Vous êtes un professionnel de l'administration de bureau efficace et doté d'un excellent sens de l'organisation? Si tel est le cas, envisagez ce poste à la Division des opérations régionales dans le district de Sioux Lookout au ministère des Richesses naturelles.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Rendez-vous sur les pages présentant la
Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le
Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.
Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.
Au sujet de l'emploi
Dans ce rôle, vous devrez :
• fournir des services de première ligne aux clients internes et externes en fournissant des explications sur les politiques, procédures et exigences du Ministère et en aidant à remplir les formulaires associés;
• orienter/réorienter les demandes de renseignements techniques/professionnels des clients vers le personnel approprié ou d'autres organismes;
• fournir une série de services administratifs tels que : produire des approbations/permis/licences en vertu de diverses législations, organiser, participer et rédiger des procès-verbaux de réunions, rédiger la correspondance courante, recevoir et préparer le courrier entrant et sortant, apporter un soutien logistique aux superviseurs et aux équipes du district, organiser et maintenir les systèmes d'archivage du district, entretenir les fournitures et le matériel de bureau, compiler des données et rédiger des rapports;
• participer au processus financier du district en recevant les recettes, en préparant les reçus, en effectuant les dépôts bancaires, en saisissant les données, en équilibrant le terminal de point de vente et en conservant les dossiers financiers du district, etc.;
• assister dans les fonctions liées aux ressources humaines, notamment en complétant les documents d'embauche, en assurant le suivi et l'archivage des formulaires d'embauche, etc.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en matière de communication :
• Vous pouvez transmettre des renseignements, répondre à des demandes, résoudre des plaintes et des problèmes en faisant preuve de tact et de diplomatie avec les clients, le grand public et le personnel.
• Vous êtes capable de rédiger ou de corriger des courriers importants concernant l'embauche, la gestion des dossiers, les finances, etc.
Compétences en planification et en organisation :
• Vous avez la capacité de gérer efficacement une charge de travail exigeante avec des priorités multiples.
• Vous pouvez utiliser des compétences efficaces en matière de gestion du temps pour vous assurer que les délais sont respectés.
• Vous êtes capable de planifier, de contrôler et de suivre efficacement des échéances et des processus multiples (p. ex. les besoins en nouveau personnel, les échéances critiques, les réunions récurrentes, les renouvellements de licence, etc.).
Discernement et compétences en analyse :
• Vous pouvez déterminer la nature et l'urgence des questions, des demandes et des processus et établir des priorités, prendre des mesures ou renvoyer en conséquence.
• Vous êtes capable d'interpréter et d'appliquer les politiques, procédures, directives, lignes directrices, règlements ou statuts pertinents (p. ex. la Loi sur la durabilité des forêts de la Couronne, la Loi sur la conservation du poisson et de la faune et la Loi sur les terres publiques).
• Vous pouvez cerner et résoudre les divergences dans les rapports et les données financières.
• Vous pouvez maintenir un haut niveau de confidentialité.
Expérience en matière d'administration de bureau :
• Vous avez une expérience avérée des tâches administratives telles que les ressources humaines, les achats, les procédures de recouvrement des recettes, la gestion des actifs, le suivi de la correspondance et des projets, l'organisation de réunions et de voyages, l'entretien des fournitures et du matériel de bureau, l'archivage manuel et automatisé.
• Vous maîtrisez les ordinateurs et les logiciels tels que le traitement de texte, les bases de données, le courrier électronique, l'Internet, les feuilles de calcul et les applications financières et fiscales pour mettre en forme et préparer la correspondance et les rapports, saisir et extraire des données et tenir à jour des dossiers informatisés.