Êtes-vous une personne très organisée et soucieuse du détail ? Si oui, envisagez de vous joindre au Bureau de l'avocat des enfants (OCL) où vous pourrez mettre en valeur vos compétences exceptionnelles en matière de service à la clientèle en offrant des services d'accueil et de réception en français et en anglais.
Veuillez noter que ce poste nécessite une présence physique au bureau 5 jours par semaine.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• répondre aux demandes de renseignements générales de la clientèle et du public ainsi qu'acheminer les appels entrants de façon appropriée;
• accueillir les visiteuses et visiteurs, déterminer la raison de leur visite et les orienter vers le personnel approprié;
• coordonner les ramassages et les livraisons, y compris du courrier, des documents juridiques et des colis Purolator;
• recevoir et vérifier tous les documents juridiques délivrés au Bureau de l'avocat des enfants;
• prendre note de colis entrants et en assurer le suivi dans une feuille de calcul Excel;
• fournir des services de soutien de bureau, réserver les salles de réunion, planifier les audioconférences et mettre à jour divers documents, y compris les numéros de téléphone du personnel et le plan des lieux;
• effectuer des tâches administratives générales, y compris du traitement de texte courant et de la saisie de données;
• prendre part à des réunions avec le personnel administratif et participer à des projets spéciaux.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• Maîtrise de l'anglais ainsi que du français oral et écrit de niveau avancé.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles
• Bonnes compétences en communication orale et écrite ainsi qu'en relations interpersonnelles pour répondre aux demandes de renseignements générales à propos du Bureau, de ses programmes et des exigences connexes.
Compétences en services à la clientèle
• Capacité de faire preuve de tact et de discrétion et excellentes compétences en services à la clientèle pour fournir de l'information et des explications adéquates avec délicatesse et en préservant la confidentialité.
• Capacité de rester calme en cas de communication téléphonique avec des personnes en colère.
Compétences en organisation et en travail d'équipe
• Capacité d'entreprendre différentes activités simultanément, de mener plusieurs tâches de front et d'établir votre propre ordre de priorité.
• Capacité d'offrir du soutien à vos collègues en temps opportun.
Compétences techniques
• Connaissances des pratiques administratives générales pour accepter la signification de documents juridiques et fournir de l'information par téléphone.
• Capacité d'utiliser l'équipement de bureau courant (p. ex. un système téléphonique multiligne, un télécopieur, un ordinateur, une imprimante et un photocopieur).
• Connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook, ainsi que des logiciels de système de gestion des cas et de base de données.