Venez mettre à profit votre souci du service à la clientèle, votre attitude positive et vos excellentes compétences en organisation au Bureau régional de Toronto où vous travaillerez avec du personnel et des intervenants divers et les aiderez afin de superviser la prestation administrative et financière des programmes d'aide sociale dans la province
Au sujet de l'emploi
Vous devrez exécuter diverses tâches administratives pour répondre à des besoins en matière d'activités et d'opérations ainsi que soutenir des projets et des initiatives connexes, y compris :
• offrir des services de traitement de texte;
• saisir, mettre à jour et coordonner des données au moyen de divers programmes logiciels et bases de données;
• offrir du soutien pour le suivi et le rapprochement des dépenses de bureau;
• recevoir le courrier entrant en version électronique et papier, le classer par ordre de priorité et le distribuer;
• répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et répondre à des demandes de renseignements courantes;
• tenir les calendriers à jour, coordonner les horaires et prendre les dispositions nécessaires pour les réunions et les déplacements;
• établir et tenir à jour des systèmes de classement;
• commander les fournitures de bureau, tenir à jour les listes de personnes-ressources et l'inventaire des biens ainsi que gérer l'équipement de bureau;
• consigner les mesures à prendre et les demandes d'information entrantes, ainsi qu'en faire le rappel et le suivi de façon autonome pour s'assurer que les mesures en question sont prises et que l'information demandée est communiquée.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
La maîtrise du français oral et écrit est requise au niveau avancé.
Compétences en communication
• Capacité de répondre à des demandes, d'échanger et de clarifier de l'information ainsi que de fournir des renseignements au sujet du ministère ou des programmes.
• Capacité de préparer, de réviser et de modifier divers documents écrits.
• Compétences en relations interpersonnelles pour travailler avec les membres d'une équipe et les aider, acheminer les appels et coordonner les réunions avec divers intervenants (p. ex. le personnel et les chefs des finances et de programme ou les entreprises).
Compétences en analyse, en organisation et en raisonnement
• Proactivité et souci du détail.
• Capacité de rédiger de la correspondance.
• Expérience de l'élaboration et de la gestion de systèmes de rappel et de classement en version électronique et papier à des fins de protection de l'information.
• Capacité d'évaluer les urgences et les priorités ainsi que d'exécuter diverses tâches ayant des échéances concurrentes et serrées.
• Capacité de cerner et de résoudre des problèmes et des anomalies.
Expérience en soutien administratif
• Expérience de l'offre de soutien administratif de bureau.
• Capacité d'exécuter diverses tâches administratives et de travailler dans un bureau dynamique (p. ex. tenir des registres de suivi, traiter le courrier, établir et tenir à jour des systèmes de classement, coordonner le calendrier des rendez-vous et les réunions ainsi qu'organiser les déplacements).
• Expérience des procédures d'achat et de rapprochement pour un bureau, p. ex. de la vérification des factures ou des demandes de remboursement de frais de déplacement.
• Capacité de préparer des rapports de présence et des documents de ressources humaines.
Compétences techniques
• Connaissance théorique et pratique des programmes logiciels comme Word, Windows, Excel, PowerPoint et les logiciels de messagerie.
• Capacité de rassembler des données et les mettre en forme à des fins de production de rapports ainsi que d'utiliser des bases de données.
• Capacité d'utiliser de l'équipement comme un photocopieur, un télécopieur et de l'équipement de vidéoconférence.
• Capacité d'utiliser de l'équipement comme des appareils multifonctions ainsi que de l'équipement de vidéoconférence et de téléconférence.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: