Êtes-vous une personne bien organisée et collaborative qui aime la tenue de dossiers et l'archivage ? Vous souhaitez répondre à des demandes de renseignements et soutenir une équipe chargée d'aider les municipalités à accéder aux programmes gouvernementaux? Envisagez alors cette possibilité avec le Bureau des services aux municipalités, relevant du directeur régional.
REMARQUE : Ce poste exige de se rendre au lieu de travail physique (8 Estate Ln, Kingston,ON) et d'y travailler au moins trois jours par semaine. Les modalités de travail hybride actuelles sont susceptibles d'être modifiées.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
- créer, organiser et maintenir divers systèmes de classement et d'archivage;
- gérer des dossiers et des archives, saisir et extraire des données et enregistrer et suivre des renseignements;
- fournir une gamme de services de soutien administratif et de bureau (p. ex., réception, courrier, traitement de texte, établissement des horaires);
- contribuer à l'élaboration de procédures et de processus de gestion des documents.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences administratives et de bureau
- Vous connaissez les systèmes électroniques et manuels de gestion des fichiers et des données.
- Vous possédez de l'expérience dans la création, l'organisation et la maintenance de systèmes d'archivage, la gestion de dossiers et d'archives, la saisie et l'extraction de données et l'enregistrement et le suivi de renseignements.
- Vous connaissez les procédures administratives de bureau pour préparer la correspondance, fournir des services de réception et de courrier et organiser des réunions.
Compétences en communications et relations interpersonnelles
- Vous possédez d'excellentes compétences en matière de communication et de relations interpersonnelles afin d'assurer la liaison avec les clients et le personnel.
- Êtes-vous une personne bien organisée et collaborative qui aime la tenue de dossiers et l'archivage ?
- Vous possédez des compétences en communication écrite afin de préparer la correspondance courante.
Compétences en matière d'analyse et de résolution de problèmes
- Vous avez fait preuve de compétences en matière d'analyse et d'évaluation pour extraire des renseignements, les évaluer par rapport à des indicateurs préétablis et signaler les anomalies aux cadres supérieurs.
- Vous possédez de solides compétences en matière de raisonnement et de résolution de problèmes pour déterminer la nature des demandes de renseignements, préserver la confidentialité, déterminer la meilleure façon de gérer les tâches et formuler des recommandations pour l'élaboration de processus.
Compétences organisationnelles
- Vous possédez de solides compétences organisationnelles qui vous permettent d'établir des priorités et de respecter les échéances.
- Vous pouvez gérer les horaires et coordonner l'organisation des réunions.
Compétences en informatique
- Vous maîtrisez les applications logicielles ( Teams,Word, Excel, Outlook et PowerPoint) pour préparer la correspondance, les rapports et les feuilles de calcul.
- Vous êtes capable d'effectuer l'entretien courant du matériel de bureau standard et de l'utiliser.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez: