Avis à tout le personnel administratif !
Vous travaillez dans le domaine du soutien administratif?
Le ministère des Richesses naturelles et des Forêts est à la recherche d'une personne de talent désirant offrir du soutien administratif et opérationnel aux clients internes et externes de la Division des opérations régionales.
Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• offrir du soutien administratif par la préparation, l'organisation et la tenue de réunions et d'ateliers, ainsi que par l'organisation des déplacements du personnel
• coordonner la préparation et la distribution d'ordres du jour et de documents d'information générale, et assister aux réunions pour en rédiger les compte rendus
• tenir à jour le calendrier des rendez-vous du gestionnaire
• préparer les rapports, la correspondance, les notes de service, les graphiques, les tableaux, les feuilles de calcul et les rapports financiers et statistiques
• traiter toute la correspondance entrante et sortante
• mettre en œuvre, gérer et assurer la sécurité des dossiers, archiver les dossiers et les documents selon des méthodes approuvées de conservation de dossiers
• offrir du service à la clientèle aux clients externes et internes concernant les politiques et les procédures ministérielles, et d'autres renseignements connexes
• fournir un soutien à l'administration financière par l'exécution d'opérations financières, soutenir l'agente ou l'agent des finances et la contrôleuse ou le contrôleur des finances, au besoin, entre autres par la préparation de rapports
• fournir un soutien administratif concernant les procédures liées aux ressources humaines, comme le traitement des feuilles de temps et les formulaires connexes.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences techniques:
• capacité de comprendre et d'interpréter les lois pertinentes, comme la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur la santé et la sécurité au travail, les conventions collectives, ainsi que les politiques et les procédures en matière de finances et de ressources humaines
• connaissances des procédures administratives et de travail de bureau, ainsi que des achats
• compétences en mathématiques pour examiner les factures et les demandes de règlement, et pour corriger les anomalies
Compétences en raisonnement, en gestion du temps et en organisation:
• compétences en raisonnement et en gestion du temps, afin de définir les priorités, en respectant les divers liens de dépendance, les demandes simultanées et les échéances concurrentes
• compétences en organisation, afin de gérer plusieurs demandes, de mener plusieurs tâches de front et de coordonner les fluctuations du volume de travail, et pour que l'environnement de travail et le système de classement demeurent ordonnés
Compétences en communication et en relations interpersonnelles:
• compétences démontrées en communication pour assurer la relecture et la révision de documents, expliquer les procédures et les lois, préparer la correspondance, à l'oral et à l'écrit
• faire preuve de tact, de diplomatie et d'entregent, afin d'assurer de bonnes relations à l'interne et à l'externe
Compétences en informatique, en dactylographie, et connaissance de l'équipement de bureau:
• capacité de travailler avec un ordinateur, des applications de feuilles de calcul, de gestion de bases de données, de présentation, de courriel et Internet, afin de saisir des données, de produire divers types de documents, de tenir les dossiers à jour et de faire les rapprochements concernant les rapports
• capacité d'entretenir et d'utiliser de l'équipement de bureau général, comme des photocopieurs, des télécopieurs et des téléphones
• compétences en dactylographie et en traitement de texte
Compétences en analyse et en résolution de problèmes:
• compétences prouvées en analyse et en résolution de problèmes pour prendre des décisions, définir les mesures appropriées, faire les rapprochements concernant les rapports, corriger les anomalies et étudier les solutions alternatives
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels