Appel à tous les professionnels de l'administration de haute direction!
La Division des activités relatives aux municipalités et au logement du ministère des Affaires municipales et du Logement offre une occasion stimulante à personne dynamique et dotée d'un esprit novateur de fournir une vaste gamme de services de soutien administratif à la direction au Bureau du sous-ministre adjoint.
Qui sommes-nous?
La Division des services aux municipalités du ministère des Affaires municipales et du Logement dirige les initiatives opérationnelles liées à la gouvernance et aux finances municipales, à l'aménagement du territoire et au logement. Il s'agit de l'interface clé du ministère avec les clients municipaux.
Au sujet de l'emploi
Relevant de l'adjoint de direction, l'adjoint administratif jouera un rôle central dans l'excellence opérationnelle, la simplification des procédures et la promotion des relations clés entre les réseaux gouvernementaux et d'intervenants, en effectuant les tâches suivantes :
• coordonner les réunions, les rendez-vous ainsi que les travaux des comités et les allocutions du sous-ministre adjoint (SMA); gérer le calendrier du SMA; prendre des dispositions pour les déplacements et l'hébergement;
• mettre en œuvre et soutenir les fonctions de correspondance au Bureau du SMA pour assurer les réponses, le classement et le suivi en temps opportun, y compris le maintien d'un système de gestion de l'information et de base de données;
• préparer des lettres de direction, des notes de service, des propositions de politiques, des documents confidentiels pour des projets spéciaux, des documents, de la correspondance, des notes d'information, des rapports, des données pour les allocutions;
• répondre aux appels téléphoniques et aux visiteurs, déterminer la nature de la demande;
• assumer des fonctions administratives générales telles que : préparer des bons de commande pour des biens et des services; préparer des rapports de présence, maintenir des niveaux adéquats de fournitures de bureau et fournir un soutien à la formation du personnel;
• soutenir l'adjoint de direction dans la coordination et le suivi des documents;
• faire preuve d'une attitude centrée sur le client, solidaire et proactive.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences en administration pour la haute direction :
• Vous avez de l'expérience dans la prestation de services de soutien administratif dans un bureau de direction.
• Vous avez de l'expérience dans la planification et la reprogrammation de réunions lorsqu'un haut niveau d'initiative est requis pour répondre aux priorités urgentes ou contradictoires.
• Vous avez une connaissance des procédures de gestion et de conservation des documents pour établir et tenir à jour des systèmes de classement et de présentation manuels et électroniques et respecter les calendriers de conservation et d'archivage.
• Vous avez une connaissance des pratiques et des procédures de gestion financière.
• Vous maîtrisez les applications et l'équipement informatiques de bureau et d'entreprise, y compris MS Office, les logiciels Excel et les feuilles de calcul, la gestion de bases de données, les réseaux et les logiciels graphiques et de présentation, ainsi que l'intranet, Internet et le courrier électronique.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Vous pouvez agir à titre d'agent de liaison dans la prestation de services aux cadres supérieurs, au personnel de soutien administratif, aux homologues d'autres ministères ainsi qu'aux partenaires et intervenants externes.
• Vous pouvez expliquer/clarifier les demandes de renseignements et interpréter les procédures/processus administratifs.
• Vous pouvez préparer divers documents écrits tels que des réponses à des demandes d'information, de la correspondance, des feuilles de calcul, des rapports, des présentations et des graphiques/tableaux.
• Vous pouvez demeurer discret lors de la divulgation de renseignements confidentiels.
Compétences en analyse et en résolution de problèmes :
• Vous pouvez anticiper, relever, analyser et évaluer les enjeux et les priorités.
• Vous pouvez désigner les sources de problèmes majeurs et fournir des conseils précis et efficaces pour résoudre les problèmes.
• Vous pouvez recommander des changements aux procédures, processus, pratiques, normes et outils opérationnels et administratifs.
Compétences en organisation et coordination :
• Vous pouvez accomplir plusieurs tâches dans des délais serrés et faire le suivi des demandes.
• Vous pouvez coordonner vos propres activités de travail et le flux de correspondance nécessitant une réponse ou une action (p. ex., résoudre des problèmes ou des questions comme des délais de correspondance manqués).
• Vous pouvez coordonner et gérer les calendriers et les horaires lorsqu'un haut niveau d'initiative est requis pour répondre aux priorités urgentes ou contradictoires.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels