Jouez un rôle positif dans un organisme soucieux de protéger la vie privéeLe Bureau du commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Ontario (CIPVP) est un organisme de surveillance indépendant dont le rôle consiste à protéger et à promouvoir le droit à l'information des Ontariennes et des Ontariens et à protéger leur vie privée. En tant que tribunal administratif, le CIPVP veille au respect de quatre lois clés : la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée (LAIPVP), la Loi sur l'accès à l'information municipale et la protection de la vie privée (LAIMPVP), la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et la Loi de 2017 sur les services à l'enfance, à la jeunesse et à la famille (LSEJF).
Nous recherchons une aide-comptable et coordonnatrice des services administratifs ou un aide-comptable et coordonnateur des services administratifs pour notre équipe des Services généraux. La ou le titulaire de ce poste joue un rôle important pour assurer l'efficacité financière et opérationnelle du CIPVP. Si vous avez le souci du détail, le sens de l'organisation et la passion du service public, nous vous invitons à poser votre candidature.
La ou le titulaire de ce poste contribue à la fois aux opérations financières et administratives. Vous coordonnerez le paiement des factures, effectuerez les rapprochements, contribuerez aux achats et assurerez la suppléance pour diverses tâches administratives pour contribuer au bon fonctionnement et à l'efficacité du CIPVP.
Au sujet de l'emploi
En tant qu'aide-comptable et coordonnatrice des services administratifs ou aide-comptable et coordonnateur des services administratifs, vos fonctions seront les suivantes :
Comptabilité• Coordonner le paiement des factures, les demandes de remboursement et les virements électroniques, en veillant à l'exactitude des codes budgétaires.
• Vérifier que les autorisations de dépenses respectent les pouvoirs de signature en vigueur et que les biens ou services ont été reçus avant le traitement.
• Effectuer le rapprochement des comptes fournisseurs et assurer la liaison avec l'équipe des comptes fournisseurs de l'Assemblée législative.
• Conserver sous forme numérique les factures et les reçus conformément aux politiques de conservation.
• Tenir l'inventaire du mobilier de bureau et gérer la documentation liée aux biens.
• Effectuer le rapprochement quotidien des droits d'appel perçus par voie électronique et collaborer avec le ministère des Finances pour en assurer la déclaration exacte.
• Traiter les remboursements des droits d'appels payés par voie électronique en collaboration avec les équipes du traitement des demandes et des finances.
• Effectuer le suivi et le rapprochement des transactions effectuées au moyen des cartes de crédit professionnelles; préparer les écritures comptables mensuelles.
• Acheter des fournitures de bureau et faire le suivi auprès des fournisseurs pour en assurer la livraison en temps opportun.
• Veiller à la tenue de documents financiers conformes aux exigences d'audit.
Soutien administratif (en tant que suppléante ou suppléant)• Contribuer à l'intégration du personnel et à son orientation dans les locaux lors de son entrée en fonction, ainsi qu'au départ du personnel.
• Traiter le courrier entrant et sortant, assurer le déchiquetage de documents et veiller à l'approvisionnement en fournitures.
• Apporter un soutien logistique à l'organisation de réunions et d'activités internes.
• Fournir un soutien administratif et de bureau général.
• Collaborer avec les équipes pour rehausser l'efficacité opérationnelle.
Ce que vous apportez à l'équipe
Vous devez justifier des qualités suivantes :
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Éducation et expérience
• Diplôme ou grade dans le domaine de la comptabilité, de la finance ou de l'administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Au moins deux ans d'expérience en comptabilité et en soutien administratif (de préférence).
Connaissances
• Maîtrise des logiciels Microsoft Office, particulièrement Excel; expérience en rapprochements et écritures comptables.
Compétences et aptitudes
• Sens aigu de l'organisation et capacité à gérer des priorités multiples et à respecter les échéances.
• Souci marqué du détail et de la résolution proactive des problèmes.
• Excellente aptitude à communiquer oralement et par écrit et entregent.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe avec différents services.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario et à la Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous. Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.
Nous croyons également à l'importance de fournir des services à la population ontarienne dans les deux langues officielles, et nous encourageons les candidates et candidats bilingues intéressés à postuler, en particulier pour les postes en contact avec le public.
Ce que nous offrons
• Organisme moderne proposant un modèle de travail hybride flexible qui prévoit au moins 10 jours par mois de travail en présentiel.
• Occasions d'apprentissage continu et de perfectionnement pour tous les membres du personnel.
• Organisme novateur et performant, soucieux de créer une culture organisationnelle positive et très attaché à sa mission qui consiste à faire progresser les droits de la population ontarienne en matière de protection de la vie privée et d'accès à l'information.
• Régime de retraite à prestations déterminées (facultatif pour les postes contractuels).