Concours no PDSB25-007Joignez l'équipe qui fait une différence dans la vie des enfants et des jeunes de l'Ontario. La Direction des écoles provinciales et d'application du ministère de l'Éducation recherche une personne avec expérience pour le poste saisonnier de secrétaire d'école qui apportera son soutien à l'école d'application Amethyst de London.
Au sujet de l'emploi
À ce titre, vous fournirez des services de secrétariat et d'appui administratif à la direction de l'école et contribuerez à la mise en œuvre des programmes et services éducatifs.
Vous devrez :• préparer une variété de documents et de correspondance tels que des mémos, des rapports, des documents de recherche et des supports de présentation;
• classer, récupérer ou distribuer une variété de correspondance;
• rédiger les procès-verbaux et les notes des réunions;
• fournir des services de réception, répondre aux appels, accueillir la visite, répondre aux demandes de renseignements généraux et surveiller l'accès au bâtiment;
• organiser les déplacements et fixer les lieux des réunions et des événements pour la direction;
• gérer les horaires et les calendriers pour la direction de l'école;
• maintenir le stock et commander les fournitures nécessaires à l'aide d'une carte d'achat et maintenir/compiler les dossiers d'achat;
• préparer et tenir à jour les contrats financiers;
• gérer le système de renseignements de la population étudiante, le logiciel Power School;
• posséder une connaissance et une expérience des arrivées et départs en sécurité dans les écoles;
• détenir des habiletés et une expérience de la tenue des dossiers de la population étudiante de l'Ontario;
• assumer diverses autres tâches administratives et de bureau.
Ce que vous apportez à l'équipe
Vous possédez les compétences suivantes :
• Expérience avancée en matière d'administration et de secrétariat;
• Connaissance pratique de School Messenger;
• Expérience de la gestion du système de renseignements sur la population étudiante;
• Expérience de la gestion de la base de données PowerSchool;
• Expérience en matière d'arrivées et de départs en toute sécurité des écoles;
• Connaissance avérée des pratiques de bureau et des procédures administratives;
• Expérience et compétence dans l'utilisation de divers logiciels, y compris les logiciels de traitement de texte, de présentation, de feuille de calcul et de base de données;
• Maîtrise de la préparation, de la mise en forme et de la coordination d'une série de correspondances et de documents;
• Expérience dans la gestion de stock et la commande des fournitures nécessaires, ainsi que dans la préparation des états et rapports financiers et la présentation desdists documents sous d'autres formes si nécessaire.
Compétences techniques
• Expérience avérée de l'utilisation d'ordinateurs personnels et d'applications logicielles pour préparer la correspondance, les présentations, les feuilles de calcul, les bases de données, Microsoft Outlook et d'autres applications logicielles standard, notamment Google Suite, School Messenger, PowerSchool;
• Expérience avérée de l'utilisation d'équipements de bureau, notamment de photocopieurs et de télécopieurs.
Compétences en matière d'organisation, de raisonnement et de résolution de problèmes
• Compétences en matière d'organisation, de gestion du temps et d'administration pour organiser un volume important de services administratifs et de secrétariat, pour fixer des priorités et respecter les délais, pour assurer un flux de renseignements coordonné et efficace au sein du bureau, du programme et de l'école;
• Capacité de raisonnement pour déterminer les questions à traiter en priorité lors de l'exécution d'une série de tâches administratives différentes dans des délais contradictoires;
• Aptitude au raisonnement et à la résolution de problèmes pour déterminer les mesures à prendre en cas de questions délicates;
• Connaissance des lois sur la protection de la vie privée et de la confidentialité.
Compétences en matière de communication
• Compétences avérées en matière de communication verbale et de relations interpersonnelles pour communiquer avec la clientèle et lui fournir des renseignements de manière courtoise et professionnelle, au téléphone, par courriel et en personne.
• Compétences avérées en matière de communication écrite pour rédiger des lettres et des notes de service.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: