Joignez-vous à une équipe qui façonne l'avenir des soins de santé en Ontario!
Êtes-vous à l'aise dans le domaine de la prestation d'un service à la clientèle et d'un soutien administratif proactifs de haut niveau? Si vous êtes à la recherche d'un rôle stimulant dans un environnement de grande envergure, saisissez cette occasion passionnante de démontrer vos compétences en matière de coordination et de prestation de services administratifs exécutifs et de soutien au sous-ministre adjoint et au personnel de bureau.
Dans ce rôle dynamique, vous appuierez l'exécution des programmes de la Division, coordonnerez la préparation de la correspondance, et participerez à la gestion des problèmes et à la préparation des séances d'information de la direction. C'est l'occasion de contribuer à un travail percutant dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide!
Qui sommes-nous?
La Division des services de médecin et des services aux professionnels assure la surveillance et la gestion des relations avec les représentants des médecins et d'autres professionnels tels que l'Ontario Medical Association, les soins primaires, les sages-femmes, l'optométrie, les soins dentaires, etc. La Division est également responsable de la politique et des négociations en lien avec le paiement des médecins et des professionnels, de la reddition des comptes et de la vérification, ainsi que de la gestion et de la mise en œuvre du changement.
Au sujet de l'emploi
En tant que coordonnateur des services administratifs, vous jouerez un rôle central pour assurer l'offre harmonieuse des services liés à l'administration, aux ressources humaines, aux installations et des services techniques comme suit :
• Élaborer et tenir à jour les calendriers des rendez-vous, des séances d'information, des réunions, des présentations et des événements.
• Coordonner le flux des communications pour faciliter l'établissement des priorités, la coordination et la réponse à toutes les demandes prioritaires.
• Fournir des conseils et des directives sur la correspondance et les demandes d'action ou d'information et établir et maintenir des processus pour une coordination et un suivi efficaces des demandes.
• Préparer des documents pour l'équipe de la haute direction et répondre aux demandes de renseignements.
• Superviser les fonctions administratives et les activités de soutien.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences administratives :
Vous possédez ce qui suit :
• Connaissance de l'application des procédures, des pratiques et des processus administratifs (p. ex. gestion des dossiers, système de suivi de la correspondance) pour préparer et distribuer les documents.
• Expérience de la surveillance et du suivi des trousses d'approbation.
• Expérience de l'établissement de calendriers et des protocoles connexes.
Compétences en relations interpersonnelles et communication :
Vous pouvez faire ce qui suit :
• Fournir des conseils et de l'information sur les processus et les procédures d'ordre administratif.
• Faire preuve en permanence de tact et de diplomatie pour garantir des relations efficaces avec le personnel et les intervenants.
• Utiliser des compétences de persuasion pour s'assurer que les délais et les processus administratifs sont respectés.
• Préparer des rapports et des notes d'information, et régler les problèmes.
Compétences en analyse, résolution de problèmes et organisation :
• Vous pouvez gérer plusieurs tâches simultanées et respecter les délais dans un environnement soumis à de fortes pressions.
• Vous pouvez assurer une coordination efficace de l'information et des activités.
• Vous possédez des compétences avérées en planification et en gestion de projet.
• Vous possédez des compétences en résolution de problèmes pour résoudre des problèmes et des questions d'ordre administratif.
Compétences techniques :
• Vous maîtrisez l'utilisation de progiciels informatiques, des courriels, des agendas, du traitement de texte, des feuilles de calcul, et des systèmes de suivi et de classement.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels