Si vous possédez une solide expérience des services administratifs et d'excellentes aptitudes organisationnelles, n'hésitez pas à communiquer avec nous.
Vous devrez mettre à profit vos compétences de niveau supérieur afin d'assurer la coordination et l'exécution d'importantes fonctions administratives, ainsi que des tâches et des activités opérationnelles du bureau du coroner régional principal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• coordonner et gérer les volets administratifs des dossiers relatifs aux enquêtes sur les décès en Ontario;
• répondre aux demandes de renseignements, fournir des explications concernant les processus et les services, et donner suite aux demandes;
• recevoir, produire et examiner divers documents de nature délicate et confidentielle;
• examiner, rapprocher et produire les factures financières, et commander les fournitures de bureau;
• gérer les volets administratifs des dossiers, la correspondance électronique et papier, ainsi que l'utilisation du système de suivi et de rappel, faciliter le cheminement des renseignements et collaborer avec les bureaux des coroners régionaux à l'aide du système provincial de gestion des cas;
• assurer la liaison avec les intervenants et organismes internes et externes à tous les niveaux;
• coordonner les tâches administratives relatives aux enquêtes menées dans la région et par les comités d'examen des décès;
• effectuer des recherches sur les personnes défuntes non réclamées par des proches et examiner les recherches des requérants;
• planifier des rendez-vous, des réunions, des présentations et des activités pour le coroner régional principal;
• collaborer avec le coroner régional principal dans le cadre de processus récurrents, tels que le recrutement de coroners, et gérer les volets administratifs de ces processus.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences financières et administratives
• aptitudes manifestes à effectuer des tâches administratives pour fournir un soutien et des services administratifs à la haute direction du bureau du coroner régional principal;
• capacité d'acquérir et d'appliquer des connaissances sur les lois et les politiques pertinentes, afin de fournir des réponses détaillées aux demandes de renseignements et de participer à l'administration de la Loi sur l'anatomie et de la Loi sur les coroners;
• connaissance des politiques, des procédures et des lignes directrices se rapportant aux secteurs des finances, de l'approvisionnement et de l'administration, ainsi qu'à l'achat de fournitures et d'équipement;
• expérience de l'examen et du rapprochement de factures ou de relevés.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles
• aptitude manifeste à pratiquer une écoute active et à faire preuve de patience, d'empathie et de tact pour communiquer avec des personnes endeuillées;
• souci du service à la clientèle et capacité manifeste de fournir des services professionnels, courtois et adaptés aux besoins des clients internes et externes;
• compétences en relations interpersonnelles pour établir et entretenir de bonnes relations de travail avec les intervenants internes et externes;
• capacité de produire et de corriger divers documents, tels que des lettres, des formulaires officiels, des rapports, des documents d'information et des feuilles de calcul électroniques;
• bonne connaissance de la terminologie juridique et médicale.
Sens de l'organisation et compétences en gestion de l'information
• capacité de déterminer l'importance des enjeux et d'établir des priorités pour répondre à des demandes simultanées;
• connaissances et expérience des pratiques de gestion des documents et de l'information pour tenir à jour et surveiller la correspondance et le cheminement des renseignements dans le système provincial de gestion des cas;
• capacité d'utiliser les systèmes de rappel existants et de créer, au besoin, un système permettant d'optimiser l'organisation de tous les documents relatifs aux cas;
• expérience de l'organisation et de la coordination de réunions, ainsi que de la coordination des exigences et des dispositions logistiques.
Discernement et compétences en analyse
• connaissance des principes et des pratiques en matière de sécurité et de protection de la vie privée, y compris la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée;
• capacité de faire preuve d'acuité politique, de tact et de discrétion pour traiter des documents et des renseignements hautement confidentiels et de nature délicate;
• capacité manifeste de faire preuve de discernement pour filtrer les appelants et contacts, et ne communiquer que les renseignements pertinents;
• esprit d'analyse et capacité de résoudre des problèmes pour cerner, évaluer et résoudre des questions relevant de votre compétence, et renvoyer à la personne concernée celles qui sortent de votre champ de compétence;
• capacité de travailler de manière autonome, moyennant une supervision minimale.
Compétences en informatique
• maîtrise des ordinateurs, des applications de la série Microsoft Office (par exemple, Word, Outlook, Excel et Teams) et du logiciel Adobe Pro, et capacité de produire des rapports, des lettres, des présentations, des graphiques, des tableaux et d'autres documents;
• expérience de l'utilisation des systèmes informatiques et capacité d'apprendre rapidement à utiliser de nouveaux systèmes (par exemple, le Système d'information des coroners et le système QuinC);
• excellentes aptitudes à saisir des données avec précision au clavier.