Soutenez le travail qui sert la population ontarienne.Derrière chaque programme efficace se cache une équipe qui fait fonctionner les choses. Dans ce rôle, vous aiderez à soutenir les services financiers et opérationnels du ministère, un travail qui contribue à l'exécution des programmes, à la gestion des ressources publiques et à la prestation de services aux collectivités de tout l'Ontario.
Au sujet de l'emploi
En tant qu'adjoint administratif, vous soutiendrez deux équipes au sein de la Direction de la gestion stratégique et des services généraux, une direction qui aide le ministère des Richesses naturelles à gérer les fonds publics, à fournir des services et à respecter les normes financières et opérationnelles à l'échelle du gouvernement. Vous ferez partie de la Section de la gestion des services et de la chaîne d'approvisionnement, qui offre des conseils stratégiques et du soutien pour aider le personnel du ministère à prendre des décisions éclairées, à gérer les ressources et à respecter les politiques provinciales.
Votre travail de soutien aidera à garantir que les activités en coulisses se déroulent sans accroc, des réunions et des approbations aux dossiers et aux rapports, afin que le ministère puisse se concentrer sur la prestation de services aux Ontariens.
Dans ce rôle, vous allez :
• rédiger et préparer des courriels, des notes de réunion et d'autres documents
• gérer les calendriers et planifier les réunions pour deux gestionnaires
• trier et suivre le courrier et les approbations
• tenir une liste des tâches et des échéances pour aider les équipes à fonctionner efficacement
• répondre aux courriels et aux questions du personnel et d'autres personnes
• suivre l'assiduité du personnel chaque mois
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences en administration
Vous pouvez :
• suivre des procédures pour accomplir des tâches telles que le traitement des formulaires, le suivi des approbations et la mise à jour des dossiers
• préparer et examiner des documents avec précision et souci du détail
• effectuer des calculs de base pour vérifier les chiffres, suivre l'assiduité et examiner les factures
Organisation et gestion du temps
Vous pouvez :
• gérer des échéances concurrentes et vous adapter aux priorités changeantes
• planifier votre travail et mener à bien vos tâches
• gérer les calendriers et planifier les réunions selon la disponibilité et les priorités
Communication et discernement
Vous pouvez :
• écrire clairement et professionnellement, et parler avec respect aux autres
• répondre aux questions et transmettre de l'information de façon appropriée
• faire preuve de discernement pour décider quoi communiquer, à qui faire appel et quand faire un suivi
Résolution de problèmes et esprit d'initiative
Vous pouvez :
• cerner les problèmes et prendre des mesures pour les résoudre, comme le dépannage d'équipement ou le suivi des retards
• poser des questions, trouver des renseignements manquants et collaborer avec d'autres pour faire avancer le travail
• agir sans qu'on vous le demande quand vous observez une tâche à accomplir
Compétences informatiques
Vous pouvez :
• utiliser des logiciels bureautiques standards (p. ex., Outlook, Word, Excel, SharePoint)
• utiliser des systèmes de classement numérique et des dossiers partagés pour organiser les documents et y accéder
• utiliser les systèmes d'entreprise pour effectuer des tâches telles que les finances, le suivi de l'assiduité et les approbations/flux de travail électroniques
• apprendre à utiliser de nouveaux systèmes et outils
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants organismes employeurs de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province.
Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions;
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat;
• de nombreux réseaux de personnes employées offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés;
• des conditions de travail adaptées, comprenant notamment des possibilités d'horaires flexibles et des congés autofinancés.
Notre programme complet de rémunération et d'avantages sociaux comprend :
• un régime de retraite à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite);
• des prestations collectives en matière de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'invalidité;
• un éventail d'options de vacances et de congés;
• un programme d'aide au personnel et à sa famille, qui offre des services de conseil confidentiels.