d'archivage électronique;
• contribuer à un lieu de travail inclusif, respectueux et collaboratif;
• préparer, signifier et déposer des documents et des formulaires auprès des cours et des tribunaux dans les délais impartis;
• ouvrir et fermer les dossiers, aider à la récupération des dossiers et tenir un registre de tous les documents juridiques et de la correspondance;
• répondre à la correspondance générale et aux demandes de renseignements téléphoniques;
• fournir un soutien administratif et en matière de contentieux en préparant divers formulaires judiciaires, documents juridiques et correspondance de routine.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• Vous pouvez dactylographier 50 mots la minute (vous devrez effectuer un test lors de la phase d'évaluation de l'entretien).
Connaissances administratives et juridiques :
• Vous connaissez les procédures générales d'administration de bureau en matière de conservation des documents, de gestion des actifs et de politiques et pratiques financières et comptables.
• Vous possédez une connaissance avérée des méthodes et procédures de bureau juridique, des politiques complexes et des règles de procédure civile.
• Vous êtes capable de préparer des documents juridiques à partir de précédents ou de renseignements fournis par des avocates et avocats ainsi que par d'autres fonctionnaires.
• Vous pouvez organiser, mettre à jour et conserver des dossiers électroniques et physiques précis.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Vous détenez de solides compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles.
• Vous avez démontré des aptitudes à la communication écrite pour rédiger de la correspondance et d'autres documents juridiques.
• Vous pouvez établir et maintenir des relations de travail efficaces avec le personnel et les parties prenantes.
Compétences en matière d'organisation et de raisonnement :
• Vous possédez un excellent sens de l'organisation pour respecter efficacement les délais dans un environnement dynamique et produire un travail précis.
• Vous êtes capable de fixer des priorités et de répondre à des demandes contradictoires.
• Vous savez travailler de manière indépendante et effectuer des tâches avec un minimum d'instructions.
• Vous faites preuve de beaucoup de tact, d'initiative et de jugement.
• Vous avez la capacité de nouer un dialogue professionnel avec des clientèles interne et externe, tout en maintenant la confidentialité.
Compétences en informatique :
• Vous maîtrisez les applications informatiques, notamment Microsoft 365 et Adobe Pro.
• Vous possédez une connaissance des applications de base de données pour saisir, suivre et mettre à jour les systèmes informatiques de gestion des cas et pour préparer les dossiers.
• Vous connaissez les bases de données en ligne pour le téléchargement et le stockage de documents judiciaires (par exemple CaseLines) et le processus de classement des documents juridiques conformément aux procédures judiciaires.