Soyez le pilier d'un programme qui fait une différence
Joignez-vous à notre équipe en tant que secrétaire, soutien des programmes, où vos compétences en coordination, communication et administration soutiendront un domaine de programme dynamique. Vous travaillerez en étroite collaboration avec la direction, interagirez avec les clients et contribuerez au bon fonctionnement général.
Qui sommes-nous? L'Institut des ressources pour les enfants et les parents (CPRI) fournit des services de santé mentale et de développement hautement spécialisés et tenant compte des traumatismes. Ces services comprennent l'évaluation, la consultation, le traitement, la recherche et l'éducation. À l'Institut, nous travaillons avec les services communautaires locaux, en nous appuyant sur ce qu'ils ont déjà fait, et nous utilisons des pratiques fondées sur des données probantes pour adapter notre approche aux besoins uniques de chaque enfant.
Ce que nous offrons :
• Développement des connaissances par la collaboration avec le directeur et la haute direction
• Possibilités de croissance professionnelle
• Stationnement gratuit sur une propriété pittoresque avec sentiers pédestres
• Emplacement pratique près de l'autoroute, en dehors du centre-ville de London
Au sujet de l'emploi
Bien que chaque jour soit différent, vous allez :
• saisir, mettre à jour et entretenir diverses bases de données et systèmes d'information;
• préparer des rapports à soumettre dans les délais impartis;
• rapprocher les factures et les notes de frais et soutenir le processus d'obtention de contrats de services;
• répondre aux appels téléphoniques, accueillir les visiteurs et assurer la liaison avec le personnel, les professionnels, les clients et les représentants de la communauté;
• coordonner les réunions/rendez-vous et préparer les documents;
• recevoir, trier et distribuer le courrier;
• maintenir un système d'archivage pour le domaine du programme.
Ce que vous apportez à l'équipe
Compétences et expérience en administration :
Capacité à :
• mettre en pratique des connaissances sur les processus, les pratiques et les procédures administratives de bureau.
• organiser des réunions et préparer des documents de réunion.
• préparer des dossiers d'information sur les programmes et fournir un soutien administratif au personnel et à la direction.
• recevoir, trier et distribuer le courrier.
• obtenir et appliquer des connaissances sur les processus décisionnels gouvernementaux et comprendre la terminologie clinique.
Compétences en communications et en relations interpersonnelles
Qualifications :
• expérience dans la réponse à une variété de demandes de renseignements généraux et de routine.
• capacité à fournir des renseignements sur le programme aux clients et les aider à remplir les formulaires et les documents.
• compétences en communication écrite pour rédiger de la correspondance générale, rédiger des comptes rendus de réunions, relire des documents pour en vérifier la grammaire et l'orthographe et préparer des rapports.
Compétences analytiques et jugement
• Vous comprenez les besoins des parties prenantes afin de répondre aux demandes de manière appropriée tout en préservant la confidentialité.
• Vous êtes capable de déterminer l'urgence des problèmes et organiser le travail en conséquence.
• Vous avez des compétences mathématiques pour préparer des rapports statistiques ainsi que pour rapprocher les factures et les notes de frais.
Compétences organisationnelles
Capacité à :
• coordonner les horaires, les conférences et les rendez-vous.
• maintenir des systèmes de classement et de rappel précis.
• établir des priorités dans le travail et respecter les délais.
Compétences en informatique
• Vous maîtrisez les applications logicielles telles que Microsoft Word, Excel, Outlook ainsi que les bases de données pour produire des lettres, des procès-verbaux, des rapports, des graphiques et des feuilles de calcul.
• Vous savez utiliser les équipements de bureau standard tels que les photocopieurs et les télécopieurs.
• Vous avez des compétences en matière de saisie et de dactylographie pour rédiger des procès-verbaux et des documents de manière efficace et précise.
Vous ne respectez pas toutes les qualifications?
Si ce nouveau poste vous emballe et que vous possédez la plupart des qualités énumérées, mais pas toutes, veuillez songer quand même à postuler. Nous sommes conscients qu'une seule personne peut ne pas posséder toutes les qualités exigées dans cette annonce d'emploi, et vous pourriez bien être la candidate idéale ou le candidat idéal.
Comment nous soutenons la diversité, l'inclusion et l'accessibilité
Nous nous efforçons de constituer une main-d'œuvre inclusive qui reflète les collectivités qu'elle sert. Nous encourageons toutes les personnes qui souhaitent travailler avec nous à poser leur candidature, y compris les personnes handicapées, les personnes autochtones, noires et racisées, ainsi que les personnes de toutes les ethnies, cultures, orientations sexuelles, identités de genre et expressions de genre.
Notre processus d'embauche est accessible, conformément au
Code des droits de la personne de l'Ontario et à la
Loi de 2005 sur l'accessibilité pour les personnes handicapées de l'Ontario. Nous nous efforçons de prévenir et d'éliminer les obstacles dans notre processus d'embauche et pouvons offrir des
mesures d'adaptation pour répondre à des besoins particuliers liés aux motifs protégés par le Code, comme un handicap, l'état familial et la religion. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les mesures d'adaptation pendant le processus d'embauche, veuillez
communiquer avec nous.Pour en savoir plus sur les efforts déployés par la FPO pour bâtir un milieu de travail inclusif, antiraciste et diversifié, consultez:
Ce que nous offrons
La fonction publique de l'Ontario est l'un des plus importants employeurs de l'Ontario. Les membres du personnel travaillent pour 29 ministères, répartis dans plus de 70 villes dans l'ensemble de la province. Nous offrons :
• une carrière qui peut évoluer au sein de différents ministères et fonctions
• des possibilités d'apprentissage et de perfectionnement souples, y compris des programmes de formation et de mentorat
• de nombreux réseaux d'employés offrant un soutien et une formation aux groupes sous-représentés
Ce poste est assorti d'une rémunération et d'avantages sociaux complets qui comprennent :
• un régime de retraite à vie à prestations définies (revenu garanti et protégé contre l'inflation après la retraite)
• des prestations collectives en matière de soins de santé, de soins dentaires, d'assurance-vie et d'assurance-invalidité
• un éventail d'options de vacances et de congés
• un programme d'aide aux employés et à la famille, qui offre des services de conseil confidentiels