Vous êtes un professionnel de l'administration qualifié qui aime aider les équipes à rester organisées et sur la bonne voie? Joignez-vous à la Division de la gestion de l'infrastructure de transport, où vous fournirez un soutien essentiel aux gestionnaires et au personnel dans un environnement dynamique et axé sur le travail d'équipe. Il s'agit d'une excellente occasion de développer vos compétences, de relever de nouveaux défis et de contribuer à d'importants projets de transport dans toute la province.
Remarque : La personne retenue devra se présenter sur le lieu de travail et y travailler (1355, boulevard John Counter, Kingston) au moins trois jours par semaine. Les dispositions actuelles relatives au travail hybride pourraient changer.
Au sujet de l'emploi
En tant que membre de l'équipe, vous fournirez un soutien administratif essentiel dans un environnement technique et d'ingénierie en constante évolution. Votre travail aidera l'équipe à rester organisée, efficace et concentrée sur l'obtention de résultats de haute qualité. Chaque jour sera un peu différent, mais vous pouvez vous attendre à effectuer des activités telles que :
• Fournir des services de soutien administratif adaptés à un environnement d'ingénierie technique.
• Créer et mettre en forme des documents, y compris la correspondance courante, les rapports et les présentations.
• Accueillir les visiteurs, répondre au téléphone et aux demandes de renseignements généraux de manière professionnelle et serviable.
• Maintenir des systèmes de classement électronique et sur papier organisés pour faciliter l'accès à l'information.
• Collaborer avec d'autres membres du personnel administratif pour soutenir les objectifs de l'équipe et assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes.
Ce que vous apportez à l'équipe
Connaissances et compétences en administration
• Capacité à utiliser votre connaissance des pratiques administratives pour trier et distribuer le courrier, établir et tenir à jour des systèmes de classement, commander et tenir à jour les fournitures de bureau, et mettre à jour le contrôle des actifs et des stocks.
• Capacité à accueillir les visiteurs et à répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les rediriger vers le personnel approprié ou l'unité opérationnelle appropriée.
• Capacité à utiliser l'arithmétique et la connaissance des processus financiers pour établir la présence des employés.
• Capacité à rapprocher les dépenses liées aux notes de frais, aux relevés de cartes d'achat, aux bons de commande et aux factures.
Compétences en relations interpersonnelles et communications
• Capacité à fournir un bon service à la clientèle et à travailler efficacement avec d'autres membres du personnel.
• Capacité à rédiger des lettres courantes à partir de brèves instructions verbales ou écrites.
• Compétences avérées en matière de discernement, de prise de décision et d'analyse pour déterminer les priorités et transmettre les mesures à prendre au personnel ou aux unités opérationnelles au nom du gestionnaire.
• Capacité à déterminer l'étendue de l'information à fournir pour répondre aux demandes de renseignements.
• Capacité à évaluer la confidentialité de l'information afin d'éviter leur diffusion ou leur divulgation inappropriée, et de cerner et de résoudre les divergences.
Compétences organisationnelles
• Sens de l'organisation et de la gestion du temps pour organiser et coordonner des conférences et des réunions, prendre des rendez-vous et des dispositions en matière de voyage et d'hébergement.
• Capacité à gérer et à hiérarchiser sa propre charge de travail afin de respecter les délais urgents et de fournir un soutien efficace au sein d'une équipe administrative.
Compétences en informatique et en documentation
• Connaissance avancée des applications informatiques, telles que Word, Excel et PowerPoint, et des logiciels de base de données.
• Capacité à préparer et à suivre la correspondance, les diagrammes, les tableaux, les graphiques, les feuilles de calcul et les documents de présentation en utilisant une variété de fonctions complexes au sein des applications informatiques.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes à travers la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat
• un régime de rémunération et d'avantages sociaux complet
• un salaire de base qui s'aligne sur les tendances du marché, avec une rémunération basée sur le rendement et une progression salariale programmée
• des modalités de travail sur mesure, y compris des possibilités telles que des horaires flexibles, des congés autofinancés, etc.
• un environnement de travail moderne, convivial et accessible