Savez-vous garder votre calme sous pression? Êtes-vous passionné à l'idée d'aider les autres? Joignez-vous au Programme d'aide aux victimes et aux témoins (PAVT) en tant qu'adjoint administratif. Vous y serez le premier point de contact des personnes en situation de crise. Au sein d'une petite équipe solidaire, vous fournirez des renseignements essentiels et trierez les demandes de services pour les clients vulnérables qui s'orientent dans le système judiciaire. Il ne s'agit pas d'un simple poste administratif, mais d'une occasion de faire partie d'une équipe qui change réellement les choses dans la vie des gens, de collaborer avec des partenaires communautaires et d'évoluer dans un environnement utile axé sur le service.
Au sujet de l'emploi
En tant qu'adjoint administratif dans le cadre du PAVT, vous offrirez un soutien administratif et de première ligne essentiel dans un environnement dynamique axé sur le client. Votre travail contribuera à assurer le bon fonctionnement du bureau et un soutien rapide aux clients et aux partenaires de la justice.
Chaque jour sera un peu différent, mais vous pouvez notamment vous attendre aux activités suivantes :
• Répondre aux demandes de renseignements des clients, des partenaires de la justice et des organismes communautaires, et les documenter.
• Trier les situations urgentes et diriger les personnes vers le personnel ou les services appropriés.
• Recevoir et examiner les dossiers et les documents reçus pour établir les priorités.
• Maintenir des systèmes de classement organisés et confidentiels (aux formats électronique et papier).
• Saisir et gérer des données, préparer de la correspondance courante et compiler des statistiques.
• Coordonner des rendez-vous, des réunions et des séances de formation; rédiger des procès-verbaux au besoin.
• Soutenir l'intégration et l'orientation des nouveaux employés.
• Entretenir la zone d'accueil et s'assurer que l'équipement de bureau fonctionne.
REMARQUE : Les tâches du poste exigeront que le candidat retenu se déplace dans la région.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
• L'emploi nécessite des compétences en dactylographie à 50 mots par minute.
Connaissances et compétences spécialisées :
Vous possédez des connaissances dans les domaines suivants :
• Système et processus de justice pénale, y compris la législation applicable.
• Terminologie juridique dans les documents judiciaires et signification du langage juridique.
• Organismes communautaires et gouvernementaux qui soutiennent les clients du programme afin de fournir de l'information aux clients et d'agir comme point de contact pour les clients susceptibles de se trouver en situation de crise ou qui ont besoin d'aide d'urgence.
• Pratiques et procédures de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée pour fournir des renseignements verbaux et écrits exacts et non confidentiels.
• Politiques, procédures et pratiques d'administration du bureau pour fournir des services administratifs efficaces.
• Arithmétique pour rapprocher et régler les demandes de remboursement de frais de déplacement, les dépenses de bureau et les factures des fournisseurs, et compiler les rapports statistiques du programme.
• Compréhension des politiques, des procédures et des services pertinents (p. ex., services relatifs au PAVT), et des problèmes des victimes.
Compétences en communication et en relations interpersonnelles :
• Vous savez faire preuve de tact, de sensibilité et de diplomatie pour traiter avec des clients qui peuvent être émotifs, bouleversés ou en situation de crise.
• Vous pouvez fournir un service et une assistance de première ligne à la clientèle afin de fournir des renseignements appropriés en réponse à des demandes de renseignements courantes ou non courantes.
• Vous pouvez préparer la correspondance courante et relire les communications écrites pour en vérifier l'exactitude du contenu, de la grammaire, de l'orthographe, de la structure des phrases, de la ponctuation et de la présentation.
• Vous êtes capable de travailler efficacement au sein d'une équipe.
Compétences en analyse, résolution de problèmes et organisation :
• Vous pouvez examiner le courrier entrant et les documents des tribunaux.
• Vous pouvez vérifier, rapprocher et résoudre les dépenses du bureau et les inexactitudes dans les rapports de facturation ou de dépenses.
• Vous pouvez établir des priorités dans le travail quotidien, organiser les renseignements dans les dossiers, maintenir, saisir et réviser les systèmes d'archivage électroniques, manuels et les systèmes d'acheminement des dossiers.
Compétences en informatique :
• Vous maîtrisez les ordinateurs personnels et les logiciels de bureautique tels que le traitement de texte et les tableurs pour préparer la correspondance et saisir des données.
• Vous maîtrisez Internet et les applications de sites Web pour accéder à des renseignements liés à l'administration générale de bureau.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants organismes employeurs de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions;
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat;
• de nombreux réseaux de personnes employées offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés;
• des conditions de travail adaptées, comprenant notamment des possibilités d'horaires flexibles et des congés autofinancés.
• Notre programme complet de rémunération et d'avantages sociaux comprend :
un régime de retraite à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite);
• des prestations collectives en matière de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'invalidité;
• un éventail d'options de vacances et de congés;
• un programme d'aide au personnel et à sa famille, qui offre des services de conseil confidentiels.