Sois le premier point de connexion.Joignez-vous au Bureau du sous-ministre et aidez à créer une expérience accueillante empreinte de professionnalisme, tout en soutenant le bon fonctionnement d'un environnement dynamique et de haut niveau.
Au sujet de l'emploi
Le Bureau du sous-ministre assure le leadership et la coordination au sein du
ministère des Services à l'enfance et des Services sociaux et communautaires (MSESC). Le MSESC s'efforce d'améliorer les résultats pour les enfants, les jeunes, les familles et les personnes qui ont besoin de soutien, y compris ceux vivant dans la pauvreté, les personnes en situation de handicap et les victimes de violence.
En tant que réceptionniste, vous jouerez un rôle clé pour assurer le bon fonctionnement du Bureau du sous-ministre. Vous gérerez les demandes, assisterez au soutien administratif ainsi qu'à la réception, et servirez de premier point de contact pour le ministère dans un cadre dynamique où professionnalisme et discrétion sont de rigueur.
Vous aurez à :
•
être le premier point de contact : en répondant aux appels, accueillant les visiteurs et dirigeant les demandes pour les bureaux du sous-ministre et du ministre;
•
répondre aux questions avec soin : en apportant des réponses aux questions et des solutions aux situations sensibles ou urgentes calmement et professionnellement;
•
assurer le bon fonctionnement du bureau : en maintenant les listes de contacts, les manuels et les horaires des salles de réunion, et en veillant à un traitement rapide des livraisons et des fournitures;
•
soutenir les opérations exécutives : en apportant un soutien technologique pour les réunions et une aide aux projets ainsi qu'aux événements ministériels, et en fournissant du soutien au personnel administratif.
•
rester organisé : en enregistrant des messages précis, en suivant l'historique des appelants et en maintenant des fichiers électroniques;
•
protéger la vie privée et la sécurité : en respectant les normes de confidentialité et en alertant la sécurité au besoin.
Cette liste n'est pas exhaustive. Explorez le
parcours administratif pour comprendre comment vous pouvez grandir et vous épanouir dans la fonction publique de l'Ontario.
Ce que vous apportez à l'équipe
Ce qui est obligatoire :
Maîtrise du français oral et écrit de niveau avancé. Votre niveau de maîtrise sera évalué avant l'embauche.
Compétences en communication et relations interpersonnelles
Vous savez :
• communiquer clairement et respectueusement avec les appelants, les visiteurs et le personnel;
• écouter activement et répondre avec empathie aux questions sensibles;
• partager des informations précises lors de la prise de messages ou de la fourniture d'orientations;
• rester calme et professionnel sous pression tout en offrant un service amical et serviable.
Jugement et aptitude à résolution de problèmes
Vous êtes en mesure de :
• évaluer l'urgence et la nature des appels ou demandes de renseignements et de décider de la meilleure étape suivante;
• faire preuve de discernement dans la gestion d'informations ou de situations sensibles;
• faire preuve de bon jugement pour résoudre les problèmes efficacement et impliquer les bonnes personnes, le cas échéant;
• utiliser des compétences analytiques et de résolution de problèmes pour répondre aux demandes et orienter vers le domaine de programme approprié.
Compétences en matière d'organisation et de gestion du temps
Vous savez :
• prioriser plusieurs tâches et gérer efficacement les échéances concurrentes;
• maintenir les dossiers, les horaires et les listes de contacts organisés et à jour;
• coordonner les livraisons et la logistique du bureau rapidement et efficacement.
Technologie et adaptabilité
Vous avez les compétences pour :
• utiliser avec confiance les logiciels bureautiques courants et les outils de planification;
• exploiter l'équipement de bureau et apporter votre soutien technologique pour les réunions;
• apprendre et vous adapter rapidement à de nouveaux outils et processus dans un environnement dynamique.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario constitue l'un des plus importants de la province. Les membres du personnel travaillent pour un large éventail de ministères, répartis dans plus de 70 villes à travers la province.
Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de développement flexibles, y compris des programmes de formation et de mentorat
• un régime de rémunération et d'avantages sociaux complet
• un salaire de base qui s'aligne sur les tendances du marché, avec une rémunération basée sur le rendement et une progression salariale programmée
• des modalités de travail sur mesure, y compris des possibilités telles que des horaires flexibles, des congés autofinancés, etc.
• un environnement de travail moderne, convivial et accessible