Au sujet de l'emploi
Vous devrez :
• accomplir diverses tâches de soutien pour les districts et diverses fonctions administratives comme : organiser des réunions, y assister, rédiger des procès-verbaux de réunions, rédiger de la correspondance courante, recevoir le courrier entrant, préparer le courrier à expédier, accorder des autorisations, des permis et des licences, offrir du soutien logistique aux superviseur(e)s ainsi qu'aux équipes de district, faciliter les communications radio sol-sol ou sol-air, organiser et tenir à jour le système de classement des districts, effectuer des recherches sur les entreprises concernant les permis, gérer le matériel et les fournitures de bureau, compiler des données et rédiger des rapports;
• aménager une salle où les fichiers d'archives de district seront entreposés et procéder à la réorganisation connexe;
• fournir des services de première ligne aux clients internes et externes;
• participer aux processus financiers des districts en effectuant les tâches suivantes : percevoir les revenus, préparer les reçus, effectuer les dépôts bancaires, procéder à la saisie de données, repérer et corriger les erreurs, traiter les demandes de liquidités et tenir à jour les documents financiers de district.
Ce que vous apportez à l'équipe
Expérience en administration de bureau:
• expérience manifeste d'exécution de tâches administratives comme le classement manuel et automatisé, les achats, la perception des revenus, la gestion des biens, le suivi de la correspondance et de projets, l'organisation de réunions et de voyages, la gestion de matériel et de fournitures de bureau;
• maîtrise confirmée des ordinateurs ainsi que des logiciels, comme le traitement de texte, les bases de données, le courrier électronique, Internet, les tableurs et les applications de gestion financière et des revenus, pour la préparation et la présentation de la correspondance et de rapports, la saisie et la récupération de données ainsi que la tenue à jour de dossiers informatisés.
Compétences en planification et en organisation:
• capacité de planifier et d'organiser des réunions, des séances de formation, des conférences et des ateliers;
• capacité de gérer son temps de façon efficace pour organiser sa propre charge de travail et ainsi respecter les échéances.
Discernement et compétences en analyse:
• capacité de déterminer la nature et l'importance des problèmes, des demandes et des processus, d'en établir l'ordre de priorité, de prendre des mesures appropriées à leur sujet ou de les soumettre à un tiers, s'il y a lieu;
• capacité de repérer et de corriger des anomalies dans des rapports et des données financières;
• capacité d'interpréter et d'appliquer les politiques, les processus, les directives, les lignes directrices, les lois ou les règlements pertinents;
• capacité de faire preuve d'une très grande confidentialité.
Compétences en communication:
• capacité de transmettre de l'information, de répondre à des demandes, de traiter des plaintes et de résoudre des problèmes en faisant preuve de tact et de diplomatie avec la clientèle, le grand public et les membres du personnel;
• capacité de rédiger et de corriger de la correspondance générale.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels